高校档案管-理-员工作总结

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高校档案管-理-员工作总结

学校档案管理总结

高校档案管-理-员工作总结

档案是记录学校工作的重要载体，学校管理者可以从档案中总结出经验、教训，对学校现阶段或未来的发展具有很大的指导作用和借鉴意义。因此，学校档案资料的收集、整理、保存和开发利用，是一项具有重要意义的工作。

一、转变观念，增强对学校档案管理重要性的认识

1. 加强档案管理，有利于学校文化底蕴的积淀。档案能够综合反映学校的文化底蕴。如学校简史的编写，校史馆的建设、更新、完善，网站各栏目的网页制作，校报校刊的编辑，尤其是学校各种重大庆典活动的资料编撰等。档案对于学校文化底蕴的积累发挥着无可替代的作用。

2. 加强档案管理，有利于发挥教育功能。档案中记录了学校发展轨迹、优秀传统、历年来先进教职员工事迹、多年教育教学工作的总结与成就、社会评价与反映等重要资料。因此，档案室是学校开展校史教育、传统教育、爱国主义教育的重要场所。

3. 加强档案管理，有利于激励教师的工作积极性。“教师业务档案”是学校档案的重要组成部分，教师每学期、每学年都要如实填写自己在教育教学、科研、学生辅导等方面的表现和成绩，学校领导、教研组长和本人共同评价签字方能生效。这种档案对于教师是一个有力的鞭策，具有极大的激励作用。

4. 加强档案管理，有利于促进学校发展。完善的学校档案资料，有利于学校在工作实践中不断总结成功的经验，指导自己的教育教学工作，促使学校管理从随意性、经验型向自觉型、科学型发展。

另外，档案资料是督查、评估和指导学校工作的可靠依据。在“重证据”的法制社会，加强档案管理，形成完善的档案资料，使学校检查评估有了真凭实据，有利于提高学校的知名度。

二、注重档案开发利用，形成馆藏利用的互动系统

1. 强化档案意识。首先，领导要重视学校档案工作，配备各种必要的设施。比如学校要建立档案网络，配专职或兼如档案员，并明确档案管理人员的职责，实施制度化管理，制定和完善学校档案管理制度；学校必须有足够面积的档案库房、档案办公室、阅卷室，库房里必须根据保管期限存放在不同的档案柜内。其次，档案工作者要热爱档案工作。学校里的档案管理人员，要认识自己工作的重要性，热爱自己的工作。档案工作者要耐得住清苦，踏实工作，通过自身的开拓与创新，使学校档案工作产生应有的效益，体现自身价值，促进学校的发展。再次，学校要根据实际构建档案工作网络。学校要根据实际构建档案工作网络。学校需要选择一名副校级领导负责学校档案工作，选拔年纪轻、懂电脑且具有高度的政治责任感、坚定的服务思想和良好的服务态度、热爱档案事业、默默奉献的教师担任学校专职或兼职档案管-理-员，主要负责档案资料收集和整理；另外还要调动全体师生的积极性，让他们都来充当信息员。同时，学校还要重视档案管理人员的学习、培训、函授工作，以拓宽档案管理人员的知识领域，提高其整体素质和工作能力。学校领导还要解决档案管理人员的职称评聘问题，解决他们的后顾之忧，确保他们的工作热情。

2. 合理运用现代科学技术。

3. 档案收集要做好点面有机结合。既要收集学校发展、学校特色等宏观方面的资料，也要收集学校教师、学生微观方面的资料。宏观方面的资料大致包括：学校发展历史；学校各阶段的现状、特色、规模等。微观方面的资料包括：（1）人员资料，教职工个人资料每年要由教职工本人填写一次，学生情况一般由班主任填写。（2）图片资料，学校每年举行各类活动，需按年度登记保存。（3）新闻资料，这主要是在国内外种类报刊及电台上介绍学校的图片或文字材料，平时要注意剪报收集。（4）教职工的论文资料。（5）荣誉资料，即获奖的资料，除登记外，还将奖品的照片、证书的复印件及原件（师生个人的原件由本人收藏）作为资料存档。（6）非文字资料，包括校舍、遗迹、绘画、文物、歌谣及视听资料等都要留心收集。

4. 处理好资料的流动与保存的关系。要及时做好修复工作，改善保存条件，对一些重要的资料做好复制工作。

浅析高校教学档案管理总结2015-10-29 17:32 | #2楼

高校的教学档案是高校教学实践、教学研究和教学管理过程中创造和使用的一系列原始资料，记载了教学管理工作的内容、途径和效果，准确反映出高校各个历史阶段的教学管理情况、教学水平、教学质量，是具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是整个教学史的缩影和见证，可以直接或间接地展现整个教学史的全貌，反映高校的整个教学活动，是办学的依据和凭证。建立系统、规范的教学管理档案是促进高校教学管理工作有序、有效进行的有力保证。

一、高校教学档案的内容及特点

教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：（1）教学综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。(2)学生档案类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。（3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。（4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。（5）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书；各专业使用教材情况等。（6）招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。（7）制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。

近年来,高校大规模扩招使得高等教育发展在结构、类型、层次等方面，呈现出了与原来模式不相符合的态势，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校工作中心的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加,档案内容也日趋复杂化和多样化，必然给高校教学档案工作提出更多更高的要求。

二、高校教学档案管理中存在的问题

教学档案管理工作在取得一些成绩的同时也存在很多问题。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，但在实际教学管理工作中，却会出现很多的问题，如人们往往只重视文书档案整理和建设，而忽视对教学档案的收集、整理和建设工作，致使教学档案内容不全，质量不高，不能全面地反映教学活动和教学管理工作的全貌；在具体工作中，不能够做到内容详实可信，甚至夸大等现象；有些档案有字体模糊，涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；在档案转递的过程中，由于环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。

传统的档案管理主要通过手工操作，以纸张、案卷为载体进行收集、归档、检索等。传统教学档案管理手段往往使工作指标粗放、信息传递缓慢，工作重复、窝工浪费、效率低下，随着时代的发展，根本不能适应现代化教学管理的需要，不能满足教学档案利用者的需求；随着新技术领域的不断拓展，办公自动化朝着计算机网络化和智能化方向发展，教学档案管理不仅需要熟练档案管理的基本标准、手段和方法，还要掌握计算机网络新技术手段。网络技术的发展，使的纸质档案也无法完成网上查阅的需求。随着办公自动化程度的不断提高，还需要档案人员掌握计算机、复印机、扫描仪、刻录机等现代化办公技术。但目前，许多高校的院系级教学档案管理还没有获得必要的重视和相应的人力、物力和财力的支持。

因此，高校教学档案管理工作急需通过不断改革和完善，努力实现管理环境从封闭型半封闭型向开放型转变，管理方式从传统作业型向现代管理型转变，管理对象从实体档案管理向虚拟档案转变，管理手段从主要依靠行政手段管理向依法管理档案事务转变，管理人员从实体管-理-员向信息管-理-员转变，更好地参与高校的教学管理，服务教学管理。

三、加强教学档案管理工作的建议

建立相应的管理制度。教学档案管理制度的建设要由学校分管的校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制订，以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应当包括：档案的编目分类制度，档案的分级管理制度，档案的存储借阅制度，各级档案管理人员的职责与奖励制度等，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。

提高教学档案管理人员素质与水平。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，须加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。

加强教学档案管理的数字化、信息化，加快高校信息系统建设。档案信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。加强档案部门的硬件基础设施建设，配备先进的设施、设备为高校教学档案管理的现代化和档案信息资源的开发利用提供强有力的物质保障。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学院的教学改革和发展服务。充分利用校园网，将档案管理系统同办公自动化管理融为一体，以实现档案信息资源存储的数字化、传递的网络化、管理的自动化，服务的远程化，使档案信息资源配置更加合理，提高信息采集、传输和服务的效率。

总之，随着教育事业不断的发展，高校教学档案是办学的依据，管好教学档案是档案工作者义不容辞的责任。在信息被普遍重视的今天，运用科学、规范的管理手段及现代化计算机网络信息技术，做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。要使教学档案真正成为高校教学工作的得力助手，需要档案研究人员不断的研究与探索，更需要学校其它部门的大力配合。

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