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员工活动经费管理制度
员工部门活动费管理制度
一、总则
1.目的:为增强员工对企业的认同感与归属感，培养员工的责任感和荣誉感，促进各部门员工间的合作与沟通，在公司内营造一种团结、和-谐的工作氛围，特制定本制度。
2.范围:活动经费用于部门人员聚餐/郊游/茶话会及其它有益团队建设和组织健康发展方面的各项费用开支。
3.权责:
（1）行政人事中心负责部门活动经费总体规划、执行效果评估和实施 有效性稽查；
（2）各部门负责人负责本部门活动规划安排及所需费用的申请； （3）财务部负责部门活动经费的支出、报销及费用管控。 二、活动原则及方式
1.为提升团队凝聚力，公司鼓励多举办部门活动。活动举办要求有主题，由专人负责记录、跟进，尽量减少单一聚餐式活动。
2.部门级内部活动、跨部门活动可自行组织，如有必要可由行政人事中心予以适当协助。
3.跨部门活动人数超过80人（含80人）的，由行政人事中心负责活动的组织统筹安排，各部门助理予以协助配合。
三、活动经费申请及规范流程
1.活动经费享有人员资格条件：以每月初编制内在册员工（不含岗位固定临时工）人数为准，由行政人事中心根据各部门每月实际在职人数核定该部门当月的活动经费额度。
2.经费标准:部门经理（含）以上人员每人每月费用标准为150元,各 部门职员每人每月费用标准为100元，此项费用由集团支出，并由财务部建立专项费用管理。部门活动经费由部门负责人进行支配和管理。 3.活动流程：活动开展前两星期，活动组织部门填写《员工活动费用申请表》（详见附件1），经部门负责人、分管副总签批后交行政人事中心审核备案，行政人事中心将根据活动的策划预算情况给出意见，交财务部审核，再呈报副总裁审批，审批通过的活动予以执行（申请额度超过部门最高使用限额时，将退回申请并予以修改）。跨部门活动可指定其一部门作为组织方执行。
四、活动经费的使用及报销 1.经费的使用：
（1）各部门负责人负责活动费用的管理、预算、支出统计工作。 （2）行政人事中心定期公布员工活动费用的支出情况，以便于各部门做好下次活动的开展计划。
（3）员工活动费只限于公司集体活动、跨部门活动、部门内部活动使用，活动项目必须健康积极，除此以外其他活动费不属于员工活动预算经费支出范围，且该经费不得领取现金发放。
（4）员工活动为半年考核制。原则上每半年内各部门必须组织2-3次活动，行政人事中心会根据各部门活动的组织情况，对下半年的员工活动费用预算进行调整。对于半年内未组织活动的部门，其部门半年内的活动经费将自动清零，不再累计到下半年部门活动经费中。
2.费用的报销
（1）各部门组织的活动需有活动主题，并配有相关的活动图片及软文。 （2）员工活动费用的报销，由活动组织人负责。报销时须提供正式发票，填写《费用报销单》，经部门负责人签批后连同活动图片、软文交行政人事中心审核，再呈报财务部，财务部审核通过的予以报销。
（3）对于活动组织部门未提供活动图片、软文资料的报销费用，行政人事中心将不予审核，财务部不予以报销。
五、收集活动反馈意见
1.参与活动各部门的负责人，填写《员工活动意见反馈表》（详见附件2），将员工的建议或意见统一汇总，交行政人事中心统计并归档，可作为下次活动开展的借鉴。
2.为了增进公司领导与员工间的和-谐关系，鼓励高管、部门负责人参于各部门员工活动，以此增强相互间的沟通。
六、附则
1.特别说明: 各部门活动经费仅作为职员在职期间的一项福利,其使用及所有权隶属于部门,但不属于任何个人,职员一旦离职,其个人此项福利自动终止。
2.行政人事中心不定期对各部门的活动经费使用情况进行稽查,对违反有关使用规定的部门主管或责任人给予行政纪律处分。
3.本制度经董事长核准后公布实施，最终解释权归行政人事中心。
公司中心/部门活动经费管理规定
一、目的。为规范公司内部各中心/部门活动经费的管理及使用，适应公司文化建设工作发展的需要，增强公司团队凝聚力，进一步管好、用好活动经费，切实发挥活动经费的作用，特制定本管理规定。
二、适用范围。公司各中心/部门。
三、活动经费核算时间及标准
（一）每年1月初核算当年1月—6月（上半年）各中心/部门的活动经费；每年7月初核算当年7月—12月（下半年）各中心/部门的活动经费。
（二）活动经费标准为：1000元/人/年。即500元/人/半年，且员工在上半年内只能以500元/人/半年的标准开展活动，上半年不得预支下半年的活动经费，但上半年剩余的经费可留到下半年使用。
（三）人力行政中心每半年将根据各中心/部门人数对活动经费进行核算，若中心/部门内部人员有增减，则按照每半年内部门实际人数核算活动经费。 如：A部门有10名员工，则该部门上半年活动经费为500元/人/半年×10人=5000元/半年；若该部门下半年人数为8人，则其下半年活动经费为500元/人/半年×8人=4000元。A部门全年活动可支配经费为5000元+4000元=9000元。
（四）经费的使用方法：由主办者先自行垫付或向公司借款作为活动费，在活动结束后5个工作日内（遇节假日可顺延），将活动费用报销凭据及发票递交至公司进行报销。
（五）活动费用超支部分由中心/部门或个人自行承担，剩余部分可逐年累计。
（六）每次活动开展后人力行政中心需对各中心/部门当期开展活动情况及费用总开支进行统计汇总，制作当期活动开展统计表格。并于年底制作《公司年度各中心/部门活动开展情况汇总表》及撰写分析报告。
四、使用原则
（一）中心/部门自主支配原则。由各中心/部门经理（负责人）支配和管理本中心/部门活动经费，活动经费使用情况不对本中心或中心/部门公布，仅对公司负责。各中心/部门经理（负责人）应本着公平、公正原则对本中心/部门活动经费进行合理分配和使用，可将经费作为奖励分配给其中的一个部门或几个部门，亦可奖励予个人或可用于非部门等有意义的事宜，如进行慈善或公益活动。奖励形式以物质奖励为主，不得以现金发放形式进行奖励。经费开支应合理、节约，切勿铺张浪费。
（二）经费分配及使用形式多样化原则。活动经费使用方式可由各中心/部门根据实际情况自行决定，活动形式不限，活动前需明确每次活动的主题及内容，尽量实现活动形式多样化，多以文化学习、文体活动等有益于员工身心健康的方式为主，尽可能减少“一活动，就聚餐”的情况。使活动更具有加深中心/部门成员情感、增强团队凝聚力的意义。
注：1.多个独立中心/部门可跨部门与其他中心/部门共同开展联谊活动，公司亦倡导这种活动方式。
2.各中心/部门组织开展活动时请选择安全性高的项目，在开展户外活动时务必注意员工的人身安全。切勿从事违法犯罪活动，否则后果自负。
（三）每半年内务必举办1次中心/部门整体的活动，即全年内须举办2次中心/部门的整体活动。全员均须参加中心/部门内举办的整体活动，中心/部门经理（负责人）应确保活动参与出勤率达100%，特殊情况除外。
（四）每次各中心/部门内部整体活动或跨部门联谊等规模相对较大的活动开展前，需由指定人员提前3日填报《活动开展报备单》（模板详见附件），并提交至人力行政中心备案。
（五）人力行政中心有义务积极协助、配合各中心/部门经理组织开展活动。
五、活动报备流程
（一）整体活动及跨部门联谊活动报备流程
1.活动前：确定活动主题及内容→于活动开展前3个工作日填报《活动开展报备单》（详见附件）→交部门负责人签字→提交至人力行政中心备案。
2.活动后：于5个工作日内将报销有效单据交人力行政中心进行记录核准→办理报销手续。
（二）中心/部门内部小范围活动流程
活动后：于5个工作日内将有效报销单据及《部门内部活动表单》（详见附件）交人力行政中心进行记录核准→办理报销手续并附《部门内部活动表单》（详见附件）。
六、活动情况统计
人力行政中心负责各中心/部门的活动开展及费用使用情况统计，并建立公司全年活动开展记录档案。活动开展统计分为平时活动统计及全年汇总统计两种类型。
（一）平时活动统计
人力行政中心将根据各中心/部门平时活动开展情况及提交的《中心/部门内部活动报备单》以月度为单位分别对各中心/部门所开展的活动及费用金额进行统计，以此作为年度汇总的数理依据。
（二）全年活动汇总统计
12月底人力行政中心对各中心/部门全年开展的活动及费用进行统计汇总→制作《公司年度活动开展情况汇总表》（详见附件）→由人力行政中心撰写公司全年活动开展情况分析报告→报总经理审阅。
七、经费管理负责人
（一）总经办：负责采购部及技术研究部的活动经费管理
（二）营销中心：中心副总
（三）财务中心：中心经理
（四）制造中心：中心经理
（五）品管中心：中心经理
（六）人力行政中心：中心经理
（七）研发中心如下：
1.研发一部及项目管理1部：研发一部经理
2.研发二部及项目管理2部：研发二部经理
3.研发三部：研发三部经理
4.技术服务部LAYOUT：LAYOUT主管
5.技术服务部UI: UI主管
6.设计验证组：设计验证组主管
注：每年UI、LAYOUT及设计验证组务必分别与研发一部、研发二部、研发三部共同开展一次联谊活动。
八、本规定自2011年3月起实施。前期颁布的有关文件规定内容与本规定不一致的，以本规定为准。今后如有新规定出台，按新规定执行。
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