英语作文电子邮件格式

　　电子邮件是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。下面为大家带来了英语作文电子邮件格式，欢迎大家参考阅读！

英语作文电子邮件格式

　　英语作文电子邮件格式1

　　一、主题

　　主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

　　YES：Supplier training

　　NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）主题框的内容切忌含糊不清。

　　NO：像News about the meeting 这样的表达，

　　YES：应改为Tomorrows meeting canceled。

　　一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation

　　NO：detailed calculation

　　视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!

　　二、称呼

　　1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。

　　2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy,

　　I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

　　Best,

　　David

　　3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt

　　4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.

　　YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不

　　要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。

　　5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray

　　6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

　　Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations

　　NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China

　　YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

　　7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.

　　8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：

　　Dear Committee Member:

　　Dear Meeting Planner:

　　Dear Colleagues: To All Sales Reps:

　　To Whom It May Concern:

　　Dear Sir or Madam:

　　Dear Madam or Sir:

　　Dear Purchasing Agent:

　　如果是全公司：

　　YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

　　9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

　　YES：Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan:

　　Dear Jim, Jim, (非正规)

　　三、拼写

　　1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，

　　或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然Outlook Express等软件的拼写检查功能可以助你一臂之力。

　　2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差.

　　3、标点要准确

　　NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.

　　YES：He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

　　4、大小写要注意

　　非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。

　　NO：MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。

　　YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

　　四、结尾部分

　　A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

　　1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)

　　Respectfully yours, Yours respectfully,

　　2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦)

　　Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

　　3、 Less Formal不太正规的(例如客户)

　　Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,

　　4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

　　Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

　　有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.

　　那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会有隔阂的感觉.

　　You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样)

　　I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (这就友善多了)

　　Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~)

　　I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落)

　　总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.

　　B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。

　　C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的... 签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.

　　五、其它注意事项：

　　A、文法

　　1、切忌主客不分或模糊

　　例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.

　　应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我们是主语, 不是report。)

　　2、句子不要零碎

　　例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起。

　　3、结构对称，令人容易理解。

　　例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.

　　应改为：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.

　　4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。

　　例如：An authorized person must show that they have security clearance.

　　5、动词主词要呼应。想想这两个分别：

　　1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted.

　　2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted.

　　6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

　　7、选词正确

　　像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

　　8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:

　　127 Ninth Avenue, North

　　127 E. 15 Street

　　5 Park Avenue

　　One Wingren Plaza

　　556 - 91 Street

　　B、文体

　　1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句(15-20字吧)，技术性的字,就更加要简单易明.

　　2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.

　　例如: （1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.

　　（2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.

　　3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.

　　4、意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明).

　　英语作文电子邮件格式2

　　英文电子邮件的写作特点及格式

　　ⅠSubject

　　一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写，例如：New E-mail Address Notification；

　　视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!

　　ⅡSalutation & Main Body

　　1、称呼要礼貌得体，符合商务英语写作习惯。

　　如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title作为称呼；如只知对方姓名不知性别，可用Dear + 全名；如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼；

　　2、正文应结构清楚，便于阅读。

　　如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

　　3、用"Hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。另，用非常正式的传统开场白"Dear Sir" 也已经越来越过时了。最好写成"Dear Mr. / Ms." 后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如"Dear John"。

　　4、在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的，保证每一段中都有代表核心观点的中心句。使用类似"first, second, next, and finally"的词引导读者你所要表述的每一个观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容，取而代之的可以是类似"If you have any other questions please feel free to contact me,"这样的短语来结束邮件，这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。

　　5、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。 Ⅲ Spelling

　　1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的错误。

　　2、外国国名尽量用大写，是为表示尊重；

　　3、标点要准确；

　　4、大小写要注意，尤其是句子开头，首字母一定要大写。非必要，不要整个字都是大写。 Ⅳ Ending

　　A、书信的结尾致意要留意，弄清大家的关系再选择用词，例如：

　　1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)

　　Respectfully yours, Yours respectfully,

　　2、 Formal正规的(例如客户公司之间)

　　Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

　　3、 Less Formal不太正规的(例如客户)

　　Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,

　　4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

　　Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

　　B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。

　　C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签；签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以, 给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates.

　　Ⅴ Other Attentions

　　A、文法

　　1、切忌主客不分或模糊

　　例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.

　　应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我们是主语, 不是report。)

　　2、句子不要凌碎

　　例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起。

　　3、结构对称，令人容易理解。

　　例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.

　　应改为：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.

　　4、单复数不要乱，不然会使读者看着不舒服。

　　例如：An authorized person must show that they have security clearance.

　　5、时态和语气不要转变太多。

　　6、选词要正确

　　7、地址上的数字直接用阿拉伯数字, 除了“One”以外，例如：

　　127 Ninth Avenue, North

　　127 E. 15 Street

　　5 Park Avenue

　　One Wingren Plaza

　　556 - 91 Street

　　B、文体

　　1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的'英文就行，最好多用短句 (15-20字)；对于技术性的字, 就更加要简单易明了。

　　2、注意段落的开头：一般来说, 重要或强调的事情都放在信件或段落的开头，例如:

　　（1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.

　　（2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.

　　3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.

　　4、意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明).

　　5、句子开头不要含糊不清的主词。

　　例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么? 开头少用this, that, it, they, 或 which.

　　6、修饰词的位置要小心,

　　例如: He could only reimburse the cost after July 15.

　　应为 He could reimburse the cost only after July 15.

　　7、立场观点一致. 少用被动语.

　　例如: Partial data should be submitted by April.

　　改为: You should submit partial data by April.

　　C. 格调

　　1、式样和句子长度不要太单调，千篇一律的subject-verb-object会使得邮件很枯燥；有时时短句跟着长句可以使得邮件丰富一些.

　　2、弱软的词(e.g. was, were, is, are...)可以加强一点.

　　例如: Prunton products are highly effective in ...

　　改为: Prunton products excel in ...就有力很多了.

　　D、内容与附件

　　E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。

　　另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如“U”表示“you”，“Pls”表示“please”，“Info”表示“information”，“Qty”表示“quantity”。

　　英语作文电子邮件格式3

　　商务类英语email写作样式

　　一、商务英语电子邮件的格式

　　常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

　　①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

　　其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

　　二、商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则

　　1、亲切自然：可以用We 就不要用You

　　每一封email往来，都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」，于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。

　　把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈，只不过交谈的界面是e-mail。用我／我们做主词，这样才能让email读起来热情、友善，像朋友交谈那样简单自然，亲切又人性化。官样e-mail：Your mail has been received.

　　亲切e-mail：I have received your mail.

　　官样e-mail：Your complaint is being looked into.

　　亲切e-mail：We are looking into your complaint.

　　2、一针见血：可以清楚就不要模糊

　　写email最忌讳文绉绉，要打电话给人就用call，要去拜访人就说visit，不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。

　　模糊字：contact

　　清楚字：call／write／visit

　　模糊字：soon

　　清楚字：by March 15

　　3、言简意赅：可以一个字就不要两个字

　　大部份商业人士跟你一样，每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容，请毫不留情的舍弃。

　　冗长句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine. 精简句：The paper jam destroyed the copy machine.

　　冗长句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture. 精简句：The enclosed brochure shows further manufacture details.

　　4、语汇朴实：用对方看得懂的关键字

　　每个行业都有自己的行话，写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话，也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。

　　迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

　　朴实句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.

　　迂回句：The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

　　朴实句：Supply determines demand.

　　5、有技巧的表达：永远让人觉得youre helpful

　　同样一件事说法不同，得到回应就不同，有技巧的说法让人乐于为你效劳。

　　拙劣说法：Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.

　　漂亮说法：Im glad to clear up these questions for you.

　　拙劣说法：In order to complete the claim you made, simply..

　　漂亮说法：To complete your transaction,..

　　6、下一个专业的信件标题

　　许很多人没有意识到，e-mail的标题是很重要的一部分，邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。如果标题没有内容，看起来像群组垃圾邮件，命运就是直接进入垃圾桶。不专业标题：How are you?

　　专业标题：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

　　不专业标题：Can we work together?

　　专业标题：Proposal: Bright Ideas Imports—ABCs Partnership Opportunity

　　内容源自：美联英语

　　英语作文电子邮件格式4

　　Ding

　　英语电子邮件写作资料整理

　　英语电子邮件如何写 a1内容 a2结构

　　常用词汇

　　b1.Know your email terms b2.其它缩写：跟老外邮件交流中常会见到的英语缩写词汇

　　常用例句 c1.外企必备：英文电子邮件高频句 c2.商务英语函电的 20个常用句型

　　范文 d1.英文书信范文精选 d2.英文书信范文 2 d3.外贸业务全套英文邮件范文

　　A 英文邮件如何写

　　a1 内容

　　从问候开始

　　用问候语开始邮件内容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果关系比较亲密的话，你就可以说，"Hi Kelly,"如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写"To Whom It May Concern:"

　　感谢收件人如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说， "Thank you for contacting ABC Company."如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说， "Thank you for your prompt reply."或是"Thanks forgettingbackto me."如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。

　　表明你的意图

　　然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about?"或是"I am writing in reference to ?"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。

　　结束语

　　在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以 "Thank you for your patience and cooperation."或 "Thank you for your consideration."开始接着写， "If you have any questions or concerns,dont hesitateto let me know."及"I look forward to hearing from you."

　　结束

　　最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很规范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！

　　结构

　　地址栏的写法：

　　地址栏（To）电子邮件的地址，包括写信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址，这四部分无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都要填，若收信人只有一个，就不需填写其他收信，人的电子邮件地址，处理比一般信件要简单得多。

　　主题摘要的写法：

　　主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简洁明了。邮件标题是邮件主要内容的浓缩，是读者浏览信箱时决定是否阅读该邮件的根据。简洁明了的主题内容可起到索引的作用，便于收件者以后在大量的邮件中查出相关的邮件。邮件标题选择的合适与否将影响到读者处理信件的效率。因此，为了确保收信人能及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该言简意赅。另外，标题应该用名词短语或动名词短语，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs. Jones”， “weekly Sales Meeting”，“广告”等标题都信息明确、一目了然。称呼（salutation ）

　　商务英文电子邮件通常用较正式的称呼，如：Dear+对方的姓氏，有时可以省去 Dear，直呼对方的名或姓，或者用随意的称呼，如：“Hi，Johnson”，“Hi，Davis”等。若不能确定收件人是哪一位，可用这样的表达，如：“Dear Sirs”，“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。

　　正文部分的写法：

　　正文部分（body）涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话，正文由两三个或三四个简短的段落构成。

　　敬意结尾（complimentary closing）

　　结尾常用敬语，表示客套和礼节，措辞应恰当。通常用“Best Regards”，“Best Wishes”，或使用 “Good day to you！”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾，使得电子邮件更趋向随意体（casual style）。

　　签名（signature）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。因为电子邮件是在电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。

　　附件（Enclosure）电子邮件中如果带有与邮件内容相关的附件，可用 word、excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式发票、定单或报价单等，并在邮件中说明具体文件的名称及份数等，以便对方确认。

　　附言（Postscript）

　　打好邮件后，若发现需要补充某些内容，可在签名下方注明 P.S.再附上补充的内容。但补充的内容不宜太多，常常是一两句话。若补充的内容很多，则需另写一封邮件，以免喧宾夺主。

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