失业人员档案管理制度

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失业人员档案管理制度

为做好失业职工和社会失业人员委托保管个人就业档案的管理工作，逐步实现劳动者个人就业档案管理工作的标准化、规范化和科学化，根据职工人事档案管理工作的有关规定，结合本单位实际工作需要制定本规定。

失业人员档案管理制度

第一章总则

第一条做好失业职工和社会失业人员个人就业档案管理规定工作的总体要求是：确保委托保管人就业档案的完整性和安全性，维护委托保管人员的合法利益。按照妥善保管与科学利用相结合的原则，为相关单位和劳动者科学利用个人档案提供高效服务。

第二章归档

第二条个人就业档案包括：应聘表、面试及面试结果表、个人简历、员工档案表、身份证复印件、学历或资格证书等证书复印件、劳动合同、异动纪录、升迁纪录、奖惩纪录、物品领用纪录、个人申请材料、员工考核动态及结果、薪酬变动情况和等。除身份证、学历等证书用复印件外，其余材料均应用原件归档。

第三条个人就业档案归档时，要对所有归档文件材料进行认真鉴别、全面清理和如实登记造册。并按照档案资料管理的质量要求，进行规范装订，统一编号，确保资料齐全、完整、准确、系统，便于长久保存。

第四条接收转交个人就业档案材料时，要在档案交接登记表上认真做好交接登记，标明交接时间，并经交接双方签字认可。

第三章保管

第五条个人就业档案实行集中统一管理原则，档案柜要保持清洁，档案资料要按序排列，案卷摆放整齐，随时注意锁好档案柜门，按防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防强光、防高温、防污染等“九防”要求做好安全防护工作。

第六条个人就业档案保管实行专人负责制度。保管人员要定期或不定期做好个人就业档案的日常检查和安全防范工作。

检查的内容包括：查看就业档案有无霉烂、虫蛀，就业档案保管的环境门窗是否完好，保管柜箱是否锁好，有无其他存放错误等等。

对破损、褪变的档案，应及时进行修裱和复制。

第七条档案管理人员要增强档案安全保护意识，严守档案管理纪律，日常通信、谈话及非工作需要不得随意谈论个人档案内容，不得随意将个人就业档案及相关材料带出档案室或擅自带到公共场合。

第四章转移和借阅

第八条需要转移个人就业档案时应遵循下列程序：

1、取出需要转移的个人就业档案；

2、填写《个人就业档案转移单》并报分管领导审批；

3、在《个人就业档案转移单》相关栏目内标明转移方向和转移时间；，

4、在原《就业档案资料登记表》上登记相关信息，并注销档案； 5、按发文要求包装、密封、登记并完善手续。

第八条转移个人就业档案，一般通过邮寄或专人转递，非特殊情况并经领导签字批准，不能交本人自带。

第九条建立档案查阅登记簿，严格履行查阅、借阅手续。外单位人员查阅或借用档案，须持单位介绍信，并填写，《个人就业档案查阅、借阅报告单》，并经本单位领导批准。

第十条借阅档案时间一般不超过三天，借出的档案应完整归还，并在《档案查阅、借阅报告单上》做好登记。

第十一条查阅档案只能查阅指定的档案内容，不准私自摘录、复印、转借，不准拆散、勾划、涂改档案。需复制、抄录档案的，必须经导批准。

第十二条非管理档案的工作人员，未经规定借阅程序，不得随意翻阅个人就业档案。

第五章销毁

第十三条遇个人就业档案委托保管人死亡等情况，经鉴定已无保存价值的档案，要集中保管。达到销毁年限后经过批准后编造销毁清册，方可以进行销毁。需要销毁的档案必须化为纸浆或焚毁，不得出卖或作他用。

第十四条销毁档案时要指定二人负责监销，防止档案遗失或泄密。监销人员在销毁清册上签字。

第六章管理人员

第十五条档案管理人员必须严格执行档案工作的各项规章制度，勤奋努力，全面掌握档案的情况和数量。

第十六条档案管理人员要做好档案的科学系统排列，妥善管理好保存设备，经常检查案卷存放情况，发现问题，及时纠正和反映。

第十七条档案管理人员要严格遵守保密制度，认真做好档案室的安全防护和清洁卫生，做到无灰尘、无垃圾、无蜘蛛网。

第十八条转移或借阅档案时要仔细检查核对，做到准确无误。

第十九条档案管理人员要忠于职守，防止因工作疏忽造成个人档案丢失等现象发生。

第二十条不在档案文件上乱写乱画。

第二十一条要在档案室配备档案资料登记表、档案借阅单、外借登记表、档案销毁清册、档案注销登记表、档案转移登记表等台帐。

第七章责任

第二十二条人为因素造成档案丢失、损毁的，追究相关人员的个人责任，并视具体情况给予通报批评、行政记过处分和经济外罚。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

失业人员档案管理办法2015-05-14 20:38 | #2楼

第一章总则

第一条为规范和加强失业人员档案管理，有效保护和利用失业人员档案，维护失业人员的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》等法律法规，结合本市实际，制定本办法（试行）（以下简称办法）。

第二条本办法所称失业人员是指：因企业破产、关闭、合并、转产等原因而失业的人员，因解除或终止劳动合同而转入失业的人员，在法定劳动年龄内、具有劳动能力、有就业愿望而未就业的人员。

第三条本办法所称档案管理包括档案的接收、转递、保管、销毁、利用以及法律法规规定的其它内容。

第二章失业人员档案管理机构及职责

第四条失业人员档案管理工作在档案行政管理部门监督指导下，由淄博市劳动就业服务机构具体负责实施。未经批准，其它任何单位和个人不得从事失业人员档案管理工作。

第五条失业人员档案管理实行分级管理、各负其责的办法。市劳动就业服务机构负责驻淄中央、省属企业和市属企业失业人员的档案管理；区县劳动就业服务机构负责本行政辖区内所属企业失业人员的档案管理；其他失业人员的档案管理可由其本人自主选择管理机构。

第六条劳动就业服务机构对失业人员档案管理具有以下主要职责：

1、接收、整理、鉴定、保管、转递失业人员档案；

2、出具失业人员身份认定、学历学位、政审等相关证明；

3、经批准按规定为有关部门提供失业人员档案利用；

4、维护失业人员档案的完整与安全，做好保密和保护工作；

5、补充、完善失业期间产生的有关档案材料；

6、为失业人员提供劳动政策咨询、集体户的落户、社会保险的缴纳、退休手续的办理等服务。

第七条档案管理人员应具备专业知识、持证上岗，忠于职守，遵守职业道德，定期参加档案业务知识培训。

第三章失业人员档案的接收与转递

第八条失业人员档案应包括以下材料：

1、履历材料；

2、自传材料；

3、鉴定、考核、考察材料；

4、学历材料、专业技术职务和岗位技能材料；

5、政审材料；

6、参加党派、群众团体材料；

7、奖励材料；

8、处分材料；

9、劳动合同、招生、招工、入伍、调动、聘用、任免、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国等材料；

10、按规定应归档的其他材料。

第九条用人单位与职工解除或终止劳动合同后，应于次月将经过失业保险经办机构确认失业保险待遇资格后的密封档案及有关材料，按照本企业的隶属关系，送达有管辖权的劳动就业服务机构。对档案最早记载出生年月与身份证出生年月不一致的要特别注明。

第十条大中专毕业生、技校毕业生在毕业后一年内未就业的，本人应将其密封档案及本人身份证复印件，送达户籍所在地劳动就业服务机构或相应人才服务机构。

第十一条送达的档案材料须经系统整理、编目，完整齐全，符合档案整理国家标准。

第十二条失业人员档案转递时，应由单位派专人送达，不得由失业人员本人自带转递。

第十三条劳动就业服务机构接收档案时，应进行核对登记，经审查无误后办理接收手续。

第十四条失业人员就业时，用人单位（指具备档案管理资格的单位）凭失业人员招工登记表、劳动合同、档案委托代理合同，按照档案管理规定办理档案移交手续。

第十五条失业人员因升学、入伍等，需转递档案的，须凭升学、入伍等有效证明提取。

第十六条失业人员到达法定退休年龄，符合享受养老保险待遇的，由劳动就业服务机构负责为其申办退休手续并按规定办理档案移交。

第四章失业人员档案保管及销毁

第十七条对失业人员档案管理，应依据有关标准，进行科学分类，有序排列，统一编号，并依次登记案卷目录，建立台帐。

第十八条失业人员档案管理机构，应建立专用的档案库，配备铁质档案柜，落实防火、防水、防霉、防尘、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施，应用先进档案保护技术，延长档案保存寿命。

第十九条实施失业人员档案管理，应使用劳动“99”三版软件，逐步实现档案管理的规范化、科学化、现代化。

第二十条经鉴定确需销毁的档案材料，应编制销毁清册，经主管档案工作的负责人批准，报同级档案部门备案，按规定程序予以销毁。

第二十一条失业人员死亡的，其档案保存5年后，按管理权限移交有关国家综合档案馆寄存，代为保管档案，对其中曾有一定社会声望的，其档案应按规定向有关国家档案馆移交。

第五章失业人员档案利用

第二十二条用人单位查阅失业人员档案时，其单位工作人员须持本人身份证件和加盖单位公章的介绍信，到劳动就业服务机构档案查阅室查阅。

第二十三条任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。若失业人员认为自己的档案最早记载出生年月与身份证出生年月不一致，可持本人身份证到档案存放处的劳动就业服务机构查询。

第二十四条失业人员档案原则上不借出查阅。确需借出的，借用单位应事先提交报告，说明借出理由和归还日期，经主管档案工作的负责人批准同意后，可办理借出登记手续。

第二十五条查阅档案应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。借出的档案应及时归还。

第六章法律责任

第二十六条用人单位与职工解除劳动合同后，没有按规定移交失业人员档案而导致档案损坏或丢失造成损失的，由用人单位负责赔偿损失。

第二十七条因失业人员擅自存放本人档案或在档案借出期间故意涂改、抽取、撤换、编造有关资料，造成档案资料不真实的，按照有关规定，对直接责任人给予行政处分或行政处罚。

第二十八条劳动就业服务机构在档案保管期间，因档案管理人员玩忽职守造成损失的，视情节轻重，给予相应的行政处分，并赔偿损失。

第二十九条严禁任何单位和个人私自保存失业人员档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，由档案行政管理部门依法处理。

第七章附则

第三十条按照山东省劳动和社会保障厅、山东省财政厅联合下发的鲁劳社[2001]57号文件规定，失业人员在领取失业金期间免缴档案代存费。领取失业金期满后，按照淄博市物价局淄价字[1996]94号文件规定收取档案代存费。

第三十一条本办法自2015年5月1日起实施。

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