人事档案转移流程

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人事档案转移流程

　　人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，如果要转移个人的人事档案，具体要按照哪些流程来办理呢?下面是小编整理的人事档案转移的流程，欢迎阅读!

人事档案转移流程

　　人事档案转移流程

　　1、到接收地人才服务中心开具《人事关系及档案接受函》，并加盖公章;

　　2、到调出地人才服务中心综合事务办公室，凭《接受函》填写一式两份《商调人员情况登记表》;

　　3、到调出地人才服务中心人事档案办公室，凭《接受函》查阅人事关系计算机资料，确认在案后缴纳所欠的人事代理费用，以20元/月累计;交清后在两份《登记表》主管部门意见栏加盖公章;

　　4、人事档案办公室随即将你的档案袋调送到综合事务办公室;

　　5、到原就职单位，在两份《登记表》调出单位意见栏加盖公章;(该步可能可以免除);

　　6、凭《接受函》和两份《登记表》到综合事务办公室开具介绍信;此时工作人员会问你自带还是邮寄，如果自带，则会将档案袋连同介绍信用封条封好，并在封条处加盖十几个公章，办公室同时保留一份《登记表》，另一份由你带走;

　　7、到现就职单位在《登记表》上加盖调入部门意见栏公章;(该步可能可以免除)

　　8、将密封好的档案袋妥善地移送到接受地人才服务中心，并在《登记表》上加盖调入地主管部门意见栏公章;

　　9、完成。

　　个人人事档案转移流程

　　一、以下是不用改派的流程：

　　1.老单位解除劳动合同，把解除证明拿到，调档用。

　　2.新单位出调档函或者接收函，一定写明已在此工作，需要转移人事档案或户口，写清楚转移地址。如果单位没有人事代理权，需要去单位依托的人事局把接收函盖章子，需要携带单位接收函和合同，有的还需要介绍信。

　　3.如果单位有人事代理权的话带调档函和解除劳动合同证明就可以去老单位提档了。

　　4.回来存档。

　　二、以下是需要改派的流程，一般是毕业后生刚毕业参加工作但在试用期内就跳槽，或者在人才中心托管的档案未及时办理转正定级的：

　　1.老单位解除劳动合同，把解除证明拿到，调档用。

　　2.新单位出调档函或者接收函，一定写明已在此工作，需要转移人事档案或户口，写清楚转移地址，注意要开两份，一份抬头写老单位，另一份抬头写毕业学校，分别交这两个地方。如果单位没有人事代理权，需要去单位依托的人事局把接收函盖章子，需要携带单位接收函和合同，两份接收函都带上，有的还需要介绍信。

　　3.去老单位取档案。注意顺便要回就业报道证，能要回老协议书的尽量要回，毕业时签的协议书必须有一份，自己手里那一份没有丢失最好。

　　4.写改派申请，要交给你毕业学校的就业办公室，把需要改派的情况写明。

　　5.拿接收函(抬头是毕业学校那一份)、改派申请、原单位解除劳动合同证明、老报道证去学校，找到辅导员或主管学院工作的副院长在改派申请上签字并盖上学院章子，将以上材料交学院就业办公室办理改派手续，等待新报道证下发。

　　6.新报道证下来以后，带上档案、报道证等材料交给单位管理档案部门去当地人才报道落实档案即可。如果是外省生源还需到单位所在省人事局报道备案，否则地方人事局将不予接受。

　　人事档案调入流程

　　一、档案调入

　　(一)所需材料

　　1、员工本人身份证(驾照、军官证等)合法、有效身份证件原件;

　　2、本人人事档案(包括：学籍档案、工作档案、党团档案等);

　　(二)办理流程

　　1、确认员工入职手续已办理，依据《员工基本情况登记表》中“档案所在地”一栏填写情况，办理档案转入手续;

　　(1)档案为“自带”的，经审核符合存档要求后接收人事档案，并让其签订《单位委托管理人事档案合同书》及填写《代理人员信息卡》(或让员工在规定期限内持《单位委托管理人事档案合同书》，直接将档案托管至西安市人才服务中心人事代理部档案科室);

　　(2)档案在其他单位或他也、托管机构存放的，出具《西安市人才服务中心商调函》(商调函期限为：同城10天，异地30天)，通知员工限期内办理档案调入手续(或让员工在规定期限内持《单位委托管理人事档案合同书》，直接将档案托管至西安市人才服务中心人事代理部档案科室);

　　(3)档案原在西安市人才服务中心托管的，让员工在规定期限内持《单位委托管理人事档案合同书》及原存档凭证，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理转存手续;

　　(4)档案已由原档案管理部门寄至安市人才服务中心的，让员工在规定期限内持《单位委托管理人事档案合同书》至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理存档手续; (注：签订《单位委托管理人事档案合同书》一式三份，填写《代理人员信息卡》一张);转档案流程2、审核员工人事档案，接收档案人员应严格遵照《档案法》及中心接收档案相关规定，仔细审核档案是否符合接收要求。

　　(注：在收取档案时，办理档案托管的人员所持档案必须密封，个人不得随意打开，如档案已经开封，让其将档案带回原档案所在地从新加盖密封章。)

　　(1)符合存档要求的

　　1)完全符合要求，档案材料齐全的，将档案编号、登记入册;

　　2)符合要求，但缺少材料的，将档案编号、登记入册，并为其开具《档案材料补充单》要求限期内将所缺材料交齐;

　　(2)不符合存档要求的，退其本人并告知其不能接收的原因，要求限期补齐档案材料，办理存档手续;

　　二、档案交接

　　1、员工档案由员工所在用工单位的服务专员负责接收，并于接收当天下午16：30前移交至“档案管理员”，由“档案管理员”统一将档案复核、编号、登记入册后，妥善保管;

　　2、将所收的员工档案，填写《惜才档案材料移交明细表》(一式两份)，限期与中心档案管理部门进行交接(双方签字确认);

　　3、将中心档案部门返回盖章、编号的《单位委托管理人事档案合同书》“红联”(委托单位留存)归置其员工资料中，“蓝联”(个人留存)返于存档员工;将《惜才档案材料移交明细表》移交至“文档库管理员”，办理材料入库工作;

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　　三、档案调出

　　(一)所需材料

　　员工提供：

　　1、员工本人身份证(驾照、军官证等)合法、有效身份证件原件;

　　2、员工所持的《单位委托管理人事档案合同书》“蓝联”;

　　3、新档案接收单位(机构)开具的《商调函》;

　　4、员工所在用工单位开具的《离岗确认书》;

　　惜才公司提供：

　　5、惜才公司所持的《单位委托管理人事档案合同书》“红联”;

　　6、惜才公司为派遣员工开具的《终止/解除劳动合同证明书》;

　　(二)办理流程

　　1、确认员工离职手续已办理，依据员工提供情况，办理档案转出手续;

　　(1)派遣员工的办理

　　1)有档案接收单位的派遣员工，让其持本人有效身份证件、《调档函》、《终止/解除劳动合同证明书》、《单位委托管理人事档案合同书》“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理档案转出手续;

　　2)无接收单位的派遣员工，并符合中心个人托档要求的，让其持本人有效身份证件、《调档函》、《终止/解除劳动合同证明书》、《单位委托管理人事档案合同书》“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理个人托管手续;

　　(2)代理员工的办理

　　1)有档案接收单位的代理员工，让其持本人有效身份证件、《调档函》、《单位委托管理人事档案合同书》“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理档案转出手续;

　　2)无接收单位的代理员工，并符合中心个人托档要求的，让其持本人有效身份证件、《调档函》、《单位委托管理人事档案合同书》“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理个人托管手续;

　　(注：员工为代理人员的，我方经办人员须在《单位委托管理人事档案合同书》“红联”上填写“该员工为代理员工，无离职证明，请与办理档案装出手续”及经办人员姓名，办理日期等字样，并加盖“惜才派遣专用章”。)

　　人事档案转出流程

　　1、办理流程：

　　办理人事关系转出(详见人事档案(关系)转出各项流程)

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　　办理户籍关系转出(详见户口迁移各项流程)

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　　整理档案材料

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　　办理行政关系、工资关系转移手续(如是商调需提供调动通知后才能办理)

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　　办理党组织关系、社会保险转移手续等

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　　在代理人员办完转出手续后的十个工作日内通过机要方式转出档案

　　2、政策依据：

　　根据中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知，人发[1996]118号，《流动人员人事档案管理暂行规定》中第三章流动人员人事档案的转递

　　第八条人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。

　　第九条流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。

　　个人人事档案的要求

　　人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。事业单位，人事档案相当重要。

　　提供保管档案的服务的机构各地人才市场、各区、县人才市场及街道办等。按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规，毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息，个人不得截留和销毁。

　　档案丢失需进行补档，也就是说，持有者需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位，补齐相关证明材料，因为档案未归档会影响到入党、升学等，影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理，也会影响到自己出国留学。如果有考公务员的意向，档案必须保管好。

　　个人人事档案的重要性

　　人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。有些毕业生工作几年后忽然发现自己无法按期转正定级、申请职称，在办理养老保险手续时也遇到麻烦，经咨询才知道是因为自己大学毕业时疏忽了档案的存放问题，追悔莫及。

　　人事档案的特征

　　全面性

　　人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

　　现实性

　　由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事(劳动)部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

　　真实性

　　这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

　　动态性

　　人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

　　流动性

　　人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

　　机密性

　　人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

　　人事档案的存档方法

　　国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采取三种管理办法：

　　一、是把档案转至生源地，由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收，并由个人去办理托管手续。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生，优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

　　二、是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。

　　这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用，其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

　　三、是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。

　　拓展：人事档案管理办法

　　一、目地

　　为了能更高效的的员工人事档案开展妥当管理方法，高效的保守机密;与此同时为了保障个人档案的一体化，避免原材料毁坏，有利于高效率、规范有序运用档案文件，特制定本管理方法办法。

　　二、档案保管具体内容

　　1、职工入职档案：个人简历、员工入职登记表、面试人员登记表、招聘面试纪录及工资待遇核准事宜审核、笔试试题、身份证扫描件、学历学位证影印件、离职证明书、各种合同书及协议书。

　　2、职工培训档案：学习培训通知、培训总结报告或是评定结论、学习培训审核表、职工派遣培训协议、外出培训登记表(资格证书正本)、员工技能培训统计分析表。

　　3、绩效管理档案资料：将员工绩效考核相关信息按月分类梳理。

　　4、职工离职档案：职工转岗包含职工与企业消除(停止)劳务关系，身亡等情况。

　　三、档案资料有关规定

　　1、基础管理

　　1.1标准：分类依据、存档立即、排列有序、层级清晰、梳理标准。

　　1.2员工入职前，人事部对个人档案信息真实性、实效性进行核实，若有虚报，可不予以录取和辞退解决。

　　1.3对个人档案按入职时间归类存档，按在职员工、离职人员进行梳理，并立即备案于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》，并且在档案资料前页填好各种各样人事资料的名字以及对档案资料开展序号，个人档案正常情况下是保存起来。

　　1.4当在职人员的相关信息有变更时(如文凭变化、身份证号变化、本人专业技术职称变化、婚姻状况变化等)，需及时将相关信息影印件交人事部存档，正本现场检查。

　　1.5激发和录取入公司员工，需在办理流程前调取档案资料。则在签到新的工作岗位前，对加入或新创建的档案资料都应该备案。

　　1.6对团队进行了解、考评、学习培训、奖罚产生的原材料一定要搜集、梳理维持档案完好性，存档的原材料务必用心辨别，确保原材料真实的、文本清晰、办理手续完备。原材料需经审核盖公章与本人签字的，需在盖公章、签名后存档。

　　1.7职工离职档案每月排查，此外归档，档案保存正常情况下三年后才可消毁(高管组核心人员保存该员工转岗8年止)。

　　1.8人事部档案员需要注意档案保管自然环境清洁、干净整洁。

　　1.9档案资料应归类序号储放，一个职工一个序号，避免同名重姓职工档案交叉式，制电子目录，便于查看。

　　2、档案查、阅览

　　2.1档案资料分成信息保密与非保密，信息保密档案资料严禁查看，必须要在档案库房浏览，不可借出;非保密级档案资料因工作需要查、阅览，须填好《查、借阅人事档案单》(配件三)，通过行政部门人事部主管准许后才可查、阅览。

　　2.2任何单位一般不可垮单位查、阅览个人档案，下属职工不可查、阅览上级领导职工的个人档案。

　　2.3公司级领导干部、行政部门人事部可以直接查、阅览员工人事档案。

　　2.4全部通过审批后阅览的个人档案需要在三天内偿还人事部(除突发·情况能延长)，对阅览后期满未归还者、偿还毁坏、擅自打印档案资料者、遗失者按照公司档案管理的有关规定解决。

　　2.5人事部搞好查、阅览备案，并且在《人事档案借阅登记本》签名备案(配件三)。

　　3、查、阅览档案资料常见问题

　　3.1不可修改、圈划、提取、更换、毁坏档案材料。

　　3.2不得随意打印、拍照档案内容，如有工作必须从档案资料中调查取证需经行政部门人事部主管允许。

　　3.3查、阅览者不得随意泄漏档案内容，违反者视情节恶劣，给予惩治。

　　4、档案消毁

　　4.1企业一切本人和单位非经允许不可消毁职工档案文件。

　　4.2一些档案资料到消毁期后，由人事部填好《公司员工人事档案销毁审批登记》(附注五)，经行政部门人事部主管审批后消毁。

　　4.3审核批准消毁的个人档案，人事部须仔细核查，将核准的《公司员工人事档案销毁登记》和即将消毁的个人档案搞好备案并存档，申请表保存起来。

　　四、制订、修定、废止与执行

　　本管理方法办法经行政部门人事部主管审批后，由人事部执行，修定和废除亦同。

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