办公室人员的管理制度

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

办公室人员的管理制度

一、岗位规范

（一）从上班到下班

1、上班的时候

1.1 遵守上班时间。

1.2 做好工作前的准备。

1.3进入办公室必须着装整洁。

2、工作中

2.1 工作要做到有计划、有步骤、迅速踏实地进行。

2.2 遇有工作部署应立即行动。

2.3 工作中不扯闲话。

2.4不打私人电话，不从事与本职工作无关的私人事务。

2.5在办公室内保持安静，自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。不要在走廊内大声喧哗。

2.6爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。

2.7不得利用办公室会客、聚会。

2.8与公司其他各部门是平等的关系，需竭诚协作。

3、办公用品和文件的保管

3.1 办公用品和文件不得带回家,需要带走时必须得到许可。

3.2 文件保管不能自己随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中。

3.3 重要的记录、证据等文件必须保存到规定的期限。

3.4 处理完的文件,根据公司指定的文件号随时归档。

4、下班时

4.1 下班时，文件、文具、用纸等要整理，要收拾桌子，椅子归位。

4.2 考虑好第二天的任务,并记录在本子上。

4.3 关好门窗,检查处理火和电等安全事宜。

4.4 需要加班时,事先要得到通知。

（二）工作方法

1、接受指示时

1.1 接受上级指示时,要深刻领会意图。

1.2 虚心听别人说话。

1.3 听取指导时,作好记录。

1.4 疑点必须提问。

1.5指示重复的时候，首先从最高上司的指示开始实行。

2、实行时

2.1 充分理解工作的内容。

2.2 遵守上司指示的方法和顺序，或视工作的目的而定。

2.3 实行决定的方案时,需要别的部门的人协助时,要事先进行联络。

2.4 备齐必要的器具和材料。

2.5 工作经过和结果必须向上司报告。

2.6 工作到了期限不能完成时,要马上向上司报告,请求提示。

2.7 任务实施时,遇到疑问和上司商量。

2.8 检查被指示的工作内容和结果是不是一致。

3、报告时

3.1 工作完后,马上报告。

3.2总结要点。

3.3根据事实发表自己的意见。

3.4报告完毕后，注意此项工作的长期监督，以及不同时期的工作效果。

（三）日常工作

1、公司的文件、资料要分类别、分重点的整理归类，摆放整齐，使用时要做到提取方便、快捷。

2、注意公司资料的放置，禁止有意或无意向来访者透露公司机密。

3、保证工作环境的整洁，个人办公桌要保持整齐和干净，禁止随意存放私人物品。

4、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，降低消耗和办公费用。节约用水、用电，及其他办公用品，如笔、纸等。

5、办公室电话、打印机为工作之用，禁止打私人电话，或因私人需要使用打印机等设备。

6、做好上传下达的工作，来自各部门的信息要做到传达快速、准确。若因办公室人员的疏忽导致工作的停滞，处以重罚。

7、因公需要外出，需征得部门经理同意，并向同事交接待办事宜，禁止因个人原因造成工作的延误或停滞。

二、言规范

1、会话，亲切、诚恳、谦虚

1.1 语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。

1.2与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。

1.3不要随意打断别人的话。

1.4用谦虚态度倾听。

1.5重要事件要具体确定。

1.6在谈话中，针对来访者的身份，不可透露公司商业机密。

2、文明用语

2.1严禁说脏话、忌语。

2.2使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。

三、社交规范

1、接待来访微笑、热情、真诚、周全

1.1 接待来访热情周到，做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。

1.2 迎送来访，主动问好或话别。

1.3 来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”。要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址，或引导到要去的部门。

2、使用电话

2.1接电话时，要先说“您好”。

2.2使用电话应简洁明了

2.3禁止用电话聊天。

2.4使用他人办公室的电话要征得同意。

四、上网规定

1. 在工作时间不得在网上进行与工作无关的活动。

2. 不得利用国际互联网从事违法犯罪活动。

3. 不得利用互联网制作、复制、查阅违反宪法和法律、行政规定的以及不健康的信息。

4.存放在电脑中的公司资料、图片等，分类别归类整齐，以便于高效率的工作。

5、注意维护公司电脑网络的正常运行，电脑出现故障时及时与后勤联系，予以解决。

五、人际关系

1. 上下关系：尊重上级，不搞个-人-崇-拜，从人格上对待下级，营造相互信赖的工作气氛。

2. 同事关系：不对同事存有偏见，互相关心、互相帮助，营造“同欢乐，共追求”的氛围。

3. 尊重他人肯定、赞扬他人的长处和业绩，对他人短处和不足，进行忠告、鼓励，造成明快和睦的气氛。

4. 相互合作在意见和主张不一致时，应理解相互的立场，寻找能共同合作的方案。

5、虚心接受他人的意见。

6、不要解释和否定错误。

7、真诚地对待他人。对他人有意见应选择合适的时机和场合当面说清，不要背后乱发议论。

8、不要看他人的笑话，在公众场合出现他人有碍体面，有违公司规定的行为时应及时善意地提醒。

9 、对领导的决策和指示要坚决执行。有保留意见的，可择机反映，但在领导改变决策之前，不能消极应付。

10、不要胡乱评议领导、同事或下级，更不能恶语伤人。

11、到公司其他部门办公室提取所需材料或所需物品，需征得当事人同意，禁止随意私拿他人物品或资料。

办公室管理制度2015-05-15 23:15 | #2楼

第一章管理大纲

为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理细则。

第一条公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。

第二条公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

第三条公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。

第四条公司提倡全体员工努力学习业务知识和各种常识，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。

第五条公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。

第六条公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会 ; 公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。

第七条公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率 ; 提倡厉行节约，反对铺张浪费 ; 倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。

第八条员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。

第二章员工守则

一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。

二、维护公司声誉，保护公司利益。

三、服从领导，关心下属，团结互助。

四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。

五、不断学习，提高水平，精通业务。

六、积极进取，勇于开拓，求实创新。

第三章行政管理

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循，照章办事，制定制度。

文印管理规定

一、文印人员按公司规定按时打印公司相关文件。

二、公司禁止私自打印个人资料以及一切与公司无关的资料。如有违反，依据情节轻重给予罚款处理。

三、文印人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。对种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

电脑管理规定

一、办公室人员遵守公司的保密规定，输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。

二、办公室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息，为领导和有关部门决策提供信息资料。（采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。）

三、信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出公司。

四、办公室人员应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

五、严禁工作期间上网聊天、看电影、玩游戏等做各种与工作无关事。如有违犯，发现一次按迟到一次处理，执行迟到相关的罚款制度。

六、电脑室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否则，造成设备损坏的应照价赔偿。

办公用品领用规定

一、公司各部门所需的办公用，由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。

二、各部门专用的表格，由各部门制度格式，由办公室统一订制。

三、办公室用品用能用于办公，不得移作他用或私用。

四、所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。

五、购置日常办公用品或报销正常办公费用，由办公室主任审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。

电话使用规定

一、公司电话为办公配备，原则上只得用于办公。

二、禁止员工为私事打电话。违者除补交电话费外，给予罚款处理。确有急事者，应先请示部门领导同意，并按规定交相应电话费。

三、联系业务时应尽量控制通话时间，降低费用。

第四章人事管理

为了进一步完善人事管理制度，根据国家有关劳动人呈法规、政策及公司章程之规定，制定本制度。

员工的聘（雇）用管理

一、新进人员经公司录用开始上班日起，前三个月为试用考核期，经试用合格者将转正，享有公司的一切待遇。

二、考核期间业绩表现优良者，经主管核报后，可申请提前转正，但试用期不得低于两个月；若考核成绩太差，且无改进之意者，可予直接解聘。

三、须办手续

第一项：填写员工资料卡

第二项：缴履历表及身份证复印件一份，近照两张。

第三项：请领手册，并实施在职教育。

第四项：确认该之职务代理人。

四、新进人员自上班日起七天内为新人培训期，若无故离职者，不得向公司申请任何薪资及费用。

五、新人在考核试用期三个月内，以个人考核表现，通过后再予调整薪资。

六、七日内实施新人在职教育，熟练掌握公司管理制度及部门奖金条例，结束教育者必须签名，始即生效。

七、未经部门主管许可，未经请假手续而擅自不上班者，视同旷职，一日扣三日，二日扣六日，三日以上且无正当理由者予以开除。

员工的离职管理

一、若因工作环境不适或因其他个人因素而想自行离职者：

1 、在三个月试用期内提出离职，须提前 15 天以书面上报公司，否则以 15 天薪水相抵，补偿公司损失。

2 、到职满三个月以上，已转正后若须辞职者，须提前一个月以书面上报公司，否则以一个月薪水相抵，补偿公司损失。

3 、工作在一年以上的员工提出离职时，须提前一个月以书面上报公司核准，未经核准而自行离职者，自愿放弃上月薪资及任何工作奖金。

二、员工办理任何请辞时，须先行填写“书面辞职报告”，经核准后，方可离职。

三、员工在自动离职或请辞期间内，因职务交接不清，或手续不全而导致公司资金及财物上有所损失，须负赔偿责任，公司将依法解决。

四、已请辞员工在待退期间，若在公司表现恶劣，或影响公司其他人员或公然破坏公司制度者，可予以直接开除。

五、离职员工交接重点：

第一项：个人职责所属资产列报表，清点移交予接管人员。

第二项：原服务客户各项余额，资料档案及后续服务重点移交。

第三项：个人所负责之各项本册移交。

第四项：呈报手中未完成的客户单予会计查核。

注：员工办理离职手续完成后，到离职前，若取消去意仍可继续恢复工作。

六、员工无论到职时间长短，表现优异者，可直接升级或跳级。员工表现极差者，须实施在职教育，仍不合格者予以辞退。

七、员工的裁减或增加，须以部门业绩表现而改善，淘汰劣质员工，保留优质员工。

员工的辞退管理

公司对有下列行为之一者，给予辞退：

1 、一年内记过三次者；

2 、连续旷工三日或全年累记超过六日者；

3 、营私舞弊、挪用公-款、收受贿赂；

4 、工作疏忽，贻误要务、致使企业蒙受重大损失者；

5 、违抗命令或擅离职守，情节重大者；

6 、聚众罢工、怠工、造谣生事，破坏正常的工作与生产秩序者；

7 、仿效领导签字、盗用印信或涂改公司文件者；

8 、因破坏、窃取、毁弃、隐匿公司设施、资材制品及文书等行为，致使公司业务遭受损失者；

9 、品行不端、行为不简，屡劝不改者；

10 、擅自离职为其他单位工作者；

11 、违背国家法令或公司规章情节严重者；

12 、泄漏业务上的秘密情节严重者；

13 、办事不力、疏忽职守，且有具体事实情节重大者；

14 、精神或机能发生障碍，或身体虚弱、衰老、残废等经本公司认为不能再从事工作者，或因员工对所从事的工作，虽无过失，但不能胜任者；

15 、为个人利益伪造证件，冒领各项费用者；

16 、年终考核成绩不合格，经考察试用不合格者；

17 、因公司业务紧缩须减少一部分员工时；

18 、工作期间因受刑事处分而经法院判刑确定者；

19 、员工在试用期内经发现不符合录用条件者；

20 、由于其他类似原因或业务上之必要者。

员工请休假制度

一、公司全员请假必须事先申请，经批准后方可休假，并取消全勤奖。

二、非有重大事故，事假每月不得超过二天，扣除当日薪资（同时取消全勤奖）。

三、怀孕达五个月以上者，可适当照顾休息时间，但每月事假限定不得连续超过两天，特殊情况酌情另定。

四、一般事假应于两天前请妥（急事经核准则例外），请假时必须填妥假单及职务代理人签名。

五、请假未准而私自休假者，以旷工论处，每旷职一日扣除当日薪资外，并取消全勤奖。

六、公司上班时间内，非有重要事故，不得临时请假超过 2 小时以上，否则扣全日薪资。

七、请任何祸假皆须职业医生开具证明，并在 48 小时内回报公司，否则以事假论处。若因伤重住院或卧床无法行动， 2 日内公司皆全薪付给， 2 日后暂停正薪部分，并留职备核，待正常上班后开始恢复正常。

八、轻微病假可商请部门经理核准，经批准后方可休假。

九、凡在职员工有任何超出正常的休假，例假等公司的福利范围时，在请假超过 7 天以上时，皆必须签立《停薪留职条例》，连同请假单一同处理，否则即视同旷职论处，一律除名！

十、员工怀孕七个月后，可申请无给制之停薪留职，年资福利直接累进计算，不予扣除。

十一、公司会议不定期举行，一定会提前公告通知，全员参加。旷会按旷工论处，迟到按正常上班迟到条例处罚。

第五章考勤管理

考勤制度

一．总则

本考勤制度为确保公司进行有秩序的经营管理而制定；

二、考勤细则

1 ．出勤

1.1 工作时间：各部门职员须按以下时间出勤：

上班时间 8 ： 30 — 17:30 ，因季节变化需调整工作时间的，由公司另行通知。

1.2 签到：公司全体员工采取签到考勤。

1.3 外出：员工外出必须在“外出登记表”上登记，未登记的视为旷工一天处理。严禁代登记，如若发现，双方均按旷工违纪处理。

1.4 迟到：每天上午上班前签到考勤， 8 ： 30 以后算迟到， 30 分钟后（不包括 30 分钟）到公司的列为旷工半天，过半天未到的为旷工一天。特殊时间以公司通知为准。

1.5 早退：每天下午 17:30 下班时考勤后离开， 17:30 前无故离岗者或未签退者均视为早退，特殊原因需提前向部门经理说明。

2 ．请假：

2.1 员工若早上有事不能直接到公司，应在前一日向部门经理请假或在当日上午 8 ： 30 前用适当方法向部门经理请假，部门经理将未签到人员的情况在当日上午 9 ： 00 前报给公司，否则视为旷工处理。

2.2 员工当日上午请假的，需在 8 ： 30 前向部门负责人批准并进行请假登记，未在 8 ： 30 前登记者请假无效，拒绝电话请假，特殊原因需出示证明。

2.3 上班时间外出办事须填写“外出登记表”。超过规定上班时间到岗被视为迟到。

2.4 员工因公需出差时，在部门经理批准的情况下，登记考勤，否则视为旷工处理。

2.5 任何类别的请假都需填写“请假条”，经部门经理事前批准，并进行登记。如有紧急情况，不能事先请假的，应在两小时以内电话通知本部门经理，在上班当日补办手续，否则以旷工计。

3 ．请假、迟到、早退和旷工的处理

3.1 请假：未满一天者，以工作时间计算，请假时间在半天内的（包括半天）视为请假半天，超过半天的视为请假一天，按个人工资标准由财务核扣。

3.2 迟到：上班开始至 30 分钟之内未到者视为迟到； 30 分钟后（不包括 30 分钟）视为旷工处理。（由于公司考虑到可能有些员工住宿比较远，可能会出现偶尔堵车，因此每月允许迟到 3 次，但时间不能超过30 分钟，超出 3 次视为迟到处理）迟到考核 10 元 / 次。

3.3 早退：提前 30 分钟之内下班视为早退，提前 30 分钟以上下班视为旷工，按旷工一天处理。早退考核10 元 / 次。

3.4 旷工：按正常工资的两倍核算扣旷工工资。

4 ．公休

4.1 当月休假、请假一周以上者（含一周），当月考勤以实际出勤天数为准。

当月工资计算方法：

（月合计工资—全勤奖）÷当月天数×实际出勤天数

5 ．考勤统计

5.1 每月考勤时间：本月 1 号至本月 31 号

5.2 有以下情况之一者，扣除当月全勤奖：

①全月累计迟到 4 次者（包括 4 次）

②除公休外，请假 1 天者以上者（包括 1 天）

③月度旷工 1 次者（包括 1 次）

5.3 对考勤的记录办法由公司每月按本规定，结合系统考勤记录、部门的记录、每日考勤签到∕签退记录、每日外出登记记录等来进行制月度考勤表，并报财务处理；

公司卫生管理制度

为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。

一、卫生管理的范围为公司该部门办公室、门窗等办公场所及其设施的卫生。

二、卫生清理的标准是：门窗 ( 玻璃、窗台、窗棂 ) 上无浮尘 ; 地面无污物、污水、浮土 ; 四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘 ; 照明灯等无浮尘 ; 书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象 ; 办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢 ;桌椅摆放端正，各类座套干净整洁 ; 微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土。

三、卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生，由部门按小组轮流负责。具体实施参见各部值日表。

第六章奖惩制度

第一节 总则

第一条为严明纪律，奖惩分明，提高员工工作积极性，提高工作效率和经济效率，特制订本制度。

第二条对员工的奖惩实行以精神鼓励和思想教育为主、经济奖惩为辅的原则。

第三条本制度适于公司全体办公室员工。

第二节 处罚

员工有违反公司上文提到的行政管理、人事管理、考勤管理规定者，严格按相关规定给予相应处罚。

第三节 奖励

公司设立以下奖励方法：

1. 大会表扬；

2. 奖金奖励；