开会的注意事项总结

开会的注意事项总结

　　总结是指社会团体、企业单位和个人对某一阶段的学习、工作或其完成情况加以回顾和分析，得出教训和一些规律性认识的一种书面材料，它能够使头脑更加清醒，目标更加明确，让我们一起来学习写总结吧。那么总结要注意有什么内容呢？以下是小编帮大家整理的开会的注意事项总结，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

　　职场人士开会需要注意6个事项

　　身为职场人士，相信开会就像是家常便饭了，每个月要开一次大会，每周还要开周会，甚至是每天开会的情况的都有。但是有关开会时候的注意事项你知道吗？开会之前需要准备哪些事情，下面濮阳百姓人才网职场专家给大家简单分享一下。

　　第一，开会之前手机关机或者是静音

　　开会之前手机关机或者是调静音，相信很多大部分职场人士知道这一点，但是有很多人能做到呢？如果你开会期间没有什么重要的事情最好是关机，除非有非常紧急的事情，你可以把手机设置成无声或者是震动。如果你手机没有关机，开会期间突然响了，有可能会打扰这个会场的气氛，会影响同事的注意力。

　　第二，开会的时候带一个笔记本

　　既然要开会肯定是有重要的事情要宣布或者总结，因此，你最好是带上一个笔记本，有什么重要的事情拿笔记下来，把领导在会议上的重要话牢记在心，做一个有心人，并且这些对你将来的工作可能也会有很大的帮助。

　　第三，会议过后要执行

　　开会之后，你要根据开会的内容执行你的工作，熟悉会议主题后，你要制定出自己的一个小计划，规定一下自己下一步怎么走，该怎么解决将来的问题和事。你如果能够做到这些，你也会一步步的成长、超越自己。但是如果本次会议没有什么实质性内容，你就不必做出什么计划了。

　　第四，认真的听讲，不打断别人讲话

　　其实开会是有很多礼仪要注意的，不打断别人讲话就是其中的一项。当领导或其他人在讲话的时候，你就仔细认真地听讲，千万不可以贸然的去打断别人，这是一件非常不礼貌的行为。濮阳百姓人才网职场专家表示，假如你真想发表讲话，你可以在自由言论的时间发表自己的看法。

　　第五，学会鼓掌

　　会议上要学会赞美和鼓掌，当别人提出一个非常好的建，或者是一些关于公司的决策或者变革等的会议上，这时候一定不要吝啬你的掌声，你该鼓掌时就要鼓掌，不但是对别人的一种尊重，还可以在同事中树立一个比较好的形象。

　　第六，公私分明

　　你在平常的工作中可能和某位同事关系不融洽，就心想借着大会的机会让他丢一次人，这种想法是很不好的，这样不但不能够缓解你和同事的关系，反而会使你们的之间的矛盾加剧，一定要记得公事和私事分开，做一个公私分明的人。

　　做好会议记录的技巧和注意事项

　　操办会议事务，是秘书的本职工作。任何一次成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题，秘书人员做好会议记录，就要付出许多的精力和汗水。因此，本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨，从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。

　　一、会前记录准备

　　选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质，要有认真负责的态度，具备秘书工作知识，掌握基本技能，如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练，提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责，可以熟悉出席人员，了解会议有关内容，熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员，会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求，必要时会前做些适当的辅导。

　　记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸，使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔，也必须是经国家档案局鉴定的，这种圆珠笔芯上标有“DA”（档案的拼音字头）标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带，重要的会议要有录音，从而使整理会议记录时“有据可依”，定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机，不能凡会录音，而当场不手工记录，指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理，往往要花费会上好几倍的时间，记录速度慢，不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对，保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。

　　记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人，或扩音设备旁，便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

　　二、会间记录服务

　　会议记录是会议内容和过程的真实凭证。一份完整、简洁、条理清楚

　　的会议记录可以作为今后回顾已讨论过的事务查阅参考的凭证。记录必须体现会议的实际进程、会议的主要情况、发言的主要内容和意见，必须记录完整，不能遗漏。要清楚而简洁地记载会议进程，不要与详细报告或载录混淆起来。记录应做到条理清楚，内容表述要准确真实，不要含糊，更不能有任何内容错误。记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。

　　会议记录一般使用统一标准的记录本，应该记录的内容大体有：会议名称，包括会议的全称及届次；时间，会议起止的具体时间；会议地点；到会人，包括出席人、列席人、主持人；缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因；记录人；会议议题；讨论经过；议决事项等。记录一般采用笔录方式，或用录音等会后整理的方式。从记录的详细程度来看，记录可采用详录和摘录两种方式。重要会议需要详细记录，要求做到“有言必录”，包括发言中的插话。这种记录除了要用速记方法外，还可借助录音器材。日常会议通常采用摘要记录的方法，选择那些与会议主题相关的内容进行记录。这种方法要舍弃一些内容，记录主要精神。详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用，即使摘录，重要发言、议决事项也需要详录。

　　记录人员的笔记要流畅，易于理解，同时不失真，就得掌握记录的技巧。一“快”，书写运笔要快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。二“要”，择要而记。就记录一次会议来说，要围绕议题，主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题，结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，可以不记论证过程。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。三“省”，在记录中正确使用省略法。使用简称、简化词语和统称，省略词语和句中的附加成分。四“代”，较为简便的写法代替复杂的写法。如用姓代替全名，笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字，数字和国际通用符号代替文字，汉语拼音代替生词难字，外语符号代替某些词汇等。

　　三、会后整理完善

　　会议纪要内容的来源是会议记录。因此，会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张，字迹不可能很清晰，而且每个人都有一套适合自己的现场记录法，有些常用术语，当场记录时往往简化了，不及时

　　整理，隔时一久，有些问题就搞不清楚了。整理时，一方面要把简化的语句尽可能完善，另一方面要把多余的“这个”、“那个”等口头禅去掉，尽可能做到语言文字规范化，当然不能变动原意。对于不清楚不明白空缺的内容，要及时请教发言人进行完善，或者对照录音进行补充完整。

　　整理好的会议记录，一般都应存档。有些会议记录对会后的工作至关重要，对于这类会议应该迅速建立专门的档案，除会议记录外，与会者的名单、联系地址、会议的组织情况、下一步编印的会议纪要和其它有关资料也应视情况一并存档。将会议资料归档，不仅便于查找，而且对组织下一次类似会议也有参考价值。

　　四、倾听的注意事项

　　倾听是记录人员从会议上吸收信息的主要渠道和方式，是其参加会议主要任务。当会议的忠实听众，应该是记录人员扮好会议角色的基本要求。

　　1．耳到心到。要做到“耳到”，无论遇到自己感不感兴趣的话题，或者发言者对不对自己的口味，记录人员都必须调整好自己的心态，全身心投入聆听。倾听应该是用心听讲，专心听取每位与会者的讲话发言，领会讲话内容，思考发言的内涵，要听出弦外之音。

　　2．聚精会神。记录人员倾听时要神情专注。专心听取会议发言，是对发言者的尊重，也是会议的基本纪律。会场上心不在焉，三心二意，左顾右盼，旁若无人，只能是自掉身价，损坏了秘书人员良好的形象。

　　3．苦练坐功。学会倾听，要学会端坐，正所谓“坐有坐相”。记录人员要有正确的坐姿，在会议过程中尽可能自始自终正襟危坐。同时还要坐得住，不能轻易离席，进出会场，这样会中断记录内容。不要抽烟，频繁喝茶，这样容易打断记录思路。

　　4．排除干扰。记录人员的手机一般不要关闭，可将通讯设备设在静音振动状态，以备拨打接听与会议有关电话，无关电话一律不接。若自己的邻座健谈，不断要与自己私下交谈，记录人员要设法婉拒，告知自己在专司记录，无暇交流。

　　开会注意事项总结

　　一、会场服务要求

　　（一）控制好开会的续水时间

　　（二）开会前，开灯，会场内严禁吸烟，请关掉移动电话

　　（三）会场疏散通道内严禁堆放杂物，确保安全通道畅通

　　（四）领导休息室内，应有备用领带、签字笔、毛笔、各色墨水、纸张、胶水、回形针、图钉、大头针裁纸刀、订书机、针线包、鞋刷（油）

　　（五）会前、会议结束时要奏曲的，要预先试放并调至开头3～5秒处放音设备要认真检查

　　（六）备好会前、会议结束时奏曲的录音带、伴奏带

　　（七）主席台上方各种灯具、灯泡要逐一检查，防止脱落

　　（八）会徽悬挂要正确、牢固

　　二、客房服务注意事项

　　（一）会议期间，每一天的报纸按时分送

　　（二）每一天更换一次床单、枕套、肥皂、牙膏（刷）如1—2天会议可一客一换，不用每一天更换。

　　（三）清洁（扫）时，卫生间的地面应注意无积水，防止宾客滑倒摔伤

　　（四）贵宾用房前，对淋浴头、坐便器、电视机、空调均应认真检查

　　防止淋浴头出锈水，坐便器滴漏，空调器风机发出响声；检查健身器材是否完好。

　　三、餐饮服务注意事项

　　（一）会议餐饮，要按会议主办单位确认的与会人员食谱组织采购、制作菜肴

　　（二）春、秋季节是流行病、传染病多发季节，餐饮菜肴以自助餐分餐制为主

　　（三）夏季温度高，食品霉变快，易发生食物中毒、腹泻等，所以生熟食砧板、菜刀要分开，切不可混用

　　（四）冬季会议餐饮要注意保温，碗筷用温（开）水烫，坚持有温度、有暖感

　　（五）餐具洗涤要坚持做到一刮、二洗、三消毒、四经过、五保洁

　　（六）上菜（汤）注意端稳，不能泼撒，更不能将汤（菜）泼撒到宾客身上

　　（七）餐厅地面坚持清洁干燥，防止用餐人员滑倒跌跤

　　（八）根据季节变化，合理调整菜肴，适应季节变化

　　四、会议服务注意事项

　　会议接待成功与否，是个系统操作的过程，要求各个环节（住、会场、食、行）有机地密切配合，异常是会议主办方与会议接待方的沟通、协调、落实至关重要。同时，高超的会议接待服务技能，既需要对接待人员从总体上提出要求，也需要会场服务员、餐厅服务员、客房服务员、设备操作员和水电气值班员等的有机配合。

　　（一）选择房间清扫的时机

　　上、午时一般选择与会代表开会时，夜床一般选择与会代表休闲时。

　　（二）餐饮台形设置要新颖

　　一般会议设置一次性台形，稍长会议3天左右变换一次台形；食谱应针对与会代表的民族、地区、习俗制订，掌握好咸、甜、辣、酸、清淡程度。

　　（三）停车管理

　　要做到：加强领导专用车位控制；对会务组织者车位要安排好。同时区分面包车位与大客车车位等。

　　（四）安全工作

　　要求：门卫验证，大厅（大门）二次把关，封闭闲置通道；定时开放相关门（电梯），加强领导专用电梯控制、会议代表电梯控制；加强领导人住楼层监控与消防控制室管理等。

　　五、会场清洁卫生

　　（一）主席台清洁卫生

　　1、台布干净、无破损。

　　2、座椅牢靠，椅面（套）整洁、无破损。

　　3、茶具内外干净、烘干，盖杯帽齐全、无破损。

　　4、花草（绿色植物）外形清洁，无灰尘，无枯枝败叶。

　　5、上方幕帘干净，无破损，悬挂牢固。

　　6、席卡大小一致，字体统一，颜色一样。

　　7、话筒海绵干净。

　　8、地面干净。

　　（二）代表席清洁卫生

　　1、通道地面清洁，无水、无油渍，无破损。

　　2、会议桌椅清洁，无划痕，无破损，台布、椅面干净整洁。

　　3、茶具清洁，无水、无茶渍。

　　4、紧急疏散出口醒目，明亮，无灰尘。

　　（三）花草清洁卫生

　　1、恰当摆放花卉、花盆，花面（叶）干净。

　　2、草坪高度一样，修剪整齐，洒水均匀，无杂草、无杂物。

　　（四）道路清洁卫生。

　　1、每一天清扫，坚持地面干净。

　　2、恰当设置废物箱。

　　3、干燥或清扫时要洒水。

　　开会的注意事项

　　1. 目标清晰，并分解目标

　　任何会议必须有目标。年度经营会有公司年度目标，季度有季度目标，月度有月度，周工作会议有壹周工作目标。然后才是目标的分解，分解到具体的工作事项以及人身上。

　　2. 检查工作完成情况

　　听取管理层进行工作汇报，听取的同时本质上就是检查工作完成情况，同时跟进各项工作进展。以结果为导向，紧盯工作进度，这样才能保证各项工作的按时按质完成。

　　3. 听取意见，调配资源

　　在听取汇报工作过程中，认真听取负责人在执行中遇到的问题与难点，针对因资源不足而导致的工作问题，能解决的必须在会上立马解决。

　　4. 给方法、给指导

　　因为工作方法和思路导致的工作问题与难点，作为领导必须要给方法、给指导，告诉管理员这件事的关键点和难点，以及具体该如何处理这些点。对于没有思路或思路不对的要及时纠正。

　　5. 会议中充分讨论，在讨论中学习、传递思想

　　会议就是最好的学习方式，是领导的思想、观点最佳传达的场所。在具体工作中与管理层充分沟通自己的观点、想法以及最近的所思所学，在讨论中传递思想，在讨论中一起学习，带领团队一起成长。

　　领导与管理层的思想越接近，组织文化及思想就越高度统一，管理层在具体工作的执行中就越能按照领导的意图行事，最终达成领导安排的任务，完成组织目标。管理层会议就是打造学习型组织最有效的载体。

　　6. 安排下一步的工作

　　接下来的目标，以及针对目标的工作事项分解。把这些事一一列出来，对应责任人与时间。为了确保工作责任制，保质保量的完成，必须要求各项内容的负责人在会议现场接受安排并承诺完成任务。

　　7. 事先做好会议议程

　　会议要高效，前提就是事先让大家都知道今天的会议议程，主持人的工作就尤为重要。如何有效地推进会议的进展是主持人需要特别注意的。

　　8. 在会议中一定要避免的三件事

　　第一，不要让会议成为批评会;

　　第二，不要让会议成为老板的独角戏;

　　第三，会议一定要避免议而不决。

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