员工费用报销管理规定

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员工费用报销管理规定

一、报销规定：

员工费用报销管理规定

1.任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。

2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误（合富生化/合益信息/合康生物）)，由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。

3. 报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。

4. 对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。

5. 签名的规定：

① 所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。

② 所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。

6. 财务复核结果视情况做下列处置：

① 退回报销单(注明退回原因)。

② 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。

③ 要求报销人员补充说明或补必要单证。

④ 交出纳付（汇）款。

7. 每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。

8. 每周汇员工报销款后，差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。

9. 在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

二、报销流程：

事先核准及事后报销表单流程如下：

实物报销：报销条件为发票、验收（入库）单、采购单原件，三者缺一不可，特别情况为采购单带支票提货，请先填写《公洽借款单》，经核准入账后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。

① 出差：“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差（预算）申请书”)；销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。

② 交际费：“出差（预算）申请书(交际栏)” →“报销请款单” 或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。

③ 车费：“合富用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费，附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”)。

④ 验收单据：公司自用物品采购验收，请填写《事务用品验收单》，生产，经营用存货验收，经IQC核验后填写《入库单》。

⑤ “采购单”（如有借款，应附“公洽借款单” ）或“费用及出差旅费报销申请表”（如有借款，应附“公洽借款单”；如有相关费用，应附“出差（预算）申请表” ）——部门主管——财务复核——财务长——总经理签准——出纳报销。

三、途中交通费标准和说明：

标准：

① 员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车；6～8小时可乘坐硬卧；8～16小时可乘坐软卧；16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标准报销途中费用之外，最多再增加200元/次。

② 外地应聘者到上海总部来面试，由公司负责来往异地交通费用，如超过10小时以上，可报销火车硬卧车票；如10小时以下，可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机，需事先经总经理核可预算申请。

员工因公出差（到常驻工作地之外地区工作），应事先填写“出差预算申请书”（各地人员应传真或电子邮件送至上海），详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额；并依照审批权限核准后，方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后，依核准权限核准后再交财务部；报销费用如超过所申请的出差费用，应详细说明理由并获得总经理批准，否则，超过部分费用将不予报销。

说明：

① 火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。

② 员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准，由公司相关人员统一订票、购买、结账，但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员，并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具，必须尽量利用下班时间。

③ 出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用（如退票费等），一律由该员工本人承担。

④ 已参加公司商业意外保险的员工，不得再另外报销飞机意外保险。

四、市内交通费用标准和说明：

标准：

① 凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工，经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一：

a) 据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办法第3 点规定限额报销出租车票。

b) 定额报销：在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月200元的当地公共交通卡，领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。

② 除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准，公交车票可据实全额报销。出租车费依本办法第3点规定执行。

③ 员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为15元为限（从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费15元，而不是单张票据最高只能报销出租车费15元），深夜（22：00以后，6：00前）允许单次报销50元为限。

④ 员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。

⑤ 公司个人汽车、摩托车报销规定。

市场部员工差旅及招待费用报销管理规定2015-09-14 10:39 | #2楼

为了完善市场部财务管理规定，加强费用的管理，本着严格、灵活、节约的精神，结合公司相关财务规范，特制定本规定。

第一章、差旅费报销规定

一、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，伙食补助按出差的自然（日历）天数计发。

二、乘坐交通工具、住宿和伙食补贴等执行以下标准：

类别

交通工具规定

住宿费

伙食补助费

经理及以上级

1 、汽车不限；

2 、火车软座、硬卧；

3 、飞机经济舱；

4 、轮船二等舱；

1 、原则上不得住宿三星级( 合三星级) 以上房间，无特殊情况，住宿连锁快捷商务酒店，凭据报销。

2 、特殊情况超标准时应及时请示，事后补办批准手续。

外埠出差每人每天按照60 元补助

主管级

火车硬座、硬卧、

轮船三等舱

飞机经济舱

其他交通工具

1 、两人一个标准间，原则上每人每天按100 元（2 人合计不超过180 元）住宿标准控制，超过自理。

2 、单人出差或男女出差为单数的，可住独立单间。

外埠出差每人每天补贴50 元。

一般

人员

火车硬座、硬卧、

轮船四等舱

飞机经济舱

其他交通工具

1 、两人一个标准间，原则上每人每天按80 元（2 人合计不超过140 元）住宿标准控制，超过自理。

2 、单人出差或男女出差为单数的，可住独立单间。

外埠出差每人每天补贴40 元。

备注

1 、航空保险费每人次一份；2 、一次乘车8 小时或连续乘车时间超过12 小时以上可购硬卧票；3 、租赁车辆需经批准；4 、乘出租车需事先请示。

1 、住宿亲友家或无住宿发票的，按照允许报销标准额50% 补助（报销时提供其他有效票据）。

2 、实行差旅费包干的不在此列。

1 、补贴天数以交通、住宿票据为依据，误几餐补几餐。2 、实行出差伙食补助费包干的不在此列。

三、出差期间，因特殊原因住宿费超标的，必须由部门负责人签字方可报销，否则超出限额标准的部分自理；参加会议的人员报销差旅费必须附上会议通知，按会议统一安排的标准报销。

四、出差人员全天误餐补贴按2 ︰ 4 ︰ 4 分配补贴。

五、按以上标准报销出差伙食补助后，一律不得报销招待费。

六、因业务需要须招待客户或与公司有业务关联的单位时，须事先经主管领导批准后，方可报销。2000 元以内由部门负责人审批，2000 元及以上由分管总经理审批。

七、凡有接待单位（或会议安排）免费提供住宿、用餐的，不予报销住宿费和误餐补贴。

八、市场人员被外单位或者分支机构抽调、或短期工作等，由外单位或者分支机构按照有关标准给予补贴，如外单位或者分支机构不予补贴时，由本公司按照相关标准给予补贴。

九、员工由公司安排的参加短期进修、学习期间的伙食补助费，按每天80 元补助。专业培训班包伙食的不再补助。除特殊情况外，一般只报销往返车费。

十、确因任务紧急或者路途遥远需要自驾或者乘坐飞机的出差人员，必须经总经理审批。否则不得报销机票及自驾费用。

十一、实行费用包干的市场人员，报销办法按费用包干规定进行。

十二、报销注意事项:

1 、市场员工报销时按财务部门相关规定填写报销单据，附原始票据( 包括出差申请、车船票、住宿发票、会议通知、订票费、过路费、餐饮费、过桥费、汽油费) 等，无本人姓名的原始发票须在背面签名。

2 、出差补助天数= 出差返程日期—出差出发日期，半天不补。

3 、报销时按规定取得并填写真实合法的凭证。对项目填写不完整或字迹模糊不洁的不予报销; 对涂改、伪造的票据、虚报出差天数的，不予报销。

4 、原始票据丢失、毁损的，当事人需做出详细的书面说明，列出需报销单据的明细项目、金额，经主管签批后，报公司财务负责人签批报销。

十三、关于差旅费借支的规定:

1 、差旅费借款采取“前账不结、后账不借”的原则，由主管会计根据员工已批准的出差申请进行审核;

2. 借支额度一般为500~1000 元，最高不超过2000 元/ 人次，400 公里以内的短途短期出差不借支差旅费，由个人先垫支后报;

3 、差旅费借款须在出差返回后5 个工作日内报销冲账，1 个月之内未归还借款的，由财务部从其当月薪资中扣还。

第二章其他补贴

十四市内公务补贴

因公去市内办事，超过5 小时，中餐无法回公司用餐的，补助误餐费15 元，可于第二天通过填写差旅费报销单进行。

第三章附则

十五、本规定由财务部负责解释、修订。

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