管理者如何统筹

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管理者如何统筹

在给下属分配任务时，明确要求完成时间，并要求固定的时间给出进展情况的答复。

管理工作中有三种时间：受上司支配的时间、受组织支配的时间和个人支配的时间。前两种是身为管理者或中层经理必须去做的，否则必将受到惩罚，或早或晚而已。而第三种时间，则很不幸的包含了“受下属支配的时间”，更加不幸的是，由于管理者的管理不当，这部分时间甚至可能完全占据了“个人支配时间”。

为何会是如此？

情境一：当下属向你寻求解决办法，而您没有充分信息立刻给出结论时，您必须消耗时间去了解情况，然后给出答复，在这个过程中，问题已经在无形之中从下属身上跑到了你的身上！——作者称之为“猴子”。

情境二：当你要求下属完成某项任务，却没有规定完成时间和汇报进展情况的期限时，你需要不断想着这件事情，并且不断主动了解进展情况，你的时间再次被消耗了！

情境三：当你告诉下属，我要思考一个初步的方案，然后我们再进行讨论时，下属将无所事事，而你则忙忙碌碌——猴子再次跳到你的肩上！回到文章开头引用的那句话：在发掘下属主动性前，领导者必须确保下属具有主动性。

当您希望发掘下属主动性时，您是否想过，上面提到的那些做法，其实是在扼杀下属的主动性，您已经在无形之主动性拿到自己身上，而非归还给应该具有的人——下属身上。其实，这就是问题的核心，最关键的部分！

在第一个情境中，管理者必须自行了解情况，消耗时间去思考解决方法，而下属则放弃了思考，只是在等待答案。

在第二个情境中，下属可能会因此拖延，上司需要不断提醒自己，并去督促。

在第三个情境中，下属无所事事，上司忙忙碌碌。

身为管理者，重要任务之一是帮助下属，为下属解决问题，但是帮助并不代表代替，当您选择代替时，主动性就已经被转移到您自己身上，下属的主动性就已经被您剥夺！当您希望发掘下属主动性前，看一看自己，您是否夺走了这种主动性！

对于需要管理者协助的事情或问题，管理者必须清楚的认识到以下几点：

对于下属的任何问题，要么放弃任务，要么给出答复，否则只会让经理消耗更多时间去分析任务失败的原因并解决问题。

管理者应该把给下属解决的问题数量控制在时间足够的范围内，每个问题的解决应5-15分钟之间。

只在约定的时刻给下属解决问题，而不要四处寻找问题，抓到一个解决一个。

面对面或电话讨论，而非邮件。当然可以选择邮件作为回答的一部分，但不是全部。

确定下一次解决问题的时间和主动性层次[1]，决不能模糊或不确定。

在具体实施上，可以选择如下方法：

禁止下属在主动性方面选择“等待吩咐”或“询问应该做什么”。迫使下属别无选择，必须掌握全部职责。

当下属遇到问题时，共同为下属确定下一步行动。如果不能确定下一步行动，把问题留给下属，而非自己。在下属离开办公室时，双方要商定下次讨论的时间和地点，并双方对主动性层次[1]达成一致意见。在约定时间再次讨论。

在给下属分配任务时，明确要求完成时间，并要求固定的时间给出进展情况的答复。

让下属思考初步的解决方案，而管理者则从大局性质的思路出发，确定大概的方向和原则，而非方案。当双方讨论时，双方从各自不同的角度去完善和分析方案，得出初步的结论，由下属具体实施和完善，之后再做进一步讨论。

在解决问题时，管理者需要告诉下属自己的原则：

“任何时候我帮助你解决这个或那个问题，你的问题都不会变成我的问题。在你的问题变成我的问题的那一刻，你就不再有问题了。我不能帮助一个没有问题的人。”

“在这次会面结束时，你的问题将与进来时一样由你背着离开办公室。你可以在任何约定的时间来请求我的帮助，我们会共同确定我俩中谁来采取下一步行动。”

“一般情况下采取下一步行动的人不会是我，万一是我的话，你也要和我一起做出决定。我是不会单独采取任何行动的。”

如果我们可以有技巧的做到这些，不仅不会降低下属的主动性，反而会给下属的主动性提升带来更大空间！而管理者，更加可以从中获得至少三个方面的收益：首先，管理者通过减少“受下属支配的时间”来增加“可支配时间”；其次，管理者可以将这部分“可支配时间”用于提高下属的主动性；最后，管理者可以将时间更多的分配与领导和组织交给的任务上，甚至是更加长远的思考。

管理者如何安排时间2015-10-31 8:57 | #2楼

不少管理者都有这样的感慨：“忙了一天，也不知道忙了什么，时间还不够用。”其实，只要有效地运用时间，就可以提高工作效率，在相同的时间里做更多的事，而且做得更好，成为一名出色的管理者。如何才能有效地运用时间呢？

一、按照事务的类型来安排时间

大致来说，事务可以分为四种类型，管理者花多少时间，应视其类型而定。

①紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。

②重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。

③紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间。

④不紧急也不重要。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？”如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。

二、每天首先着手最重要的工作

一般而言，管理者每天都必须处理许多事务。不少管理者错误地认为，他们可先处理好最次要的事激励自己，最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。把它拖到最后来干，管理者经过一天的工作，大都已疲惫不堪，很难有足够的精力来考虑它，时间也不会很多，想把它做好很难。管理者这样做的根本原因，是因为内心深处有畏难情绪，回避最重要的工作。作为一名出色的管理者，一定要克服这样的心理倾向，首先着手最重要工作，用足够的时间精力来处理它，并把它办好。

三、每天留些“机动时间”

管理者容易犯这样的错误：用各种活动把一天的时间表排得满满的，以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。如果出现意外情况，管理者就不得不放弃计划中的工作，来处理突发事件，而今日未完成的工作，就必须加进明日的工作表中。工作是一场马拉松，而非短跑，如此给自己加压，管理者坚持不了多久。因此，管理者应每天留些“机动时间”，即使没有发生突发事件，管理者也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题；或与员工联络一下感情；也可休息一会，考虑一天工作中的得失等。这样，管理者就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作，从容地面对明天的挑战。

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