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干部人事档案的作用
做好新时期干部人事档案工作的几点思考
干部人事档案是对干部个人经历、活动、表现等的记载,是历史、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础,是做好干部工作必备条件之一,直接影响到干部工作的效率和质量。随着我国政治、经济体制改革的不断深入,干部人才工作出现了不少新情况、新问题,干部人事档案工作也面临不少新的挑战,档案工作如何与
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时俱进,加快发展,充分发挥职能作用,更好地为干部人事工作服务,需要各级组织人事部门认真研究。 一、适应干部人事制度改革,改进干部人事档案管理
近年来,随着干部人事制度改革的不断深入,公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措不断涌现,干部的竞争择优和正常流动机制正在形成。适应这一发展,干部人事档案工作也必须形成与之配套的管理模式。
1、理顺档案管理体制。现行的干部人事档案,主要按管理权限和隶属关系进行管理,在干部人事档案工作中发挥了重要作用。但由于在新的发展时期,人员流动日益加速,人员的隶属关系不断变化等原因,干部档案工作出现了一些新情况新问题。一是关系较乱。主要表现在企、事业单位部分人员的档案有的在人事部门,有的在人才交流中心,还有的在劳动部门,管理的主体不清。二是人档脱节。在人员流动中,少数职能单位档案意识淡漠,造成人档分离,弃档、“死”档和无档现象时有发生。三是管理盲区。部分单位在招聘人员时,擅自保存所聘人员档案,少数柔性流动人才及一时没有落实工作的大中专毕业生和退伍军人,私自截留档案的现象也时有发生,成为新的管理盲区。要解决这些问题,首先必须理顺管理体制。根据《干部档案工作条例》有关规定,在强调按隶属关系管理的基础上,突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总,负责档案工作的管理督查和业务指导,同时,具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案;人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理;人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理;劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理。
2、健全档案管理制度。适应不断发展的新形势,对现行的档案查借阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等进行完善,同时,针对体制改革、人员流动等新情况、新问题,制定一些新的制度。如:针对下岗及再就业人员,建立下岗和再就业人员档案芾碇贫取⒎至魅嗽钡蛋腹芾碇贫鹊龋徽攵曰毓榇?荡笾凶ū弦瞪?屯宋榫?耍??⒒毓榇?等嗽钡蛋腹芾碇贫鹊龋?ü?庑┲贫鹊耐晟疲?欢咸岣叩蛋腹芾硭?健?BR>3、完善档案管理内容。要紧紧围绕干部工作大局,提高-干部档案的利用价值,在收集干部基本情况的基础上,一是建立干部工作业绩档案,及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案,为凭实绩用干部提供必要的依据。二是建立干部能力档案,重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能资料。三是建立干部认可档案,本着党政干部群众认可、技术人员学术认可、企业人才市场认可的原则,分别建立党政干部考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案、企业经营者利税档案。通过这些内容,把档案建设成为反映干部面貌的镜子,记录干部成长的录像,以便于组织对干部进行全面了解,使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。
二、加大信息资源开发,加快档案工作信息化建设
档案工作的信息化、自动化是机关办公自动化的重要组成部分,是提高-干部工作效能的重要方面和必然要求。当前,推进干部人事档案工作的信息化可从以下三个方面着手考虑。
1、建立干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将干部档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,使干部档案数据化、信息化,在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。同时,档案的数据系统建成后,不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息,而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息,一旦干部基本情况发生变化时,可以随时准确地将最新信息录入微机,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。
2、建立干部人事档案网络化管理体系,实施干部人事档案的分级管理。按管理权限,逐层逐级建立干部人事档案局域网,通过局域网之间的相互联结,实行干部档案的网络化管理。建立干部人事档案网络化管理系统,重点要解决好使用权和管理权问题。在使用权上,可以根据不同用户的情况,通过密码和身份确认,提供所需的档案资料。在管理权上,可以实行分级管理制度,县级以上由各级主管部门负责,县以下由县统一扎口管理。要坚持谁管理谁负责,严格按管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。建立干部人事档案网络化管理系统,可以保证各级领导干部根据不同的工作需要,随时调阅所需档案资料,从而提高信息利用的效率。同时,采用密码和身份确认也可以有效地解决失密的问题。
3、建立干部个人电子档案系统,实施干部人事档案自动化管理。适应人才柔性流动的需求,为便于档案的查阅流转,可以将干部个人中能够公开部分的内容以类似于IC卡的形式,制成电子档案。
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该档案由主管部门制作并负责维护更改,由个人持有,用人单位只能阅读无法更改。个人电子档案的建立,可以有效地减少弃档、“死”档和无档现象,同时,还可以减轻档案工作的工作量,减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。
三、强化服务效能,发挥干部人事档案作用
为干部人事工作服务,是干部人事档案工作的根本目的。档案工作者必须增强服务意识,拓宽服务领域,及时根据干部人事工作和其它中心工作的需要,主动参与,超前服务。
1、发挥干部档案的历史作用。干部档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映,是做好干部工作不可缺少的基础材料。实际工作中经常会碰到年龄、工龄、学历和待遇等方面的问题,不少都比较棘手。管档部门要充分发挥档案的历史效能,坚持以档案为基准,以历史材料为依据,对照政策,认真核对,及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息,为正确解决问题提供第一手资料。
2、发挥干部档案在选用干部上的基础作用。选拔使用干部,关键是知人善任。干部档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据,档案管理部门应及时维护更改干部信息,保证信息的真实可靠,并主动提供所需干部的个体情况,为领导准确选人用人提供重要的依据。同时,可以利用计算机技术,做好档案信息的综合分析,为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料,当好领导的参谋。有条件的还应主动向有关部门推荐优秀人才,把资料库变成人才信息库,把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。
3、发挥干部档案在管理工作上的作用。在日常工作中,干部档案的服务功能还体现在能为干部个人提供历史公正的凭证,可以为干部工作出据历次任职凭证、工资变动凭证、社会关系凭证、党团关系凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等,为晋升工资、晋升职称、解决老干部待遇、机关机构改革等提供有价值的服务。
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