档案室电子档案管理的注意事项论文

相关推荐

档案室电子档案管理的注意事项论文

　　摘要：

档案室电子档案管理的注意事项论文

　　随着信息技术的蓬勃发展，传统的档案管理工作正在开始向电子档案管理过渡，档案室的电子档案管理问题已经成为该领域的一个热点内容。本文对比传统纸质档案，分析了电子档案的特点及优势，介绍了在档案室电子档案管理中可能会遇到的问题，就如何加强档案室电子档案管理工作给出了合理化建议，以期对相关工作的开展有所启示意义。

　　关键词：档案管理；电子档案；档案室

　　一、电子档案的特点优势分析。

　　电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：

　　其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下。

　　其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端。

　　其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便。

　　其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。

　　针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：

　　其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小。

　　其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力。

　　其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势。

　　其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。

　　当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

　　二、电子档案在管理中可能遇到的问题。

　　1、对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

　　2、电子档案自身的管理问题。

　　电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

　　3、档案管理人员的管理水平问题。

　　新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

　　三、加强档案室电子档案管理的措施建议。

　　1、加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度。

　　档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

　　2、档案室电子档案管理的技术措施。

　　电子档案硬件管理及保管电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。

【档案室电子档案管理的注意事项论文】相关文章：