人事档案整理总结

干部人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现及工作实绩等各方面内容的文件材料，是历史的、全面的、详细的个人资料。人事档案是知人用人的重要依据，是人才开发的重要信息资源，也是历史研究的原始史料。

一、人事档案的概念和特征

（一）人事档案的概念

从来源上看，人事档案主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，经组织认可的个人材料。从内容方面来看，人事档案是个人经历、思想品德、业务能力、工作状况等方面的原始记录，是客观地、历史地、全面地考察、了解和正确使用人员的重要依据。

（二）人事档案的特征

人事档案具有一般档案的特征，它是人事工作活动中已经处理完毕的，具有使用和保存价值的材料。人事档案是以个人为单位，按照有关规定和方法组成的专卷和专册，这是人事档案的形式特征。由于人事档案是反映个人情况的材料，它的内容和成分应以这个人的姓名为特征，卷内不得夹杂或混入别人的材料。其特点为：

1.现实性：档案虽是 “昨天 ”的产物，但它是为现实的人事管理工作服务的，人事部门为考察、了解和正确使用员工，做到 “知人善任”，经常需要有意识、有目的地查阅员工的自传、履历表、鉴定、考核材料及奖惩材料，通过人事档案了解其经历、工作能力和表现，以用其所长、避其所短。因此，人事档案应为员工的任职而建立，随着员工的成长而连续不断地补充新的材料，以便较好地反映其现实面貌。

2.真实性：真实性是人事档案的生命力所在。因为人事档案是当事人个人经历、思想品行、业务能力、工作表现等情况的真实记录，能客观如实地反映当事人工作、生活以及思想等各个方面的情况，反映其本来面目。所以，凡是归入人事档案的材料，都应真实可靠、实事求是，不含水分。

3.动态性：人事档案的动态性表现在两个方面：首先，人事档案应随着当事人的成长而连续不断地补充新的内容，以便较好地反映其现实面貌。其次，人事档案的保管单位并不是固定不变的，随着人员的不断流动，人事档案的隶属关系也会发生一定的转移，做到 “人走档移”，否则将违背 “人档统一 ”的管理原则。

4.保密性：人事档案的内容涉及当事人一生的经历，记载着当事人从出生年月、家庭成员到学历、职务、职称、工资级别、奖惩情况、身体状况以及兴趣爱好等各方面的情况。其中不乏个人隐私方面的情况，因此人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求，一般不能对外开放。

5.专指性：人事档案是以个人为单位集中保存的专门案卷。一份人事档案把一个人的全部材料集中在一起。同一个人的档案材料不能分散，不同人的档案材料不可混淆，切忌张冠李戴。这一特点是人事档案区别于其它类档案的最显著标志。

二、人事档案材料的收集

人事档案材料的收集是指人事档案管理部门定期或不定期地将有关方面形成的人事档案材料进行集中的过程，它是取得和积累人事档案材料的一种手段，收集是人事档案工作的起点。

（一）收集渠道

1.通过组织、人事、劳资及其他人员管理部门收集有关人员的各种履历表、登记表、自传以及鉴定、考核、考绩、培训、工资调整、出国、晋升专业（技术）职务、调动、任免、离休退休等方面的材料。

2.通过员工所在党团组织、行政机关、企事业单位和有关部门收集有关人员的入党、入团材料、党内外奖励材料及有关登记表、思想工作总结等。

3.通过纪律检查、行政监察和公安、司法、检察部门收集有关人员违犯党纪国法而形成的处分材料、个人检查材料以及甄别复查结论和判决书等方面的材料。

4.通过科技、业务部门、学校和培训部门收集反映个人业务能力、技术成果鉴定方面的材料以及学历、考绩等方面的材料。

5.通过军队有关部门和民政部门收集曾在部队工作过的人员的档案材料。

（二）收集要求

人事档案管理部门在收集人事档案材料中，应符合全面和及时的要求。所谓全面，就是要将有关组织和个人在现实工作中形成的人事档案材料全部收集上来。所谓及时，就是将人事档案材料在尽可能全的基础上尽快集中到人事档案管理部门。

（三）收集人事档案时应遵守的制度

1.移交和转递制度。移交制度应有明确的移交范围、移交时间和移交要求。当员工由于工作调动而改变主管单位时，应及时将人事档案转递至新的主管单位。

2.清理与登记制度。人事档案部门应根据所管理人事档案情况，定期对人事档案进行清理核对，将所缺材料有计划、有步骤地加以补充。对收进的人事档案材料均应逐一登记。

3.索要制度。人事档案管理部门应主动与有关部门加强联系，主动索要应归档的人事档案材料，并根据工作需要及时补充人事档案的内容。

三、人事档案材料的整理

人事档案的内容主要包括：履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历和职称材料，政治历史审查材料，参加党团组织的材料，奖励材料，处分材料，反映职务、职称、工资等方面的材料及其他可供组织参考的材料。

人事档案可分别建立正、副本。正本内容丰富，能全面反映员工的情况。副本根据工作需要建立，内容比较概括，是正本材料的重份或复制件，主要在领导干部档案中建立。一般人员人事档案只建正本。

归为第一类的是履历材料，包括历年来的履历表、简历表、登记表及属于个人经历的材料。各种履历表中的每项内容要填写完整，最后应有本人签名。例：如果此人是干部身份，且是1988年之前参加工作，他的档案中应包含1988年版干部履历表，1999年版干部履历表。另外更改姓名的材料也放入此类。

归为第二类的是自传及属于自传性质的材料。

归为第三类的是鉴定、考核、考察材料。包括以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具有鉴定性的干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料、考核登记表、干部考核和民-主评议的综合材料以及后备干部登记表。这一项中内容最普遍的是年度考核表，年度考核表从参加工作第二年起每年都要填写，并且年度考核表中要有本单位盖章并填写考核意见，组织人事部门盖章并填写考核等次，最后由本人填写意见签名。

归为第四类的是学历和职称材料。学历材料包括学历、学位、学绩、培训、结业、成绩表等。而且不论是第一学历还是以后取得的学历都应有相应的学员登记表、毕业生登记表、学习成绩单。职称材料包括每一等次的职称晋升材料及聘任材料，即专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务职称评审表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务（职称）审批表。

归为第五类的政治历史审查材料。包括审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复及本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料、出国政审材料、以及更改的有关材料。

归为第六类的是参加党团组织的材料。团员材料包括入团申请书和入团志愿书及团员登记表；党员材料包括入党申请书、入党志愿书、预备党员转正申请书、家庭社会调查材料、党员登记表。如果本人是民-主党派则应有加入民-主党派的有关材料。

归为第七类的是奖励材料。包括科学技术、业务奖励材料，英雄模范先进事迹材料等。奖励应有奖励审批表、登记表或加盖单位公章的证书作为证明。

归为第八类的是处分材料。包括干部违反党纪、政纪、国法等材料，处分决定（免于处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交代材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书、离婚材料等。

归为第九类的是反映职务、职称、工资等方面的材料。有录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记等材料。这一类材料中特别指出的是工资材料要完整，并前后保持连续即工资表中的档次和工资额有连贯性。如：某人的这一张工资表中的调整前薪级工资为29档，工资额是673，调整后的薪级工资为 30档，工资额是703；下一张工资表中调整前的薪级工资一定是30档，工资额一定是703，否则这一人的工资表就没有连贯性。工资材料是干部人事档案中每个人都不可缺少的材料。

归为第十类的是其他可供组织上参考的材料。如个人写的思想、工作、学结等。

整理干部人事档案，首先要根据这十类的特点认真鉴别分类，然后看每一类型的材料是否完整，并按时间先后顺序排好，分别标上类号页号，其次是写清卷内目录，最后把整理好的干部人事档案装订成册放入人事档案盒。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精练的要求。