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发货人员管理制度
发货管理制度
一 交运期限控制
1.凡遇下列情况之一者,仓管员应于一日前办妥“成品交运单”,并于一日内交运。
(1) 计划产品接获客户的“订单通知单”上的交货日期。
(2) 内销,合作外销订制品,依客户需要的日期。
2直接外销订制品缴库后,配合结关日期交运。
二 发货注意事项
1. 物料管理科接到“订货通知单”时,经办人员应依产品规格及订货通知单编号顺序列文件,内容不明确应实时反映部门确认。
2. 因客户业务需要,收货人非订购客户或收货地点非其经营所在地的,依下列规定办理:
(1) 经销商的订货,交货地点非其营业所在地,其“订货通知单”应经业务部主管核签方可办理闪运。
(2) 收货人非订购客户应有订购客户出具的收货指定通知始可办理交运。
(3) 物料管理科接获“订制(货)通知单”才能发货,但有指定交运日期的,依其指定日期交运。
(4) 订制品(计划品)在客户需要日期前缴库或“订货通知单”注明“不得提前交运“的,物料管理科若因库位问题需提前交运时,应先联络业务人员转知客户同意,且收到业务部门的出货通知后始得提前交运。若是紧急出货时,应由业务部主管通知物料管理科主管先予以交运,再补办出货通知手续。
(5) 未经办理缴库手续的成品不得交运,若需紧急交运时需于交运同时办理缴库手续。
(6) 订制品交运前,物料管理科如接到业务部门的暂缓出货通知时,应立即暂缓交运。紧急时可由业务部门主管先以电话通知物料管理科主管,但事后仍应立即补办手续。
(7) “成品交运单”填妥后,须于“订货通知单”上填注日期,“成品交运单”编号及数量等以了解交运情况,若已交毕结案则依流水号顺序整理归档。
三 承运车辆调派与控制
1. 物料管理科应指定人员负责承运车辆与发货人员的调派。
2. 物料管理科应于每日下午4时以前备妥第二天应交运的“成品交运单”,并通知承运公司调派车辆。
3. 如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址者,成品交运前,物料管理科应将预定抵达时间通知业务部门转告客户准备收货。
四 内销及直接外销的成品交运
1. 成品交运时,物料管理科应依“订制(货)通知单开立“成品交运单”,由业务部门开立发票,客户联发票核对无误后寄交客户,存根联与开剩的发票于2日前汇总送会计部门。
2. “订货通知单”上注明有预收款的,于开立“成品交运单”时,应于“预收款“栏内注明预收款金额及发票号码,分批交运的,其收款以最后一批交运时为原则,但” 订制(货)通知单“内有特殊规定的,按其规定进行。
3. 承运车辆入厂装载成品后,发货人及承运人应于“成品交运单”上签章,第一,第二联经送业务部门核对后,第一联,业务部门自存,第二联会计核对入账,第三,第四,第五联交由承运商于出货前核点无误后始得放行。经客户签收后,第三联送交运客户,第四,第五联交由承运商送回物料管理科,把第四联送回业务部依实际需要寄交指运客户,第五联承运商持回,据以申请运费,第六联,物料管理科自存。
五 客户自运
1. 客户要求自运时,物料管理科应先联络业务部门确认。
2. 成品装载后,承运人于“成品交运单“上签认,
六 直接外销的成品交运
1. 物料管理科应于结关前,将成品运抵指定的码头或货柜场以减少额外费用(如特检费,监视费等)。
2. 成品交运时,物料管理科应依“外销订货通知单”开立“成品交运单”,一式六联,第四,第五联,交由承运商送码头或货柜场的报关行签收后,第四联免送客户,仍存于物料管理科,第五联经报关行签收后由承运商人持回,据此申请费用。
3. 外销发票正联送业务部门收存,存根联与开剩的发票则于下个月2日前汇总送会计部。
4. 成品需于厂内装柜时应依下列规定办理:
(1) 物料管理科应于接到业务部门领柜通知书后,即联络货柜入厂装运。
(2)装柜时应依客户要求的装柜方式作业,装毕后货柜应以封条加封。
七,成品交运单的更正
“成品交运单”因交运内容更改或填单错误须更正时,依下列规定办理:
1.“内销交运单”的更正
(1) 尚未交运,开单人应于原单错误处更正,并加盖更正章,如果难以更正,则将原单各联加盖“本单作废”字样。重开“成品交运单”办理盗运,作废的“成品交运单”第一联留仓运科,其余各联依序装订成册送会计核对洊档,另开错误的发票则加盖“作废”章,存于原发票本。
(2) 已交运的:开单人员应立即开立“交运更正单(内销)”,第一,第二,第三联送业务部门核对后,第一联业务部存,第二联送会计科,第三联依实际需要转送交运客户,第四联寄指送客户,第五,第六联存于仓运科。
(3) 如发票已送客户,因错误而需重开者,应将新开发票连同““交运更正单”第四联送交业务部门转交客户,并需督促客户取回原开发票。
3. 外销成品交运单的更正
(1) 尚未交运:比照本条第一款第一项的规定办理。
(2) 已交运:经办人员应立即至交运人员的码头或货柜场办理“装箱单”等报关文件的更正,并立即开立“交运更正单”,其流程与发票的更正比照第一款的规定办理。
(3) “交运更正单”不得作为出厂凭证。
八 “成品交运单”签收回联的审核及追责
1.审核:物料管理科收到“成品交运单”签收回联有下列情况者,应立即附有关单据送业务部门转客户补签。
(1) 未盖“收货章“。
(2) “收货章“模糊不清难以辨认,或非公司名称全称。
(3) 其它用途章(公文专用章)充当公文章。
2.追责:物料管理科于每月10日前就上月份交运的签收回联尚未收回的,应立即追责,并依合同规定罚扣运费,同时应月底前收集齐全,依序装订成册送会计科核对存查。
九,运费审核
1.扔料管理科每月接获承运公司返回的“成品交运单”签收回联,“运费明细表“及发票存根,应于5日内审核完毕,送回会计科整理付款。
2.物料管理科审核运费时,应检视开单出厂及客户签收等日期,是否有踰期送达或违反合同规定,如有均依合同规定罚扣运费。
3.若“成品交运单”签收回联有异常者,除依规定办理外,其运费也应暂缓支付。
十 成品领用与发票逾月反应
1. 物料管理科收到领用部门开立的“成品领用单“经审核无误后,依其请领数量发货。
3. 业务部每月初时把上月已出货未开立发票的客户,条货(制)单,品名规格,数量,交运地点及原因与对策填立于“发票逾月未开立汇总表“,一式两联,一份业务部门存,一份送会计部据以核对。
仓库发货管理制度
少发:用户要5个同样产品,结果只发了3个。
漏发:用户要了5种不同的产品,结果只发了4种,
错发:用户要的A产品,结果给用户发了B产品。或地址等写错
换发:用户发回来换货的产品.
一,仓库出单员要对每笔订单所发快递,数量,种类进行核对,再交由打包员配货。打包员配好货后再由出单员清点货物,核对订单,确认无误后打包员再封包发货。
二,要特别注意货到付款的订单,避免出现无法收款,无法投递的情况。要对点过发货,但未有效确认货到付款的订单再次点发货。
三,所贴的防伪标志要正确,不要忘记张贴
四,赠品不要忘记
五,其他情况
指定的客服每个月统计错误情况,然后算清损失额(包括来回运费,给用户的赠品,补偿性的退款),减掉总额的三分之一,其余三分之二损失由仓管人员平分承担。
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