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海外出差报销制度
一、 目的
为保证公司正常的财务报销运作，规范员工的报销流程，使公司员工出差管理系统化，特制定本制度。
二、 范围
公司全体员工
三、 职责
1. 各部门主管负责审核本部门员工的借款报销申请；
2. 财务部负责复核相关申请，发放相应款项，处理发票等单据；
3. 人力资源部和财务部共同推进、监督流程的执行及改善；
四、 程序
1．个人借支及报销
2.1. 公司员工因公借款必须先填写《借支单》并出具相关证据，经部门主管批复后报财务部审核；
2.2. 报销费用必须使用有效凭证，并如实填写《费用报销单》；
2.3. 报销审批权限根据《财务审批授权表规定》执行；
2.4. 经理级以上人员的报销需由总经理书面签核或邮件回复批准；
2.5. 个人因公借支在公务履行完毕后应及时报销并清偿所借款项，报销及清款期限为借款日起一个月内，逾期未结清者应提早向财务部作出合理书面解释，并办理续期申请，否则将从借款员工工资中扣除；
2.6. 员工离开公司前必须结清所有款项，离职《移交清单》由员工所在部门主管检查,不合之处及时更正, 如果离职后再发现有财物、应收款项亏欠未清的, 应由该部门主管负责追索；
2.7. 暂借经费严格执行“一事一借，前清后借”的原则；
2. 国内出差
2.1. 出差规定
2.1.1 公出人员应经部门主管同意，并提供书面出差计划；
2.1.2 公出人员出差需事先通报人力资源部，说明出差事由及出发、返回时间，并报行政助理备案考勤；无通报者可视为旷工。
2.1.3 如需事先预支款项，请在《出差申请表》中填明借款金额，经部门主管批准后交财务部审批及领取；
2.1.4 出差行程日一律不得申报加班，节假日例外；
2.1.5 出差员工完成任务后，应立即返回公司，不得借故逗留或办理私事；
2.1.6 如因个人原因确需额外逗留的，应提前办理休假手续，逗留期间所产生之费用自行负担；
2.1.7 如因病或其它未知事故滞留时，应及时电话通知部门主管，并在回公司后添附有效证明，经主管审核后，方能报销滞留期间住宿费及其它必要费用；
2.1.8 出差费用应在返回后一周内凭发票报销，逾期者需向财务部门提供合理解释，超过一个月且没有合理解释的发票不予报销.
2.1.9 出差员工应当及时向直属上司提交书面出差报告，其中包括：
A. 出差地、日程、目的地；
B. 出差处理事项；
C. 出差条件及意见；
2.1.1 所有出差员工必须注意保持公司及个人形象，不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象；
2.2. 交通工具
2.2.1 公司员工出差应选择大众交通工具；
2.2.2 员工在本市办理公务，应使用大众之交通工具，如公共巴士或地铁。
2.2.3 近距离或不赶时间的情况下，可选择汽车或火车；
2.2.4 在以下情况可以使用计程车：
A. 时间紧急；
B. 携大量现款；
C. 有客户陪同；
D. 无简易交通之地段或无班车情况。
2.2.5 交通费用实报实销。
2.3通信费用
2.3.1 公司将根据业务需要及职务类别给予员工报销相应的通信费用（参阅《财务报销费用细则》）；
2.3.2 通信费用的报销主要用于销售部门与客户联系时所发生的费用；
2.3.3 严禁营私舞弊行为，一经发现取消其通信费用报销资格；
2.3.4 通信费用应及时申报，隔月作废。
2.4 住宿费用
2.4.1 根据各地区消费水平的差异，公司对住宿费实行按地区按行政级别对待：
2.4.2 行政级别分为经理和员工；
2.4.3 地区分为
? A类消费区（深圳、北京、上海）
? B类消费区（广州、青岛、大连、长春、沈阳、杭州、宁波、哈尔滨、温州、福州、厦门 、西安等）
? C类消费区（武汉、长沙、成都、南昌、郑州、重庆、济南、吉林、内蒙、石家庄、太原、天津、兰州等）
2.4.4 具体费用请参阅《财务报销费用细则》；
2.4.5 如有两位以上同事同时出差，住宿以双人住为原则；
2.4.6 如在出差当地公司备有宿舍，员工住宿以此作为首选;
2.4.7 如陪同客户同行, 经主管批准后可与客户住同一酒店.
2.5 应酬费用报销规定及膳食补助
2.5.1 应酬费需在出差前征得本部门主管同意方能报销；
2.5.2 公司为在外出差的员工提供餐费补助;餐费补助按实际出差时间算, 中午12时至夜里12时出差的按半天算;
2.5.3 如有报销餐费的,或由对方单位负责支付用餐的，则取消当日补助，具体按实际情况计算;
2.5.4 本市出差，不再另报销餐费，夜间返回的（19:00以后）按餐费标准补助误餐费.
2.5.5 在外留宿实行每日餐费补助；
2.5.6 餐费补助费用请参阅《财务报销费用细则》。
3. 国外出差
3.1 出差规定
3.1.1 所有国外出差均需报请总经理批准；
3.1.2 出外出差人员之差旅费,按出国目的地标准支给；
3.1.3 一日跨越两地区者,其生活费金额以当地留宿之地区为报销标准；
3.1.4 出差行程日一律不得申报加班，节假日例外；
3.1.5 所有出差员工必须注意保持公司及个人形象，不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象；
3.2 交通工具:
3.2.1 一律经济客位, 总经理以上且航程3小时以上可乘商务客位；
3.2.2 海陆上交通工具不分等级,但以经济实惠,安全快捷为原则；
3.2.3 乘坐国外航线之旅费,应以旅行社发票为原始凭证. 市内往返机场请搭机场巴士, 或搭出租汽车前往巴士站.总经理以上可自行选择。
3.3 临时费用:
3.3.1 出差期间与公司必要联络之电话费及因公交际应酬之费用可随附单据按实报销；
3.3.2 出差人员随带私有物品如有超重, 托运费用自行负担. 如属公物可按合法凭证报销；
3.3.3 交际费及其它特别开支由需在出差之前申报并由上级主管批准后方能报销；
3.3.4 员工出国如有公司安排住宿者或用餐者,不报销住宿费和餐费。
3.4 差旅费用请参考《财务报销费用细则》：
五、 相关文件：
1. 财务报销制度实施细则
2. 财务审批授权表规定
3. 财务报销费用细则
外出差旅费用报销制度
一、 为规范财务管理 ，严格遵守出差 和报销制度 ，特制定本规定。
二、 本规定适用于本公司员工 公务外出的审批和差旅费的报销。
三、 出差审批程序
（一） 出差人员必须填写出差申请单，说明出差理由和行程路线，主管以下人员出差由部门主管审核、部门经理批准，主管以上人员出差由部门经理审核，主管副总经理或总经理批准。
（二） 出差人员如需借款，须填写借款单，总经理或总经理授权人签字后，按规定在财务中心借款。
四、 出差报销审批程序
（一） 部门经理或主管对出差工作效果和差旅费进行审核。
（二） 财务中心主管会计对出差报销和差旅费的审查、计算，财务中心经理审核。
（三） 总经理或总经理授权人对差旅费报销的批准。
五、差旅费报销
（一）报销要求：
1、出差人员应在回公司后次日起的5日内到财务部办理报销手续，对于未按期报销的人员，财务部将按每逾期一天扣此次出差所借备用金1%的比例，从次月工资中开始扣除，直致出差人员报销手续办理完毕或备用金被扣完为止。
2、“差旅报销单”应按所列项目的要求正确填写，上、下车的地点、时间及在目的地的逗留天数，应按顺序如实填写齐全，自带车辆或参加外部会议应作出说明。对于报销会务费的，报销人必须附会务证明单。不按上述要求办理的，财务部不予办理报销手续。
3、住宿发票应将入住旅馆日期、天数、人数、单价等填写齐全：税务部门印制的服务行业定额发票，应由对方在票面上填写上述内容。否则，财务部不予办理报销手续。
4、车辆过路费的日期、收费站名称应与出差的日期、途径路线一致；车辆加油发票上应有本车的车号。否则，财务部不予办理报销手续。
5、“差旅费报销单”只填写车船、住宿、邮电及差旅补助，其它费用（如业务招待、办公、“三包材料”）另外粘贴报销，不得混报。
6、出差人员为两人以上，同出同归的，必须合并报销；不是同出同归的，不能混报，但要填写差旅费报销分割单。两人（同性别）不能各自单独开房间住宿，确实必须的须报总经理批准，否则，财务部不予办理报销手续。
7、管理人员与下属或司机一同出差时，所发生的招待、娱乐、赠礼品等费用，应由同行级别最高的管理人员作为报销人办理报销手续，而且该管理人员不得在此项报销的审核、批准栏签字。
8、报销人应找自己的直接上级（正职）审核，更高一级领导批准。总经理的报销由执行经理签字，执行经理、会计的报销由总经理签字。
9、出差人员的的报销发票必须与出差内容相符，票证不符的，财务部不予报销。
（二）、交通费报销标准：
1、 乘坐车辆标准：
项目
标准
职务
火 车
轮 船
飞 机
汽 车
（不含出租车）
董事长、监事长、总经理、董事、公司副总经理及随行人员
硬 卧
二 等
可 以
据实报销
部门经理及其他人员
硬 卧
三 等
据实报销
2、白天乘坐火车连续超过12小时，夜间乘车（晚8点到次日早上7点）达到6小时的，可购买卧铺票。
3、乘火车符合坐卧铺条件未购买卧铺票的发补助；新空调车补助票价的30%，乘坐特别快车的按硬座票价的20%发给补贴，若乘坐慢车和直快列车的按硬座票价的30%补助。
4、夜晚乘坐汽车硬座、轮船四等舱超过6小时；白天连续乘汽车、轮船超过12小时而未坐汽车卧铺和轮船的二等舱，均按每天10元补助。
5、市内交通费实行包干，每天补助20元，自带车辆不予补助。公交车票、三轮车票、地铁车票、站台票一律不予报销。因特殊情况需要报销的，须经总经理签字后方可报销，同时取消20元/天的补助。
6、购买车、船票发生的订票费用，每人在总计20元以内报销，超过部分自理。
7、在车站候车室或轮船室里发生的空调费及存包费，据实报销。
（三）住宿标准：
1、 住宿费分类标准： （单位：元）
包干级别
包干标准
地市标准
董事长、监事长、总经理、董事、公司副总经理及随行人员
部门经理及享受同等级别待遇人员
一般工作人员
各大中城市（含省会城市）
120
60
40
北京、上海及特区
160
80
50
南阳市区各县市
50
25
25
2、出差人员住宿实行“费用包干、节约归己、超支自理”的办法，凭正规住宿发票报销，住宿发票必须具备税务监制章和开具单位的财务专用章，作为包干依据。若住宿无住宿发票者，按包干最低标准的50%补贴个人。南阳市内的住宿发票原则上不报销。但参加各种会议，有关会务证明者据实报销。
3、外出安装及售后服务人员，因路途较远，中途须转车住宿或其它原因须住宿的，标准同上。
4、外出开会，公派外出参加各种短期培训 学习的人员报销时须出具会议证明或会议通知，经总经理签字后，据实报销。
5、其它特殊原因住宿超标的，报销人应书面写明原因（存财务部备查），经总经理或总经理授权人批准后方可报销。
（四）、伙食补助标准：
1、出差人员到一般地区伙食补助为15元/天，特区为25元/天，路途按一般地区计算。南阳地区各县市按6元/天（含路途）。
2、市内学习不报销伙食补助。
3、外出学习15天以内的短期学习班，按公派出差报销。学习时间在15天以上6个月以下的，伙食每天按10元补助。
（五）、其他
1、特区范围：海南省、深圳、珠海
2、随车押运产品，路途时间不超过两天（含两天）的，产品安装及售后服务人员，除路途按出差办法报销，另外每天增加补助10元；随车押运产品、路途时间超过三天的，随汽车押运人员每人每天补助40元，不再报销押运期间的任何费用。
3、公司领导批准聘用外单位专家、教授，只报往返路费，不给补助。
4、出差人员在出差期间因特殊情况所发生的招待费用，必须索取正规发票，由部门经理、主管副总经理、总经理签字后方可报销。但销售人员招待费一律不报销，在其业务提成中列支。
5、外出开会，取得的会务发票，必须由税务监制章（或财务监制章）、财务专用章，并注明用途，会期不再享受补助费。若会务费不含食宿，必须由主办单位出具食宿费用自理的证明。在南阳开会或学习的，只报销会务资料费，不再给补助。
6、出差人员在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补助费，不再补助交通费及住宿费。
7、出差天数计算：
中午12：00前出差的，按一整天计算；
中午12：00后出差的，按半天计算；
中午12：00前返回南阳的（以车辆正常抵达时间）按半天计算；
中午12：00后返回南阳的（以车辆正常抵达时间）按一天计算。
六、财务报销细则
1、收据一律不予报销；抬头印有“行政事业单位收据”字样的除外。
2、涂改或伪造票据一律不予报销，利用票据弄虚作假者，按公司有关制度处罚；对于负责报销的财务人员及负责报销审批的相关管理人员在报销中把关不严的失职行为，除予以通报批评外，并处以直接经济损失20%的罚款。。
2、 超出本规定标准的票据一律不予报销。
4、差旅费、办公费、招待费、通讯费，按照粘贴单设定的位置分类粘贴，分类是按车船类、住宿类、邮电类、出租车类，其他票据另贴；将票按出差行程顺序，自左向右（禁止线以内）呈长方形均匀粘贴，到右边禁止线为止，以平整为标准，再将本单所贴票据的张数、金额记录（张数、金额涂改无效）即可，不能混贴。
5、两人以上人员出差，报销差旅费时，应有其中一人统一粘贴，住宿发票和车票统一报销，二者缺一不可，否则一律不予报销。
6、大写金额要规范（例：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、零），小写不要连写。
7、大写前面要封口，即画⊙。
8、发票贴好、算好后先由财务部门会计审核后，再由领导签字后方可报销。
9、根据《中华人民共和国发票管理办法》，以下发票属于不合格票，财务中心将拒绝接受，不予报销。
① 假发票和过期发票（票面上注明实效的发票以及1994年印制的增值税发票）；
② 非专用的发票（如工业发票开具烟、酒；餐饮发票开具住宿费；商业发票、货物销售发票开具餐费、住宿费等）；
③ 大小写金额不一致的发票；
④ 有涂改痕迹的发票（包括原来项目填写不全，有明显的添加现象的发票）；
⑤ 没有加盖开票方的财务印章或发票专用章的发票（有效的财务专用章包括收款专用章、现金收讫章、结算财务专用章、财务专用章）；
⑥ 加盖有印章但模糊不清不能辨认是否是财务印章或发票章的发票；
⑦ 同时盖两个单位的财务章的发票；
⑧ 前一年发生费用，在次年的2月底之后报销的发票；
⑨ 其它不合格发票。
七、各部门举办的员工组团旅游、外出培训、邀请专家来我公司讲课、培训客户操作人员、ISO2000外审、陪同客人旅游、外购（协）件招标会及产品鉴定会、推介会、投标会、研讨会、学术交流会等，报销时均应列出所有细项开支，存财务部备查。否则，财务部不予报销。
八、《营销人员管理办法》中另有本规定所不能涵盖的报销规定，为本规定的补充，与本规定具有同等效力。
九、本规定的解释权归财务部。
十、本规定自下发之日起执行，凡与本规定相抵触的，均以本规定为准。
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