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如何做好员工离职管理
“铁打的营盘流水的兵”,员工离职是一种正常现场,但如果企业的离职率过高,那证明企业的管理还是存在一定问题的。员工的离职,尤其是核心员工的离职,可能会给企业带来一定的损失,如带走公司的客户资料,到同行业就职违反竞业协议,带走公司员工等。企业为了控制风险,有的为员工离职审批设置了重重障碍,有的变向克扣员工工资,有的甚至还运用阴谋诡计迫使员工离职,有的不按劳动合同法给予经济补偿金等,严重的双方还会对簿公堂,搞得两败俱伤。无论从员工的角度,还是从企业的角度,这些做法都是非常不可取的。我一直倡导和-谐信任管理,因此企业非常有必要做好离职员工的管理工作,做到“好合好散”。那么,企业应如何做好员工的离职管理工作呢?赵云阳老师建议如下:
本文转自: 涿州人才网 http://www.oh100.com
一、领导层要严于律己,宽以待人。据权威机构统计,员工离职因为直接主管的原因高达50%以上。“只许州官放火,不许百姓点灯”,这似乎已成为一种普遍现象。如果领导层,尤其是直接主管如处理事情不公平公正、带头破坏制度及流程、颠倒黑白是非、高高在上、心胸狭隘等,都会导致员工离职。“己所不欲,勿施于人”,正人先正己,要求员工做到的领导层首先要做到,否则就有可能导致员工离职,严重的还会导致管理上的被动,到时无论你有多么大的个人魅力,无论你有再高明的沟通技巧,一切都会徒劳无功。
二、关注员工思想动态,预防为主。人力资源部和直接主管要关注员工的思想动态,发现员工有离职的苗头,及时和员工沟通,做到有的放矢。员工经常请假、抱怨增多、不愿接受新工作、在招聘网站更新简历、工作风格与平常有一定的出入等都可能是员工离职前的表现,人力资源部和直接主管要定期或不定期和员工沟通,善于发现员工离职的一些现象,做到有效预防。有一个企业的人力资源部通过关注员工的微博,如发现员工有离职的现象,及时沟通,有针对做出对策,做到了有效预防,这种形式非常值得借鉴。
三、诚恳进行辞职面谈。对于提出辞职的员工,直接主管和人力资源部要进行辞职面谈。面谈的目的是尽可能挽留骨干、优秀员工;了解员工辞职的真正原因,促进企业管理改善,提高公司管理水平;消除误解或缓解不满情绪,维护公司职场口碑;为员工职业规划提出建议。接到员工的辞职申请,要第一时间响应,对去意已决、无法挽留的员工,要准许辞职,毕竟“强扭的瓜不甜”。面谈千万不能搞得太正式,态度要诚恳,把员工当朋友对待。我以前在企业上班的时候,辞职面谈要么是请离职员工喝一杯咖啡,要么是喝一杯茶,要么是请吃一顿饭,我会善意的指出其存在的问题,对职业发展提出自己的建议,有的还成为了很好的朋友,还有的离职后又回到了企业工作。
四、重视核心员工的竞业管理。对于关键岗位员工要签订竞业协议,对于公司的机密资料要加强保密工作。机密资料要有严格的保密措施,防止外泄。如掌握公司机密资料的员工离职,要给予一定的“脱密期”,离职后按竞业协议给予补偿,同时保持必要的联系。
五、做好员工离职原因分析工作。员工离职的原因一般为:薪资不满意、对领导不满意、人际关系不满意、业绩不达标、对绩效考核结果有意见、工作失误、个人原因等,人力资源部要对分门别类进行汇总整理,找到其中的规律,为人力资源政策、流程制度等方面提出改善建议,实现企业管理的不断完善。
六、人性化办理离职手续。企业要按照国家相关法律法规办理离职手续,不要以种种理)变向克扣或拖着不发工资。要召开离职欢送会,对离职员工的优点要予以表扬,曾经的误会要予以消除,对其前景表示祝福。毕竟曾经也是一家人,好合好散最重要。人力资源部要注意保留好相关书面证据,防止发生劳资纠纷风险,如员工辞职申请表、终止劳动合同书、离职通知书、考勤表等。
七、对离职员工进行管理。人力资源部要对离职员工资料进行整理归档,定期与离职员工联络,尤其是关键岗位或中高层管-理-员工,告知公司的发展状况及发展前景。还可邀请老员工参加公司的年会,让其感受到公司对离职员工的关心。我原来在外企工作时,由于重视了对离职员工的管理,有的离职员工在外面历练后又回到了企业,并且相当稳定,有的为企业介绍了优秀人才,充实了公司人才库。
总之,企业要做好离职员工的管理工作,要以预防为主,做到有的放矢。同时,建立规范的制度及流程,倡导和-谐信任管理,方能从根本上做好员工的离职管理工作,否则就可能造成管理上的被动。
如何做好员工离职面谈沟通
员工离职一般是两种情形,一是员工主动离职,其二是公司主动辞退。对于HR经理而言,处理员工离职是件不轻松的事情。而处理好员工离职的面谈管理,在HR的工作中既要注意方式,也不能疏虞细节。那么,在实际工作中如何处理好这两类离职的员工的沟通工作呢?
首先,我们先谈主动离职员工的沟通面谈管理工作。
一般而言,员工提出离职不外乎三个方面,即来自外部因素的干扰,比如受社会价值观趋势的影响、交通环境的影响及更好的工作机会等原因;二是受企业组织内部因素的影响,比如薪资福利不佳、不满上司领导风格、缺乏升迁发展机会、工作负荷过重压力大、不受重视无法发挥才能等;三是来自个人因素,比如家庭原因、人格特质、职业属性以及个人成就动机因素。
出现上述的情况,都可能产生员工离职的事情发生。当员工一旦确定要离开公司,除了依照公司标准化的离职作业程序,包括填写离职单、离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品移交、监督交接、人员退保、离职生效、资料存档到整合离职原因的一系列程序之外,离职面谈是相当重要的一环。
行之有效的离职面谈,可以帮助HR了解到员工离职的真正动因,帮助公司改进制度、管理、绩效等方面可能存在的不足,甚至及时留下那些并非不可抗力导致离职的核心员工。员工离职对组织会造成很多影响,一旦离职的事实发生双方也都应以开阔的胸襟坦然面对,共同找出问题症结。即使公司与员工双方无法再继续共事下去,也不应有产生伤害对方的情形发生。由于离职者的心态多半是对公司产生不满,一旦离开后可能会有诋毁公司的情形发生,对于企业形象会有很大的影响,因此做好离职管理可以预防很多不利于公司的行为发生。
HR经理如何做好离职员工的面谈工作呢?可以从以下方面入手:
一、 面谈前的准备工作。
不要让面谈处于压抑的环境空间中,因此面谈的地点应该选择在轻松、明亮的空间里进行,包括准备有助于舒缓气氛,缓解情绪的饮料。面谈时间最好控制在20-40分钟之间。过短显得仓促,不宜于做深入的沟通,同时也可能让员工产生不被尊重的感觉;过长,可能会出现冷场的尴尬气氛。另外,离职者的个人基本资料、离职申请书、以往考核纪录表也应妥善准备,以正确掌握离职真正原因,这也可让离职者感受到面谈者对于当事人的重视程度而非衍了事。
二、 面谈当中的沟通技巧
员工在离职的情况下,心态通常容易走两种极端,一是满不在乎,对沟通不予以配合,敷衍了事;二是抱怨颇多,甚至出现一些情绪化的语言。所以,在沟通过程中,应该卸去彼此对立的立场与身份,建立彼此对等互信的关系,才能让沟通在适宜的气氛下进行,并获得有价值的信息,HR可以给员工倒杯茶水,以营造轻松的环境。在面谈的过程当中,应随时察言观色,设法将自己的立场与被面谈者站在同一阵线,专注倾听其所抱怨的人或事,HR的角色应该是多听少说,适当的提出问题即可。当被面谈者产生防卫的情形,应该要及时的关心他的感受,不要唐突地介入问题,更不可做任何的承诺,最重要的是要将面谈重点记录下来,便于之后的分析整理工作。善于倾听,在沟通过程中更为重要。
三、 面谈之后的处置
面谈结束之后,应将面谈纪录汇整,针对内容分析整理出离职真正原因,并且提出改善建议以防范类似原因再度发生。
其次是关于与被解聘员工的面谈沟通。
裁员,对于工作的执行者HR而言,是件有些痛苦的事情。这种看来缺乏人情味不讨好的工作,却更需要注重细节,尽可能地有效处理,既能够不影响公司的正常生产管理,又不使被裁员工产生消极负面的影响。因为公司裁员或者解聘而产生的离职面谈工作需要注意以下细节:
一、 最好不要提交员工的表现
过多谈及员工优秀,而现实是被裁被辞退这会让员工很压抑与不满;而言及员工工作如何不行,又容易使员工产生挫败感,所以,沟通中最好不要提起是因为员工表现的原因。特别那些与员工表现无关的裁员,只需强调基于经济不景(或公司并购,或结构调整)的客观原因才裁员,请员工不要怀疑自己的能力和表现,帮助他们正面面对;即使是因表现不好,也不要在这时候打击他,尽量宽容地说,不是你不行,而是这岗位不适合你而已。
二、 不要过分保持立场化身份去辩解
员工这个时候恐怕最不愿意听到的是HR告诉他,这个裁员(辞退)决定是如何正确与伟大,过多谈及此容易引起争辩,产生很糟糕的结局,即伤了个人之间的和气,又不利于员工离职后对公司可能带来的口碑与评价。
三、 不要过多安慰
这个时候的安慰,可能更多的是让他产生是风凉话的误会。安慰适度不宜过度。
四、 不要做任何额外的承诺
即便你想给予他更多的帮助,也不要在这样的场合下给予任何形式的承诺。更不要以公司的名义私自进行承诺,一旦日后无法兑现,麻烦会更大。这个时候承诺成了空头支票,会让人觉得上当受骗,以及对公司及HR产生不信任。
五、 不要说个人的看法
记住,你是代表公司与员工在沟通,诸如“我认为你很优秀,这次裁员(辞退)不妥”等这样的话,即便你是处于安慰的好意,也切记不能说。这容易让员工心存留下来的幻想,难以坦然接受辞退的决定,甚至与你产生纠缠;
六、 不要提及其他员工
不要告诉他,谁也在此次辞退(裁员)之列,以此希望他找到平衡与坦然接受是不可取的,如果裁员(辞退)计划不是公开性质的,这样的结果可能导致公司内部流言四起,影响军心。
最后,这类辞退裁员的沟通面谈时间,最好控制在10-20分钟之内。把辞退的原因与决定告之清楚,即可结束沟通面谈,时间过长,反而更加影响对方的情绪。当然,个别特例,另当别论。
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