商务交往中接听电话礼仪禁忌

时间:2023-04-18 14:41:22 梓欣 禁忌 我要投稿
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商务交往中接听电话礼仪禁忌

  商务礼仪,最先掌握的是自我介绍的方法,在向他人介绍时,首先了解对方是否有结识的愿望。最好不要向一位有身份的人介绍他不愿认识的人。下面是小编为大家整理的商务交往中接听电话礼仪禁忌,希望对您有所帮助!

商务交往中接听电话礼仪禁忌

  接电话应注意的礼仪:

  1、第二次铃声响完是最佳的接听时机。太快或太慢接听电话都是不合适的。如果第一声响起后立刻拿起话筒,对方会没有思想准备。

  2、接听电话的动作。第一声电话铃声响起,可以把左手放在电话上,准备用左手拿话筒,右手进行电话记录(左手写字倾向的人恰好相反,用右手准备拿起话筒)。

  3、接听的第一句话。通常拿起话筒,习惯性的第一句话是“喂”。严格来讲,“喂”是试话筒的声音,当接听电话是工作的一部分时,将“喂”换为“您好”会更加合适。

  4、电话中的称谓。询问对方的姓名时应该说:“请问您贵姓?”,不能直接问“你叫什么名字?”。众所周知,姓名就是一个人的代表符号,对姓名的重视可以暗示对他的尊重,同时可以避免产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名,在随后的称谓中也不要直呼其名,尽量使用“姓+职务”的称呼方式,或者说××先生、××女士。

  5、措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅,避免俚语或者不礼貌的语言。

  6、接电话的时间与挂断电话。商务电话不是“煲粥”,时间一般不应超过三分钟。挂断电话时,应该礼貌地说“再见”,并由打出电话的一方先挂断电话。

  打电话应注意的礼仪

  1、时间适宜

  打电话应尽量避开上午7点前、晚上22点以后及午休、吃饭等时间。通话的时间不宜过长,一般以3至5分钟为好。因为要考虑到其他电话的进出,不可过久地占线。尤其不可将公用电话作为聊天工具煲“电话粥”。

  假如通话时间较长,也事先征求一下对方意见,并在结束通话时略表歉意。如果在万不得已的情况下,在他人节假日、用餐、睡觉时打电话影响了他人,应该说明原因,并说一声:“对不起。”给国外通话事先要了解一下时差,不要不明对方昼夜,造成骚扰。

  2、事先准备

  每次通话前,最好做好充分的准备工作,如事先核对对方的电话号码、单位名称、人名;写出通话的要点或询问的事项,斟酌一下用词;准备好在应答中需要记录用的备忘纸和笔,以及必要的资料和文件,这样通话时就不会临时抓瞎,丢三落四。

  有时需要估计一下对方的情况,决定通话的时间。通话中说话应该务实,简明扼要,多为他人着想,长话短说。

  3、注意礼节

  具体要求做到以下三点:

  (1)主动问候

  接通电话,应主动友好、恭敬地以“您好!”为开头问候,然后再言及其他,切忌一上来就“喂”对方,或者开口便道自己的事情。

  (2)自报家门

  问候完毕后,接下来必须自报家门和证实一下对方的身份。可以先说自己是谁,或者报出自己的单位、部门名称。态度要温文尔雅。如果找的人不在,可以请求接电话者帮助转告。如说:“对不起,麻烦您转告……”如果对方允诺,转告后勿忘向对方道谢,并问清对方的姓名。

  (3)道别语

  终止通话前,预备放下话筒前,应说“再见”或道谢的话语,因为这些一般是通话结束的信号,也是对对方的尊重。要注意声音给人愉快的感觉。

  电话礼仪禁忌

  不能以“你找谁”作“见面礼”

  需要注意的是,在商务交往中,不允许接电话时以“喂,喂”或者“你找谁呀?”作为“见面礼”,特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”,一个劲儿地问人家“你找谁?”,“你是谁?”,或者“有什么事儿呀?”

  礼待拨错电话者

  万一对方拨错了电话或电话串了线,也要保持风度,切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话,应先自报一下“家门”,然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉,不要忘了以“没关系”去应对,而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。

  如果有可能,不妨问一问对方,是否需要帮忙查一下正确的电话号码。真的这样做了,不是“吃饱了撑的”,而是借机宣传了本单位以礼待人的良好形象。

  通话中不可打哈欠、吃东西

  在通话途中,不要对着话筒打哈欠,或是吃东西,也不要同时与其他人闲聊,不要让对方由此感到在受话人的心中无足轻重。

  结束通话时,应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话,不宜“越位”抢先。

  对待来电一视同仁

  在接电话时,要注意给予对方以同等的待遇,坚持不分对象地一视同仁。极其个别的人,长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”,即使是接电话,也极为庸俗地“因人而异”,“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时,一开始总是“拿架子”,“打官腔”。先是爱搭不理地问上几句“谁呀?”、“什么事呀?”,然后能推的事情就推,能踢的皮球就踢,“事不关己,高高挂起”。不过他们的“天气”也不是永远这般“阴沉”,一旦听出来对方是上司、家人、朋友,或是自己正在求助的人,立即就会“雨过天晴云散尽”,低声下气,细语柔声,卑躬屈膝,有求必应,不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法,既容易得罪人,也会让旁人看不起。在接待外来的电话时,理当一律给予同等的待遇,不卑不亢。这种公平的态度,容易为自己赢得朋友。

  礼貌结束通话

  在通话时,接电话的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客,不宜长谈,或另有其他电话打进来,需要中止通话时,应说明原因,并告之对方:“一有空闲,我马上挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。

  遇上不识相的人打起电话没个完,非得让其“适可而止”不可的话,应当说得委婉、含蓄,不要让对方难堪。比如,不宜说:“你说完了没有?我还有别的事情呢!”而应当讲:“好吧,我不再占用您的宝贵时间了,”“真不希望就此道别,不过以后真的希望再有机会与您联络”。

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