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会议室人员管理制度
1. 目的
为了加强会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提高会议室的利用率,特制定本规定。
2. 范围
本规定适用于集团各公司会议室管理。
3. 职责
3.1 人力资源及行政部负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。
3.2 人力资源及行政部负责会议室的钥匙,会议室设施、卫生等管理。
4. 内容
4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议,接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由行政部负责安排时间,避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用,如特殊情况需借他人使用,需通过申请经行政部同意方可。
4.2 各部门因公使用会议室,原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备行政部,会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由行政部协调安排后,方可在公司前台处领取钥匙,并使用会议室。
4.3 各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗,以免影响到其他同事正常办公。
4.4 各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理,各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的,须追究当事的相应责任。
4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用,必须征得行政部同意后方可动用,事后归还原处。
4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排,行政部协助提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),不得在会议室内随意乱贴乱画。
4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责,行政部协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标,专题会议后应将会标立即撤销;若有其他特殊性要求,需提前申报,经行政部同意后,方可进行。
4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室,及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排,安排清洁人员做好会议室整洁工作,保证桌椅排放整齐,地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯,饮用水,会后及时打扫清理。
4.9 会议结束后,使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理,并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处,并由行政部人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。
4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作,保障各类会议、接待活动的正常进行。
多功能会议室管理制度
多功能教室作为现代化的教学基地,为广大师生提供了良好的教学设施及环境,师生必须严格遵守各项管理制度。
一、使用范围
1 、多功能教室主要是利用多媒体工具进行课堂教学、观看影碟录像、举办大型会议和大型活动等。
2 、多媒体教室除进行公开课教学外,在有软、硬件的支持下,还可供各年级、各学科进行日常课堂教学。
二、纪律要求
1 、学生到多功能教室上课要严格按老师的要求排队有序进入,依次坐好,不得随意乱坐。
2 、未经教师准许,学生不得动用室内设施、物品,否则因使用不当造成设备、设施损坏的要追查当事人责任,并按价赔偿。
3 、严禁学生刻画、涂抹桌椅及其它设施,一经发现从重处罚。
4 、每节课后任课教师要检查物品情况并做好“使用记录表”,发现问题及时处理并报告管-理-员。
5 、多功能室的一切设施设备未经主管领导同意,任何人不得带出和外借。
三、卫生要求
1 、课前由任课教师(管-理-员)负责检查卫生情况;严禁师生在本室吃零食,丢垃圾。
2 、课后由任课教师(管-理-员)负责组织学生检查卫生情况,及时打扫卫生,清除各种垃圾。
3 、学校举行公开课、召开会议或其他大型活动由专职卫生人员打扫卫生、处理垃圾。
四、管-理-员职责
1 、管-理-员负责设备调试、技术协助和设施维护工作;并负责本室防盗、防火等安全工作。
2 、管-理-员每天要检查“使用登记表”,有情况及时调查、追究,并做好汇报工作。
3 、管-理-员要定期对设施设备进行维护,开展经常性的设备安全检测,力保设施设备正常运作。
4 、出现责任事故或设备损失,由当事人负责赔偿;若因管-理-员玩忽职守造成损失,由管-理-员负责赔偿所有损失。
5 、多功能会议室由总务处负责设备设施的管理维护,校办公室全权负责日常教学和会议室的使用管理。
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