档案馆管-理-员工作职责

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档案馆管-理-员工作职责

档案管-理-员岗位职责

档案馆管-理-员工作职责

2015-06-09 档案管-理-员职责

岗位名称：档案管-理-员

直接上级：文秘科科长

工作目标：负责公司的档案的管理工作

权力和责任：

1．负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存；

2．做好公司立卷档案的鉴定和保存期限；

3．负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形

式，进行登记和统计；

4．负责保管档案系统完整和安全；

5．负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等；

6．负责建立档案借阅管理制度；

7．遵守国家和公司的保密规定及有关规程；

8．做好公司领导临时交办的事项；

9．熟悉计算机的使用；

岗位要求：

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有档案管理基础知识和工作经验；

3．工作心细，品行端正，原则性强；

参加会议：

1．参加每周一次的工作会议；

2．参加每月一次的管理工作评比会；

3．参加公司召开的职工大会。

档案管-理-员岗位职责 2015-10-28 9:53 | #2楼

档案管-理-员在人事部门的直接领导下，负责做好学校档案室的管理工作。

一、贯彻执行有关档案工作的方针、政策、指示和规定，接受上级档案主管部门的业务指导、监督及检查，积极参加业务培训，不断提高业务技术水平和管理水平，使档案管理标准化、系统化、规范化，争取档案室的升级达标。

二、负责学校材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。对各科

室形成的各种资料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。三、积极主动地收集各处室、部门的有关档案材料。接受档案、文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。

四、将收集的资料进行系统整理、编排、立卷，并根据标准分类法进行加工和保管。将永久、长期、短期分类存放，编写案卷目录、专题索引、卡片，分类汇编。对各类档案要做到：目录齐全、类别清楚、排架有序，便于查阅。

五、严格执行《档案库房管理制度》，做到库房“八防”，确保档案管理安全。

六、严格遵守《档案保密制度》，做好档案的保密工作，不得将档案内容外泄，未经学校批准，任何人不得私自调档。更不得让外来人员随便进入档案室。

七、按各类档案借阅规定出借档案，既要态度热情、优质服务，又要秉公办事、不徇私情，同时做到手续完备，并督促做好档案利用效果的登记工作。

八、做好档案统计工作。收集、销毁、使用档案都必须登记、造册，对档案收进、移出和保管情况清楚。按上级要求及时向上级档案管理部门上报有关档案情况的各种报表。

九、做好档案鉴定工作，对应销毁的文件材料及时清理，按规定销毁。其中密级较高的文件要按有关保密规定办理；超过保存期限的一般文书材料的销毁，要登记文号或在收入登记簿上加盖销毁章。所有须作销毁处理的档案材料，均需提交主管领导鉴定后方能销毁。

十、积极完成学校布置的其他临时性工作。

档案管-理-员岗位职责2015-10-28 11:30 | #3楼

1、负责公司各种文件、证件、资料、图书的整理、立卷、归档及借阅工作。

2、对档案进行收编、保管、利用、移交、借阅、销毁等情况随时以表格、数据形式进行登记和统计。

3、负责档案系统资料的完善和安全。

4、做好档案资料的汇集，编制目录、卡片、索引等。

5、遵守国家和公司的保密规定及档案借阅管理制度。

6、定期整理档案资料，特别是公司工程项目的设计方案、文本、光盘、说明、合同、签证签单、预算、报价、往来函件、决算、竣工验收报告、收（支）款记录等，要单独立项建档，以保证工程资料完整及工程的顺利进行。

7、严格执行图书借阅规定，特别是工具软件、书籍，要定期追踪催还，以免流失。

8、对保管的各种公司证照、资质、印章以及员工的证件，要严格按规定登记和出具收条。

9、对公司电脑内的档案资料，要定期清理，重要的资料要备分刻盘，属于保密范围的，要设置权限或隐藏。

档案管理 2015-10-28 8:40 | #4楼

一、总则

1．为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

2．公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司统筹管理；二级管理是指公司各部门的档案资料管理工作。

3．公司的档案管理由行政部指定人员兼职负责，各部门指定人员兼职本部门档案资料管理工作。

4．档案管-理-员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交档案人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

5．公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。

二、归档管理

1．凡是反映公司生产经营、企业管理、业务往来及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料、电子版本等均属归档范围。

2．凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

3．归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，档案处保存复印件。

4．凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5．档案中属付款性质的，由财务部保存原件；属人事问题的，由人事部保存原件；属业务往来的，由业务部门保存原件（机密以上级的文件必须把原件存入档案室）。

6．公司级的收文、发文等文书资料均由行政部归档。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后归档，归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

7．由公司对外签订的经济类合同属绝密文件，由财务部单独立卷保存。

8. 编制交接表，一项资料由经办人交档案员归档时，应登记并双方签名。

三、档案保管

1．公司办公室应有存放档案的专门库房或者根据保存档案数量，设置存放档案的专用箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2．归档资料要进行登记，编制归档目录。

3．档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

4. 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

5．库存档案必须图物相符，帐物相符。

6．根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

7．严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作，绝密级档案单独立卷存放，除总经理外任何人不得调阅。

8．凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

四、档案借阅制度

1．档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2．绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借，确因工作需要，须总经理批准，但借阅时间不得超过三天。所有密级档案的借阅必须由总经理批准方可借阅。

3．借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4．借出档案材料的时间不得超过三天，必要时可以续借。过期由档案管-理-员催还。需要长期借出的，须经总经理批准。

5．借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6．借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。

7．借出档案材料，因保管不慎丢失时，严格追究当事人责任。

五、档案的保密管理

1．档案专管员和公司工作人员均应严格遵守保密制度，确保档案的安全。

2．凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3．借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

六、档案的销毁

1．任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。

2．按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案由主管领导批准。

3．销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。销毁清册由档案员永久保存。

7、销毁档案时要严格执行保密规定，在公司指定的地点销毁。

8、档案销毁过程中出现失密、泄密或丢失问题，将根据文件密级追究相关责任。

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