整理员工人事档案的方法_员工人事档案管理制度

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　　人力资源档案工作是人力资源管理工作的重要内容，是书院规范化建设和科学发展的基础性工作。在整理员工的人事档案上，需要注意哪些方法呢?下面是小编整理的整理员工人事档案的方法，欢迎阅读!

整理员工人事档案的方法_员工人事档案管理制度

　　整理员工人事档案的方法(一)

　　第一章总则

　　第一条为了提高书院人力资源档案管理水平，有效地保护和利用好档案，更好地为我院各项工作服务，结合我院实际，参照档案管理的基本要求，特制定本规定。

　　第二条书院员工人力资源档案由人力资源处集中保管。其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料;办理档案的查询、借用;探索建立适合书院院情的人力资源档案管理和使用办法。不断研究档案工作情况，逐步实现人力资源档案管理的规范化。

　　第三条学习、贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我院的实际情况，制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、指导、监督、检查和执行。

　　第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，确保档案的完整、安全。

　　第二章人事档案归档范围和要求

　　第五条归档范围

　　(一)考试录用形成的有关材料：如应聘人员考核登记表、应聘考试材料、入职报到表、合同书等。

　　(二)在人力资源工作中形成的履历表、简历表和属于自传性质的材料:如学历、教师资格、职称证明书及相关证件复印件等。

　　(三)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料：如年度考核材料，民主评议的综合材料，组织审定的考察材料等。

　　(四)认定、评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任、认定专业技术职务审批表及考核材料、有关证书等。

　　(五)党、团组织建设工作中形成的有关材料：如中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;民主评议党员材料等;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表等材料;加入民主党派的有关材料等。

　　(六)表彰奖励活动中形成的有关材料：如评选、嘉奖、通报表扬先进工作者等形成的表彰材料。

　　(七)定职、定级材料。

　　(八)办理工资、待遇等工作中形成的材料：如转正定级、各种工资变动，提职晋级和奖励工资等材料;解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

　　(九)参加院内外有关培训进修等的有关材料。

　　(十)健康检查的有关材料：新录用人员体检表等有关反映身体健康情况的材料。

　　(十一)、辞退材料、辞职审批材料等其它起重要依据作用的材料。

　　(十二)、其他有鉴定性、结论性的材料等。

　　第六条收集方法

　　(一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩的材料，充实档案的内容。

　　(二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

　　(三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

　　(四)人力资源处要严格执行上级有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

　　第七条归档要求

　　(一)收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。

　　(二)不属于归档范围的材料，不得擅自归档。凡销毁材料，必须详细登记，经人力资源处负责人检查，并报请书院主管负责人审查批准。

　　(三)归档的材料必须是办理完毕的正式材料。聘用录取时的有关个人的证明材料没有原件可用复印件，在院内工作时形成的材料要用原件，一般不得用复印件代替原件存档。材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重复材料。

　　(四)凡规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。

　　(五)员工人事档案材料的载体，使用A4规格的办公用纸，文字须是打印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

　　(六)各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。

　　第三章人事档案工作岗位职责

　　第八条档案管理

　　档案管理实行专人责任制，对档案实行严格安全管理。由人力资源处档案专管员负责保管与整理。

　　第九条负责人力资源处工作的部门领导职责

　　(一)、组织本部门人员学习档案法规，认真执行集团公司、书院员工人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。

　　(二)、与书院各部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督指导、检查工作，保证归档档案质量。

　　(三)、带头落实书院人事档案管理的规章制度，不断推进书院人事档案管理工作的规范化、实用化。

　　(四)、与书院发展同步，不断创新人力资源档案建设，为书院建好人才资源库。

　　(五)、关心和支持档案管理人员的工作，明确具体要求，帮助其解决工作中的实际困难，不断提高档案管理水平。

　　(六)、做好与档案建设与管理相关的其他工作。

　　第十条人事档案管理人员的职责

　　(一)、自觉执行上级有关人事档案工作的安全保密规定，严格遵守安全保密制度，确保员工人事档案的安全保密。

　　(二)、认真执行上级关于人事档案工作的政策和法规，制定和不断完善本书院员工人事档案工作的各项管理制度。

　　(三)、做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用等工作。

　　(四)、认真执行员工档案归档的各项规定，自觉坚持平时立卷，做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整准确。

　　(五)、归档材料做到案卷目录填写清楚，并做到归档材料合适清楚，准确无误。

　　(六)、积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识，不断提高档案管理工作水平。

　　(七)、做好员工人事档案的统计工作。做到档案类别、数量清楚。

　　(八)、始终保持档案室、柜、盒的.整洁、完好。

　　第十一条档案整理工作规定

　　(一)、在整理档案时严禁吸烟，以确保档案安全。

　　(二)、不得私自涂改、抽取或伪造档案。

　　(三)、不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导批准后按情况分别予以处理。

　　(四)、在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。

　　(五)、加强档案管理，提高档案的保存价值。做到每月归档材料一次。每学期整理档案一次，每学年整理统计一次。按在职和离职员工分类有序彻底整理存放。不得存在有档案未整理的现象。

　　(六)、做到档案总目录及编号与员工档案实际存放相一致。

　　第四章员工人事档案的使用规定

　　第十二条借阅规定

　　档案查阅原则上实行对上级公开查询，对下级以人力资源处主任签字为准，方可查阅。

　　(一)凡因需要查阅人事档案的，要经过书院人力资源处负责人批准后，方可查阅。

　　(二)查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。

　　1 、查阅人员填写好《查阅员工档案审批表》及登记表。

　　2 、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定，不准与无关人员议论档案内容。

　　3 、查阅必须爱护档案，严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折，保持档案的整洁。

　　4 、未经批准，不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料，如需复制须办理登记手续。复制的材料，必须加盖人力资源部公章方可生效，摘抄材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。

　　5 、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。

　　6 、对查阅人员审查阅档材料，一看查档理由是否充分，二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的，应做好说明及解释工作，并做好登记手续。

　　7 、接待阅档时，须将案卷先清点后再交给阅档人员，收回时应清点后再入库归位。

　　第十三条档案转递、留存规定

　　如有确需向外转递的员工档案，应遵守下列事项：

　　1 、在院领导批准后，员工档案经复印后应以专员送取或交员工本人自带复印件。并做好详细登记。

　　2 、对辞退、辞职、退休员工的档案，留书院档案室分类保存。

　　第十四条借用规定

　　(一)员工档案一般不外借。

　　(二)本书院部门内部需要借用时，必须做好登记;能当天归还还必须做好当天入库归位;借用一般不超过1天，不得擅自转借或送有关单位查阅。

　　(三)借用手续与查阅规定相同，严格执行查档规定。

　　(四)每月检查核对一次借用和查档次数，并做好及时入库归位工作。

　　第五章人事档案保密要求

　　第十五条档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。

　　第十六条档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄密。

　　第十七条接收档案要严格办理交接手续，离职后不得泄露任何档案内容。

　　第十八条阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容;不准转借或给无关人员翻阅;不得向无关人员泄露或向外公布档案内容。违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

　　第十九条如有特殊情况，需要出具的各种证明，经人力资源处主任批准后，由档案管理工作人员填写并加盖人事部门专用章。本人不得翻阅自己的档案。

　　第二十条非人力资源档案工作人员不得擅自接触人事档案，确保档案安全。

　　第二十一条严格履行员工档案的保管及保密规定，做好以下几点：

　　(一)配置必要的档案存放、保管等设备。

　　(二)认真做好防火、盗、潮、虫蛀、晒和高温等六防工作。

　　(三)每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查，及时做好防范工作。

　　(四)每季度定期对案卷进行细致的防虫检查，及时做好放防虫药等防虫工作。

　　(五)建立健全员工档案的花名册，按规定做好保密等工作。

　　(六)凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。

　　(七)每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对检查及统计，并定期做好归档材料的入卷工作，确保有效地保护和利用员工人事档案。

　　第六章附则

　　第二十二条本规定今后如与上级规定有抵触，应及时修改补充。随着书院的规范化、现代化建设发展，本规定将不断修订完善。

　　第二十三条本规定由人力资源处负责解释。

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　　整理员工人事档案的方法(二)

　　干部人事档案的整理是整个干部人事档案工作的重要组成部分，是档案业务建设的基础工作之一。

　　第一节　干部人事档案整理工作概述

　　一、干部人事档案整理工作的概念

　　干部人事档案整理工作，就是将收集起来还处于零乱状态的干部人事档案材料和不规范的干部人事档案，按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，使其条理化、系统化、规范化的过程。这是一项技术性的工作，是档案业务建设的基础工作之一。广义地讲，整理还包括整理前材料的补充收集和对装订成卷档案内容的不断补充、续订工作。

　　二、干部人事档案整理要达到的目的及注意事项

　　(一)整理要达到的目的即完整、精炼、条理、实用。

　　(二)整理工作注意事项

　　干部人事档案整理人员必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

　　1、在整理档案时，严禁吸烟，确保档案的安全。

　　2、不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

　　3、不得擅自处理或销毁档案材料。

　　4、加强对档案材料的管理，防止丢失档案和材料，不能泄露干部人事档案内容;认真负责，耐心细致，防止折皱或损坏干部人事档案材料。

　　第二节　　干部人事档案材料的分类、排序

　　一、分类

　　(一)分类的方法

　　分类就是判断每一份干部人事档案材料所属类别的工作。由于每份材料的形式和内容千差万别，要准确地使每份材料对号入座，应严格按照规定，遇到政策性强，难以确定的材料时，应及时主动向上级部门请示，积极寻求解决的方法。具体分类可采取以下方法：

　　1.按材料的标题分类

　　在正常情况下，材料的标题是判断其所属类别的标志，这种命题分类法是最常见的一种，它是建立在材料正规，标题和内容相符的基础上的。不适用于历史上形成的不标准的干部人事档案材料。

　　2.按材料内容分类

　　由于环境条件的限制，历史上形成的干部人事档案材料在规格的撰制上各地很不一致。有些材料命题一样，但反映的却不是同一个方面的内容;有些材料反映的内容相同，它们的命题却不一样。这样的材料，在分类时必须按照其内容进行认真细致地判断。由几个方面内容构成的材料，以其主要内容来确定其归属类别。

　　3.按照材料的形成与内容的特点分类

　　干部人事档案材料既有干部个人形成的，也有组织上形成的。既有表格，也有书面文字材料，它们所反映干部情况的角度也不同。这些内容上、形成上的特点也可作为分类的一个线索。譬如，表格一般归第一类和第九类。凡是个人形成的表格一般归第一类(履历部分);凡是组织上形成的表格一般归第九类(工资、任免等)。主要证明材料放第五类或八类等，但这不是绝对的，要具体情况具体分析。

　　(二)现行材料的分类及需注意的问题

　　一九九O年，中组部修订下发的《干部档案工作条例》，将干部人事档案的内容共划分为十个大类，并对常见的干部人事档案材料的属类问题作了原则的划分。根据《条例》和《干部档案整理工作细则》的精神，结合当前工作实际，现将各类材料的原则划分说明如下：

　　第一类　履历表材料：干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料;更改姓名材料。(新增加：干部履历补充表)

　　说明：

　　1. 这类材料科目分类中存在一种通病：对其中的“各类人员登记表”理解不透，尤其对学生登记表把握不好。正确的方法是：学生入校后填写的反映其过去经历的普通登记表放第一类;而中学、大学报考登记表(中学和高等院校招生报考书，推荐、选拔学生登记表)与成绩单和毕业生登记表共同构成一整套学历材料，应放在第四类。

　　2. 常见材料的归属：

　　(1 ).现为干部，过去曾当过工人的，工人有关登记表，归一类。

　　(2) .党团员干部(一般经历的)登记表、简历表归一类。党、团员登记表(整党或重新登记过程中形成)放六类;

　　(3) .土改、镇反、“三反、五反”、肃反、社教运动、支边扶贫、下派锻炼、驻村(厂)帮社(企)工作队员登记表都归一类。

　　(4). 公安人员、武警干部、职员、工人、学员、行政工作人员一般经历内容的登记表、简历材料归一类。

　　(5). 提拔的后备干部登记表(须经呈报机关和审批机关签字盖章的)归一类。

　　(6). 干部履历鉴定书(表)或履历表、简历表有鉴定的，以履历为主的归一类;以鉴定为主归三类。

　　(7). 主要内容是干部简历的审查表、调查表、履历变化补充表归一类。

　　(8). 《干部个人革命活动简历》材料归一类。

　　(9). 机要人员登记表，以简历为主的归一类;以鉴定为主的归三类;以政审为主的归五类。

　　(10). 待业人员登记表、工会会员登记表、没实质内容和经历的表格不归档案。如确有保存价值的，可归入十类。

　　(11). “五·七”干校学员登记表归一类。若以鉴定为主归三类。

　　(12). “知识青年”上山下乡申请登记表归一类。认定其下乡时间为参加工作时间的材料归五类。单独的材料归三类。

　　(13). 参战人员登记表及参战各时期的情况(登记)材料归一类。

　　(14) .凡是反映本人自然情况、个人经历、家庭和社会关系等基本情况的表格材料都应归一类。

　　(15). “军人履历表”应拆开处理。属于履历部分和家庭主要成员情况等材料归一类;自传归二类;有残疾的体检表归十类;其余材料按其内容性质确定其归属的类别。

　　第二类自传及属于自传性质的材料：自传，干部自传，以自传为主的履历或简历表，以自传为主的历史反省材料，自传内容较多的入党申请书(没有自传材料时代替)，已提拔的后备干部的自传，其他自传性质和以自传为主的材料归二类。

　　说明：

　　有的干部没有写过自传，可将含有自传内容较多的一份入党申请书归此类，并在案卷目录中标明“代自传”。一般的.科技干部业务自传、技术自传，不归挡。

　　组织上对干部本人交代的有关本人经历、家庭情况或社会关系等材料，凡有专题调查报告、调查材料或结论性意见的材料，应合并一起归入五类，不可拆开存放于一类和五类中。

　　第三类鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性干部表现材料，作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料，考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。新增加：党和国家机关工作人员年度考核登记表，领导干部届末考核(考察)材料，涉及干部个人重大经济问题的审计报告意见和主管经济工作的干部离任审计考核材料归三类。

　　说明：

　　(1) 个人(自我)鉴定归三类。

　　(2) 学生、学员毕业(结业)鉴定归三类;而第四类如果没有毕业生(学员结业)登记表时，或鉴定上有成绩的，此类鉴定放第四类(党校学员毕业鉴定表)。

　　(3 )干部、职工、学生、学员、党(团)员鉴定归三类。

　　(4 )出国鉴定归三类。

　　(5 )劳动鉴定、工作调动鉴定归三类。

　　(6 )各种工作人员，如社教工作队员、驻村(厂)工作队员、支边扶贫等人员以及党建工作队员鉴定归三类

　　(7 )年度考核表归三类。述职报告不归干部人事档案。

　　(8 )总结(毕业总结)，以鉴定为主归三类;重点谈收获、体会的归十类。短期(半年以下)的总结材料不归档。

　　(9 )领导干部轮(培)训考核鉴定表归三类。

　　(10 )干部在国外或境外表现情况的鉴定材料归三类。

　　(11 )“文革”、“动乱”表现及廉政情况综合评定材料归三类。

　　(12 )考察材料作为任免表的附件的(任免表里注明)，随任免表一起归九类，习惯上都把考察、考核、表现材料统一放第三类。

　　(13 )组织对干部德、能、勤、绩的考察、考核材料，包括后备干部考核表(提拔任用后)，干部提拔任免时和届中届末或离任时组织形成的正式考察、考核材料，阶段性或鉴定性质的表现材料及党和国家机关工作人员年度考核表，归三类。

　　(14 )由于历史原因，过去那些以考核人名义代表组织形成的材料应视为正式材料。今后，考核材料必须以组织的名义形成，并且加盖公章。

　　(15 )一九八三年以后形成的鉴定材料，必须有组织盖章和本人签字，若本人看过没有签字，应由组织注明“材料与本人见过面”。

　　第四类学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料：报考高等学校考生登记表(报考书)，审批表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表;专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务(职称)审批表;干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响(如获奖或在全国性报刊上发表)的论文等目录。新增加：毕业证(复印件)、学位证(复印件)、授予学位的决定、决议、学位论文答辩决议，博士后研究人员工作期满登记表等;教师资格过渡登记表及各种培训登记表(如公务员过渡培训表)等。

　　说明：

　　1 、学历材料要注意：

　　(1 )完整性。一套完整的学历材料(除入学后所填的反映经历的学生登记表放一类外)至少有：①中学或高校招生报考登记表或报考书、选拔学生登记(审批)表;②学习单(卡);③毕业生(学员结业)登记表(没有毕业生登记表或者鉴定上有成绩时以毕业或结业鉴定代替)以上三个部分构成。

　　(2 )真实性。①不具备成人学历教育资格的办学单位颁发的毕业证、学历证明，不承认学历。②没有参加统一入学考试，学习时间不符合学制规定和补发的学历证明无文件依据的，不承认学历。

　　2 、不易掌握的材料：

　　(1 ).“文革”中推荐的“工农兵”学员，组织推荐材料归四类。但在推荐过程中，贫下中农代表的座谈记录原则上不归档案。

　　(2 )报考、推荐或选拔高、中等学校的学生政审材料与报考登记表、审批表一起归四类。

　　(3 )高(中)等教育的成绩单、记分册、记分卡归四类。

　　(4 )在职干部推荐或保送到各种学校学习的审批表归四类。

　　(5 )三个月以上各种专业学习或理论培训成绩单、专业知识培训登记表归四类。

　　(6 )在职干部普法学习、哲学学习等考试成绩单归四类。

　　(7 )技术、业务水平评定或技术革新成果评定的结论性材料归四类。重要的(评高级职称或有特殊业绩的)业务自传、技术自传归四类，一般的业务、技术自传则存科技档案。

　　(8 )反映干部学历、专长、业务能力和贡献的登记表、调查表、审批表归四类。

　　(9 )学生证、毕业证、各科试卷、毕业设计、准考证、入学通知书不归干部人事档案。毕业证、学位证复印件归四类。

　　第五类政审材料：审查干部政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料归五类。

　　说明：整套的政审材料包括：①批复，②结论或甄别复查结论(决定)，③本人对结论的意见及检查交待材料，④调查报告、主要证明材料四部分构成。而历史上形成的材料不一定完整保留，不便再补齐的，只能一个问题相对集中排列归挡。

　　(1 )以政治问题为主。在一九九0 年的“内清”中未给予处分的“两乱”中的表现和“内清”核查材料归五类。

　　(2 )组织上已作结论的“文革”表现材料，仍保留在五类。

　　(3 )家庭成员、主要社会关系的证明材料，或平反改正通知、决定归五类。

　　(4 )有组织审查结论的“调查表”、“审批表”归五类。

　　(5 )经过核对的记录在案材料和本人意见归五类。

　　(6 )确定更改参加革命工作时间和出生、入党、入团时间，以及解决(更改)国籍、民族问题的上级批复、审查结论、调查报告、个人申请及有关证明材料归五类。

　　(7 )历史问题的审查材料，保留在五类。

　　(8 )家庭出身、本人成分的证明材料保留在五类。

　　(9 )有关历史问题的个人交代材料保留在五类。

　　(10 )因隐瞒历史问题、家庭出身等原因受处分的审查材料仍保留在五类。

　　(11 )未经组织结论的反映干部重大问题的材料不能归入干部人事档案，只能退还该干部所在单位，待党组织作出结论(认定)后，再判定是否该归档。

　　(12 )参军(或招工、提干)政审时，群众的谈话记录不归档。

　　(13 )政审过程中的请示报告、信件、函调、索要证明卡片、外调提纲、调查线索、外调介绍信、与被查人谈话记录、审查结论和调查报告的草稿、底稿不归档。

　　(14 )入党时形成的政审报告和外调证明材料应放五类。

　　第六类加入党、团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书(1 -2 份全面系统的)和转正申请书，党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见;共青团入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料;加入民主党派的有关材料。

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　　人事档案整理方案

　　人事档案整理包括：分类、排序、编目、技术加工、装订入库五个步骤。

　　一、分类

　　按以下规则对档案材料进行分类。

　　第一类：履历材料。包括以反映人事本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的履历材料。

　　第二类：自传材料、报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料，是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。

　　第三类：考察、考核、鉴定、审计材料。包括人事管理工作中组织、人事部门通过各种途径，对员工德能勤绩廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料，必须是组织正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映本人实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。

　　第四类：学历学位材料、职业(任职)资格材料、评聘专业技术资格(职务)、职业技能鉴定、专家聘任、反映科研学术水平、培训等材料。包括记载和反映员工学习、技术技能水平、科研水平的各种材料。

　　第五类：政审材料、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括人事审查和人事基本情况更改形成的材料。

　　第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。包括加入党、团组织的有关材料以及民-主党派的入党材料。

　　第七类：表彰奖励材料。包括各类奖励或表彰的材料。

　　第八类：涉法违纪材料。

　　第九类：招录、聘用，任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休，辞职、辞退、罢免，工资、待遇，出国(境)，党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民-主党派代表会议形成的材料，基本社会保险与企业年金材料。

　　第十类：其他可供组织上参考的材料。包括录用体检表、反映严重慢性病或身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料，生平、非正常死亡调查报告。人事档案报送单、人事档案有关情况说明归入此类。

　　有三点说明：

　　(一)第九类材料内容复杂、数量众多，为方便查找，采用二级分类法，按照内容的不同再分别为五小类：1.工资材料;2.任免材料;3.出国(境)材料;4.参加会议的代表登记表等其它材料;5.基本社会保险与企业年金材料。

　　(二)内容交叉材料按以下规则划分：以自传为主的履历或简历表归二类;学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归四类;“三龄一历”认定材料、更改或认定姓名的材料统一归五类;享受政府特殊津贴材料归七类;干部任免时形成的考察(考核)材料作为干部任免审批表的附件归九类。

　　(三)在分类过程中，对剔出的重复、不属于归档范围的材料要分类登记造册。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。一般性证件、文章等可退还本人。无保存价值又不宜退还本人的，报主管领导批准后销毁。

　　二、排序

　　排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有：

　　(一)按材料形成的时间排序：一类、二类、三类、四类、七类、九类、十类材料。第九类材料排列时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

　　(二)按材料的内容以及材料之间的内在联系排序：五类、六类、八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

　　(三)每个类别中的档案材料排序后，用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为：凡有图文的页面，每面作为一页;空白纸和托裱用的衬纸不计为页数，复制件和原件应视为一份材料统一编写页数。

　　三、编目

　　(一)按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写;

　　(二)根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的.题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明;

　　(三)“材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间;

　　(四)填写“材料份数”以每份完整的材料为一份(包括附件);材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写;

　　(五)目录要准确、工整，手写时一律使用黑色水笔书写。

　　四、技术加工

　　(一)纸张破损和字迹材料不符合要求的材料采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制，复制件应附在原件后，与原件作为一件，注明复制单位和日期。

　　(二)幅面过大的材料进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

　　(三)幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。

　　(四)档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属装订物应予拆除。