卫生监督所档案管理制度

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卫生监督所档案管理制度

第一部分：卫生监督执法文书

卫生监督所档案管理制度

为加强卫生监督执法文书（以下简称文书）的管理，维护文书的严肃性，保证卫生监督执法工作的顺利进行，根据卫生部发布的《卫生监督执法文书规范》（卫生部第34号令）及有关规定，结合我局实际，制定本制度。

1 、卫生监督执法文书是卫生监督工作过程中使用的具有法律效力的文书，必须加强管理，严格使用范围。具体由市卫生监督局办公室统一印制、稽查科专人负责管理，市卫生监督局各执法科室根据工作需要领取。为提高工作效率，可采取提前加盖印章，编号管理等方式。

2 、文书管理分四个环节：订购、发放、使用、回收。

2.1 文书的订购。文书的订购工作由办公室承担。文书的全年订购由办公室于每年12月前根据稽查科的预算，购次年文书。文书的补充订购由稽查科根据所需文书的种类和用量不定期报办公室补充订购。

2.2 文书的发放:

(1) 时间：稽查科于每年12月下旬将次年文书发放给各执法科室。

(2) 种类：具体发放种类包括除《强制执行申请书》、《行政处罚听证通知书》、《听证笔录》、《听证意见书》、《行政处罚决定书》外的无需盖章的文书。

(3) 手续：各执法科室应指定专人负责文书的管理工作。凡加盖市卫生局公章的文书，必须经稽查科同意或登记后领取。

3 、文书的使用:

3.1 文书的类别。有文号的文书，文号的形式为“地区简称+卫+执法类别+执法性质+[年份]+序号”，其中执法类别分别是：食品卫生为“食”，医疗市场为“医”，传染病卫生为“传或消”，公共场所为“公”等。文号按先后时间顺序统一编写登记，不得重号。有编号的文书，编号的形式为“年份+序号”，各执法科室分别采用流水号，不得交叉。凡设定“文号”或“编号”的文书都必须加盖市卫生局的公章。

3.2 关于文书的审批。根据市卫生局规范卫生监督执法文书的要求，在执法过程中的案件受理记录、立案报告、案件调查终结报告、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、行政处罚告知书、行政处罚决定书、结案报告等应报市卫生局分管领导审批。所有的报批工作由市卫生监督局稽查科负责。

3.3 关于未发放的文书。未发放的文书包括：《强制执行申请书》、《行政处罚听证通知书》、《听证笔录》、《听证意见书》和《行政处罚决定书》。前四种文书因涉及到强制执行和听证程序，需稽查科配合开展工作，这四种文书的使用由稽查科操作。

3.4 文书的回收。每年年终，各执法科室应将本年度已编号未使用的文书交稽查科回收。设有存根的文书，存根应于结案后及时送交稽查科备查。如文书丢失，应及时报告科室负责人做补救处理，重要文书丢失应同时报告局领导。市卫生监督局对在制作文书过程中产生的作废文书，应统一销毁。

3.5 凡须使用带有行政强制措施的执法文书，应由使用科室先请示局领导同意。

4 、文书制作

卫生监督员应严格按《卫生监督执法文书规范》要求制作文书，项目填写齐全，正文书写严谨；写清楚每一部分的必备要素，准确引用所依据的法律条文，作出符合法律规定的结论；使用公文语体，语言庄重、严肃、科学、完整，文理结构有逻辑性。

5 、制作文书需注意的时限问题

① 3 日。在日常监督中发现有违法案件，因情况特殊需要先行调查取证的，可先不制作立案报告，但须在3日内补办立案报告手续。《行政处罚听证告知书》中，告知当事人提出听证要求的期限为3日。《行政处罚事先告知书》中，告知当事人进行陈述申辩的期限可痹徽听证告知的期限，即3日。

② 7 日。对符合受理条件的案件应当在7日内立案。收集证据时需要先行登记保存的，应当在7日内作出处理决定，法律、法规另有规定的除外。行政处罚决定书应当在7日内依照民事诉讼法的有关规定送达当事人。

③ 15 日。《食品卫生监督程序》规定对食品的卫生行政控制期限为15天。《中华人民共和国食品卫生法》规定当事人对行政处罚决定不服的，可在接到处罚通知之日起15日内直接向人民法院起诉。

④ 60 日。《中华人民共和国行政复议法》规定当事人认为具体行政行为侵犯其合法权益的，可自知道该具体行政行为之日起60日内提出行政复议申请；但法律规定的申请期限超过60日的除外。

⑤ 3 个月。卫生行政机关一般应当自立案之日起3个月内作出行政处罚决定。

⑥ 2 年。违法行为在2年内未被发现的，一般不再给予行政处罚，法律另有规定的除外。

6 、查处卫生违法案件所形成的案卷材料应按一案一卷形式进行装订，每卷顺序按有关材料形成的时间先后顺序排列，并严格按照《全国卫生监督机构工作规范》有关规定中“卫生监督档案管理”要求执行。市卫生监督局建立卫生监督档案，制定相应的管理制度并指定专人管理。

7 、为了规范，文书逐步统一用电脑打印制作。

第二部分卫生监督档案

为加强卫生监督档案管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在卫生监督事业发展中的作用，为我市经济建设服条，根据有关规定，并结合实际，制定本制度。

一、基本原则

1 、卫生监督档案，是指在卫生监督、监测(卫生质量抽检)、卫生行政稽查、卫生行政许可、卫生行政处罚、卫生宣教、科研培训及党政管理等活动中直接形成的，对本单位工作具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等各种门类、各种载体的历史记录。

2 、卫生监督档案工作是卫生监督工作的重要组成部分，是提高卫生监督工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必备条件。

3 、提高档案管理的现代化水平，配备计算机和适用的档案管理软件，运用计算机辅助档案管理。

4 、卫生监督档案工作列入单位发展规划和检查、考核、评比内容，市卫生监督局稽查科和办公室负责对卫生监督档案管理工作的督促。

5 、对本单位形成的各种门类、载体的档案实行相对集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、岗位职责

6 、市卫生监督局各科室要加强对档案工作的管理，应确定一名以上专职或兼职档案管理人员，保证档案管理人员从事档案工作的时间，保持档案管理人员的相对稳定，并切实解决档案工作中的实际问题。档案员负责本科室文件材料的积累、整理和归档工作。档案员应忠于职守，努力学习，具备一定专业知识。

7 、市卫生监督局稽查科负责全所综合档案的基本职责：建立、健全本单位档案工作的各项规章制度；督促、指导和协助办公室和现场执法科室对所形成的文件材料进行整理和归档工作；统一管理本单位的案卷档案；遵守有关保密规定，维护本单位及管理相对人的利益；组织开发利用本单位的档案信息资源。

8 、各科室必须有专用的档案室（柜），要有防火、防盗、防霉等安全保管措施。

9 、单位对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的科室或个人，予以适当奖励；对违反档案管理制度的，予以批评教育处理。

三、档案管理

10 、市卫生监督局要建立健全文件材料归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各科室和人员的岗位职责，作为考核的重要内容。

11 、归档时间：

（1）市卫生监督局各科室在各项工作活动中形成的文件材料，按规定在第二年初将应归档的文件材料进行系统整理，组成保管单位系列，由科室负责人审定后归档。专项工作如卫生监督检查、公共卫生突发事件、卫生质量抽检、专题调查、会议、培训、宣传等重要活动待结束或告一段落时，及时做出总结，一周内归档。论文、文章正式发表后原件即归档。单位编印的简报等，印本与电子文稿印毕后一并归档。

（2）对管理相对人的卫生监督档案按一户一表的形式管理，并将卫生行政许可的情况录入微机中，便于索引和查找。

（3）卫生行政处罚案件按一案一卷的形式管理。各科室将结案后的案卷材料及时移交稽查科统一保管。

（4）当年形成的会计档案、人事档案的管理，按有关规定执行。

（5）照片、录音带、录像带、光盘等特种载体档案随纸质档案一并归档。

12 、各科室档案要与本单位工作紧密结合，实现“四同步”，即布置、检查、总结、验收。在检查、考核工作时，应同时检查文件材料的齐全、完整、准确情况，文件材料不合要求的，要加以补充完善。

13 、单位工作人员因公外出学习、培训和参加各种会议等，其带回的文件材料必须按规定，及时归档。

14 、归档要求：

(1) 归档文件整理工作一般由文件材料形成科室承办人承担，档案员负责指导和协助。综合性会议和跨科室联合承办的文件材料应由稽查科、办公室及牵头科室共同负责收集整理。

(2) 归档文件尽量是原件(外来复印件除外)，做到完整、齐全、系统、准确。底稿与印件、传真件与复印件一并归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；归档文件上有金属物的，应去掉，重新缝(粘)合；纸张质量符合要求，用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；书写必须使用符合归档要求的耐久字迹材料，不得使用涂改液；一式数份的发票、检验报告、鉴定证书及报表等，如必须使用复写纸，应当使用档案用复写纸。

(3) 归档文件要求排列、编号、编目规范有序，编制准确，按件号装盒。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应采用计算机打印或符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用不耐久的书写材料进行填写。

(4) 归档文件必须经形成科室负责人审定，并在盒内备考表检查人栏签字。

(5) 单位内综合档案统一编写全宗号，进行排列、编号和编制必要的检索目录。

15 、卫生监督档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种，最短2年。

16 、单位成立档案工作领导小组，负责本单位档案工作的组织和实施。销毁失去保存价值的档案，须由领导小组提出意见，登记造册，经单位负责人批准后，由2人以上在指定地点监销，监销人员需在销毁清册上签字。

四、档案利用

17 、各科室要应用计算机对保存档案进行存储与检索，积极主动地开展档案信息的利用工作，为本单位各项工作提供服条，并加强利用效果的宣传工作。

18 、档案外借，须请示单位领导同意。在向利用者提供档案的同时，应明确期限，及时归还。

19 、各科室和人员应积极开展档案的编研工作，围绕单位中心工作相互合作，编写通用性材料和专题材料，促进单位事业发展。

20 、在保守国家、单位和个人秘密的前提下，应依照规定，对社会提供利用的方便，满足社会各方面需要。

五、附则

21 、应积极运用计算机辅助档案管理，实行文字、图表、声像等不同门类、载体档案的存贮和开发，实现档案信息网络传输，信息共享。