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人事档案整理流程
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。以下是小编为你整理的人事档案整理流程，希望能帮到你。
人事档案整理流程
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
整理员工人事档案的方法
第一章总 则
第一条 为了提高书院人力资源档案管理水平，有效地保护和利用好档案，更好地为我院各项工作服务，结合我院实际，参照档案管理的基本要求，特制定本规定。
第二条 书院员工人力资源档案由人力资源处集中保管。其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料;办理档案的查询、借用;探索建立适合书院院情的人力资源档案管理和使用办法。不断研究档案工作情况，逐步实现人力资源档案管理的规范化。
第三条 学习、贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我院的实际情况，制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、指导、监督、检查和执行。
第四条 严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，确保档案的完整、安全。
第二章 人事档案归档范围和要求
第五条 归档范围
(一)考试录用形成的有关材料：如应聘人员考核登记表、应聘考试材料、入职报到表、合同书等。
(二)在人力资源工作中形成的履历表、简历表和属于自传性质的材料:如学历、教师资格、职称证明书及相关证件复印件等。
(三)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料：如年度考核材料，民主评议的综合材料，组织审定的考察材料等。
(四)认定、评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任、认定专业技术职务审批表及考核材料、有关证书等。
(五)党、团组织建设工作中形成的有关材料：如中国共产党入党志愿书(已批准转正的)入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;民主评议党员材料等;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表等材料;加入民主党派的有关材料等。
(六)表彰奖励活动中形成的有关材料：如评选、嘉奖、通报表扬先进工作者等形成的表彰材料。
(七)定职、定级材料。
(八)办理工资、待遇等工作中形成的材料：如转正定级、各种工资变动，提职晋级和奖励工资等材料;解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
(九)参加院内外有关培训进修等的有关材料。
(十)健康检查的有关材料：新录用人员体检表等有关反映身体健康情况的材料。
(十一)辞退材料、辞职审批材料等其它起重要依据作用的材料。
(十二)其他有鉴定性、结论性的材料等。
第六条 收集方法
(一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩的材料，充实档案的内容。
(二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。
(三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。
(四)人力资源处要严格执行上级有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。
第七条 归档要求
(一)收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。
(二)不属于归档范围的材料，不得擅自归档。凡销毁材料，必须详细登记，经人力资源处负责人检查，并报请书院主管负责人审查批准。
(三)归档的材料必须是办理完毕的正式材料。聘用录取时的有关个人的证明材料没有原件可用复印件，在院内工作时形成的材料要用原件，一般不得用复印件代替原件存档。材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重复材料。
(四)凡规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。
(五)员工人事档案材料的载体，使用A4规格的办公用纸，文字须是打印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
(六)各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。
第三章 人事档案工作岗位职责
第八条 档案管理
档案管理实行专人责任制，对档案实行严格安全管理。由人力资源处档案专管员负责保管与整理。
第九条 负责人力资源处工作的部门领导职责
(一)组织本部门人员学习档案法规，认真执行集团公司、书院员工人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。
(二)与书院各部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督指导、检查工作，保证归档档案质量。
(三)带头落实书院人事档案管理的规章制度，不断推进书院人事档案管理工作的规范化、实用化。
(四)与书院发展同步，不断创新人力资源档案建设，为书院建好人才资源库。
(五)关心和支持档案管理人员的工作，明确具体要求，帮助其解决工作中的实际困难，不断提高档案管理水平。
(六)做好与档案建设与管理相关的其他工作。
第十条 人事档案管理人员的职责
(一)自觉执行上级有关人事档案工作的安全保密规定，严格遵守安全保密制度，确保员工人事档案的安全保密。
(二)认真执行上级关于人事档案工作的政策和法规，制定和不断完善本书院员工人事档案工作的各项管理制度。
(三)做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用等工作。
(四)认真执行员工档案归档的各项规定，自觉坚持平时立卷，做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整准确。
(五)归档材料做到案卷目录填写清楚，并做到归档材料合适清楚，准确无误。
(六)积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识，不断提高档案管理工作水平。
(七)做好员工人事档案的统计工作。做到档案类别、数量清楚。
(八)始终保持档案室、柜、盒的整洁、完好。
第十一条 档案整理工作规定
(一)在整理档案时严禁吸烟，以确保档案安全。
(二)不得私自涂改、抽取或伪造档案。
(三)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导批准后按情况分别予以处理。
(四)在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。
(五)加强档案管理，提高档案的保存价值。做到每月归档材料一次。每学期整理档案一次，每学年整理统计一次。按在职和离职员工分类有序彻底整理存放。不得存在有档案未整理的现象。
(六)做到档案总目录及编号与员工档案实际存放相一致。
第四章 员工人事档案的使用规定
第十二条 借阅规定
档案查阅原则上实行对上级公开查询，对下级以人力资源处主任签字为准，方可查阅。
(一)凡因需要查阅人事档案的，要经过书院人力资源处负责人批准后，方可查阅。
(二)查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。
1 、查阅人员填写好《查阅员工档案审批表》及登记表。
2 、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定，不准与无关人员议论档案内容。
3 、查阅必须爱护档案，严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折，保持档案的整洁。
4 、未经批准，不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料，如需复制须办理登记手续。复制的材料，必须加盖人力资源部公章方可生效，摘抄材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。
5 、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。
6 、对查阅人员审查阅档材料，一看查档理由是否充分，二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的，应做好说明及解释工作，并做好登记手续。
7 、接待阅档时，须将案卷先清点后再交给阅档人员，收回时应清点后再入库归位。
第十三条 档案转递、留存规定
如有确需向外转递的员工档案，应遵守下列事项：
1 、在院领导批准后，员工档案经复印后应以专员送取或交员工本人自带复印件。并做好详细登记。
2 、对辞退、辞职、退休员工的档案，留书院档案室分类保存。
第十四条 借用规定
(一)员工档案一般不外借。
(二)本书院部门内部需要借用时，必须做好登记;能当天归还还必须做好当天入库归位;借用一般不超过1天，不得擅自转借或送有关单位查阅。
(三)借用手续与查阅规定相同，严格执行查档规定。
(四)每月检查核对一次借用和查档次数，并做好及时入库归位工作。
第五章人事档案保密要求
第十五条 档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。
第十六条 档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄密。
第十七条 接收档案要严格办理交接手续，离职后不得泄露任何档案内容。
第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容;不准转借或给无关人员翻阅;不得向无关人员泄露或向外公布档案内容。违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
第十九条 如有特殊情况，需要出具的各种证明，经人力资源处主任批准后，由档案管理工作人员填写并加盖人事部门专用章。本人不得翻阅自己的档案。
第二十条 非人力资源档案工作人员不得擅自接触人事档案，确保档案安全。
第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定，做好以下几点：
(一)配置必要的档案存放、保管等设备。
(二)认真做好防火、盗、潮、虫蛀、晒和高温等六防工作。
(三)每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查，及时做好防范工作。
(四)每季度定期对案卷进行细致的防虫检查，及时做好放防虫药等防虫工作。
(五)建立健全员工档案的花名册，按规定做好保密等工作。
(六)凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。
(七)每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对检查及统计，并定期做好归档材料的入卷工作，确保有效地保护和利用员工人事档案。
第六章附 则
第二十二条 本规定今后如与上级规定有抵触，应及时修改补充。随着书院的规范化、现代化建设发展，本规定将不断修订完善。
第二十三条 本规定由人力资源处负责解释。
建立人事档案的作用与意义
人事档案是公司档案袋的重要组成部分，是一家公司的文化底蕴，可以全方面综合的考察员工，作为升迁加薪等的考察一句，也可以有效避免产生不必要的纠纷。公司人事档案主要包括：
员工简历、面试评估表、入职登记表、劳动合同、身份真复印件、照片等。主要可以分为三大板块：
入职员工：
新员工登记表、人才登记表、毕业证复印件、银行卡号、合同申请表、离职证明（上一家单位）、劳动合同复印件、入职体检表、入职承诺书（承诺与上家单位家畜劳动关系，发生纠纷与本公司无关）
在职员工：
试用期转正评估表、岗位升迁申请（人事异动审批表）、请假记录、值班记录、考勤记录、培训签到表、月底绩效考核表、年终考核表、年终总结
离职员工：
离职申请、理智工作交接表、离职证明或解除劳动合同通知书
人事档案编号：
入职年份+流水号例：2012年6月3日入职，则该员工编号为：2012060301人事档案管理：
固定人员（入职、在职员工）和流动人员（离职员工）：以个人为单位用档案袋收纳应聘人员：以整体为单位用档案袋收纳
固定人员的人事档案借阅需经部门主管同意
流动人员档案和应聘人员人事档案借阅需经档案管理人员同意
流动人员档案自人员离开之日起3年后可销毁，应聘人员档案自投递之日起2年后可销毁。
注：所有人员的档案都应建立电子档以备查阅
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