接待外国客户来访注意事项

关于接待外国客户来访注意事项

　　接待外国客户注意事项，从事外贸工作多年，首次接待客户会紧张怎么办？有朋自远方来不亦乐乎。来者是客合理招待，会换得丰富的回报的。待人接物都是需要用心。给客户创造一个愉快的体验。下面是小编收集整理的接待外国客户来访注意事项，欢迎大家分享。

　　接待外国客户来访注意事项 篇1

　　一、前期准备阶段：

　　了解客户情况，对客户做分类为意向客户、代理、意向代理，意向客户也分为一般客户、重要客户，根据情况对客户制定不同的谈判方案。

　　了解客户国家、是否有交流障碍，有无随从翻译，来访人数，有无特殊禁忌等信息。 对客户的需求在来访之前务必清楚了解，意向客户来访前调查清楚客户公司规模、生产产品、竞争同行是哪家公司，对我司产品与同行产品做一个全面细致的对比、以备客户来访时清晰的向客户展示我司产品与同行相比有的优势以及能给客户带来的'实际效益。 根据事先掌握的信息，详细制定洽谈方案（包括参与人员名单）

　　二、行程安排及现场布置

　　1. 如客户需要，根据客户条件及重要程度帮助其定好酒店。

　　2. 客户到达之前必须先去前台打上欢迎辞

　　3. 重要客户特别检查咖啡茶水，并可提前准备一些水果以供招待。

　　4. 客户到公司之前需将会议室布置好：所需资料（样本等）、纸、笔摆放整齐；提前安装好投影仪并选好文件，打上欢迎词。

　　5. 着装：接待客户时必须注意气质形象，原则上接待客户时一律需穿着西装，同时平时也应注重内在气质的培养（自信、熟练）。

　　6. 业务人员同事间可灵活帮忙接送，以提升业务经理的威信。

　　7. 重要客户提前制作来访日程行程单，接机时交与客人。

　　三、参观工厂

　　1. 参观前，给来访者下发公司介绍小卡片（计划中，印上公司加工中心等介绍内容）。

　　2. 带客户参观工厂时，参观顺序应是先从精工车间到装配车间，带客户看机器从零件到整机的完整过程。（向工厂建议在马扎克、东芝、五面龙门加工中心边放置大屏幕循环播放加工中心介绍）。在给客户做介绍时，可结合公司印制小卡片上内容给客户更深的印象。

　　3. 客户团体人数较多时，业务人员随身携带导游用随身话筒以便每位来访客户都能接受到详尽的介绍。

　　具体参照公司另行下发的《来访客户参观指引》

　　四、洽谈

　　1. 根据自身技术水平及客户的情况决定是否需要公司技术人员配合陪同共同谈判，必须事先预约好，避免客户到公司需要咨询技术人员。

　　2. 对于重要客户，提早跟相关领导预约时间，清楚交代来访客户的信息（客户公司情况、产品、竞争对手等）

　　3. 提早准备洽谈提纲，在会议中，业务人员应清楚了解洽谈目的，掌握谈判过程中的主导，引导客户跟着业务人员的思路洽谈

　　五、结束

　　1. 备忘录：签定来访洽谈备忘录

　　2. 礼品：对第一次来访客户原则上都赠送带有我司logo的礼品

　　六、其它注意事项：

　　1. 客户来访我司应给给人留下深刻印象，凡是有来访客户来到办公室参观我司人员必须主动起立以示尊重。

　　2. 在公司内部遇到来访课上主动打招呼，务必让来访人员感受到我司所表达的热情及我司的企业文化和良好的氛围。

　　3. 用餐原则上根据公司规定统一在成路E家就餐，或结合客户的国家、信仰、习惯、爱好，挑选餐厅招待客户，事先应先安排好车辆。

　　4. 给穆斯林客户介绍PRAY ROOM（公司计划在一楼布置一间祈祷室，准备指北针，指针、神龛等宗教用品，方便客户祈祷），让客户感受到我司的人性化以及细致入微的服务。

　　接待外国客户来访注意事项 篇2

　　如有外国客户来厂参观，不要紧张，先熟悉好公司介绍和产品资料，备好文件和样品。

　　亲自接机很重要，不要只让司机去接。让客户看到你的诚心。接机的时候可以和老外多介绍本地的情况，特色旅游的景点，好吃的食物(探听客人喜欢的食物)，和最近的天气状况，提醒客户天气比较寒冷，要注意，他们听了一定很感动。最重要的是把客户在中国的SCHEDULE再确认一次，虽然他们来前肯定和你确认过了，但是你这样做，一定让他们感觉到你是一个很有责任心的人。

　　要安排好接送客户进出的车子和陪同人员，让他们感觉你公司是一个很正规，很专业的公司。

　　对于客户喜爱的食物，按公司可承受的价位寻找一个饭店，这是为了给客人接风的。平时的会晤，谈判可以用工作餐，但千万不要用盒饭打发客人。客人离开中国前，为他们找一个中国特色的饭店，这时经过多天的交流，大家已经很熟了，气氛会更加好。

　　询问客人对于酒店的看法，是否舒适。如能抽出时间，带客人参观一下城市美丽的风景或名胜，让他们加深印象。准备一些中国特色的礼物在离别时送给客户，如茶具，茶叶等。

　　例如我在青岛，所以我除了安排客户参观工厂，开项目会议，也会安排好带客人去栈桥，去崂山，感受一下青岛的气息。第一次来中国的客户会对很多事都很新奇，例如，中国的一些独特的国情，就应该多给他们介绍。让他们多了解一些中国与外国的文化差异。这样更有助于与客户建立良好和诚恳的关系，也是为将来减少双方在观念上的矛盾做好铺垫。

　　上面都是接待上的，我想最重要的是你对于公司和产品的介绍，使客户相信你们公司是有能力生产出质量好的产品，如果双方在价格上也能谈得拢，那就恭喜你了。

　　从交际礼仪的角度讲，交谈要注意两个问题：

　　第一、内容。言为心声，语言传递思想，表达情感，耐人寻味，所以内容很重要。

　　第二、形式。

　　在如何说的问题上，有三点要注意：

　　第一、要细语柔声，使用标准的普通话，避免粗声大嗓。你又不是在黄土高坡，又不是在亘古深沟，没必要高谈阔论，所谓有理不在声高。

　　第二、要善于跟交谈对象互动。跟别人说话，你说了半天，别人觉得都是废话，不爱听，有意思吗？所以要互动。

　　第三、要注意尊重对方。

　　谈话礼仪中有四个不准：一、不打断对方。你有说话的权利，对方也有说话的权利，别轻易打断别人，打断别人是没有教养的标志;二、不补充对方。真正容人的人会给别人说话的机会，给别人表达意愿的权利。待人接物交谈的基本技巧少说多听，因为言多必失;三、不纠正别人。不是原则问题，不要随便对别人进行是非判断，大是大非该当别论，小是小非得过且过;四、不质疑对方。不要随便对别人谈的内容表示怀疑。我们在日常中，有时候得罪人伤害人的就是一些小是小非。

　　参加社交活动，下列六大问题不要谈，说出来有失身份，是没有教养的表现。

　　第一、不要非议党和政府；

　　第二、不要涉及国家秘密与商业秘密。有人有窥视癖，总要想打探点不该自己知道的事。其实何必呢，不该你知道的事，你知道得越少对你越安全；

　　第三、不能随便非议交往对象。跟人打交道，别让人家难堪和尴尬。有一天，我们在聊天，一个同志问我，金教授籍贯是哪里的？老家哪儿的?我说老家上海。他一撇嘴，你们上海男人都不是男人。我问他，你骂谁？不要随便让人家尴尬和难堪，这是有教养的标志。

　　第四、不在背后议论领导、同行和同事。自尊的'一个非常重要的内容是尊重自己的职业，尊重自己的单位。

　　第五、不谈论格调不高的话题。家长里短，小道消息，男女关系，别说，失身份。

　　第六、不涉及个人隐******私问题。哪些个人隐******私不大适合去随便打探呢?第一不问收入，你问这个人挣多少钱，实际上是问这个人本事如何，这不合适；第二不问年龄；第三不问婚姻家庭，家家都有一本难念的经，别跟人家过不去；第四不问健康问题;第五不问个人经历。老家是哪里？什么专业毕业?现在在干什么？英雄不问出处，这些都是实力问题，有教养的人不谈。

　　宴会的礼仪在现代生活中服饰是比较重要的礼仪问题。

　　人的位置不同，站的角度不同，考虑事不一样。对于社交场合有身份的的名人来讲，他讲这样一句话："男人看表，女人看包。"比较讲究的男士和女士，他包的颜色跟皮鞋应该是一个颜色，穿一双黑色皮鞋，那包就是黑色的，协调。当然我也见过不协调的，那天我见到一个老兄，脚穿白皮鞋，腰系红腰带，手拿咖啡色手袋，把我看晕了。

　　一般人看什么呢?女人看头，男人看腰。女人看头是看什么呢?看发型，看化妆。一个比较讲究自己生活情趣和品位的女士，她的发型和脸一般是比较认真修饰的。男人看腰看什么呢？看腰带上面挂不挂东西。有地位有身份的男士在比较重要的场合，腰带上是不挂任何东西的。

　　我们去参加宴会，或者在比较重要的场合请客人吃饭，要注意五M规则：

　　第一个meeting.要注意见面的人是谁。你请客人吃饭，如果还要请人作陪，就要考虑怎么请。比如说请的是英国人，那就请几个懂英语的人在一块，容易谈到一块儿去。请的是阿拉伯客人，那请几个穆斯林比较容易沟通。所以请客人吃饭，这个meeting很重要。

　　第二是money，费用。做任何事情，量入为出，不管是请熟人，还是请生人，不要铺张浪费，讲究少而精，量力而行，避免大吃大喝，没有必要过分招摇。

　　第三menu，菜单。如果你要请我去吃饭，你要问什么问题呢？没有经验的人这么问："您来点什么？"有经验这样问："金教授，您不能吃什么？"有所为，有所不为。你问我爱吃点什么，那是开放式问题，我要是狂点一通，结果是我走了，你走不了，被抵押在那儿。封闭式问题是给出所有选择："金老师，喝茶还是喝咖啡?"就是告诉你不要喝人头马，这是封闭式问题。

　　第四是media，环境。客人吃特色，公务宴请吃环境。你把客人请到五星酒店吃饭，说明他水平一流，你把他弄到地下室吃饭，说明他水平是盲流，这是一个接待规格的问题。

　　最后是manner，举止。餐桌举止有五忌：第一餐桌上不吸烟。有身份、有地位、有教养的人餐桌上不吸烟;第二让菜不夹菜。你可以介绍，但别给他夹菜;第三，祝酒不劝酒。有教养的人讲究自厢情愿，不要强迫服务；第四不在餐桌上整理服饰；最后，忌吃东西不发出声音，这个主要指国际交往中，西方人的说法，吃东西发出声音是猪的基本特征。

　　接待外国客户来访注意事项 篇3

　　1.应有的态度

　　如果你刚进入公司，影印资料、整理文件，以及端茶倒水之类的事，会显得特别的多。或许你会觉得自己所从事的工作缺乏意义。但事实上，你所从事的工作绝不是琐碎之事。当你接听电话的那一瞬间，你就代表了公司。假使你在电话里显出失礼的态度，对方会认为这是你所任职公司的失礼，有时还可能导致谈判破裂，最终失去顾客。

　　2.客人来访，应起身迎接

　　如君整理资料正在忙得不可开交，此时有位客人走进来。如君腾不出空，只好继续做事，同时坐着向客人打招呼。

　　可是，这位来客见到她的上司便对如君坐着向他打招呼一事，表现出不满的情绪。

　　当然，如君也有她的苦衷，但在这种情况下，不论手上的工作多么繁重，对于访客，都应当站起身来行礼，这是最基本的礼节。或许如君的心里怀着热情欢迎的想法，可是，在访客心里却不如此认为。如果被客人看到你坐在媾做事，只是把头例行公事般地点一下，那么对方便很自然的有一种被忽略的感受。

　　记得当遇有客人来访之际，无论自己有多么忙，都应站起身来打招呼。

　　3.要跟访客问好

　　遇到访客，无论在何种情形下，都应抢先向对方问好，这才是正确的待客之道。寒暄时的礼节为身份低的人先问候身份高的人。而对于所有的公司来讲，访客都是居于上位者，因此必须由己方先致问候。所以当见到不认识的访客时，要先行问好。

　　如果当时正与同事站着谈话而没打招呼，或者来访者是进进出出的业者，就不在此列。

　　4.鞠躬时眼睛要注视对方

　　鞠躬大致可以分为二类，即微微的点头致意和常见的敬礼。无论采用哪一种鞠躬方式，都必须遵守基本原则。在鞠躬的开始与结束时，都需看对方的眼睛。无论行多少次敬礼，如果眼睛看着别的地方，这种行为也无异于是忽视对方。

　　此外，太快把头低下或抬起，都不能算是正确的鞠躬方式。我们经常见到点头哈腰地频繁低下、抬起的公司职员，那绝不是正确的礼仪。

　　鞠躬时应尽可能慢慢地进行。把头低下时，以能在中途作～3次呼吸的速度进行就可以了。

　　5.对访客附上一句——“让你久等了”

　　当有约好的访客时，大部分的人会说“欢迎光临”!可是，接下来会附上一句“让您久等了”的人，却不多。

　　假设你的身份是来访的客人，如果对方对你说声“让您久等了”你会在心里暗想，“原来这家公司很看重我!”。

　　会不会说这句“让您久等了”，别人对你的评价就会不同?答案是肯定的。当你的上司看到你如此向访客问好后，必定会对你刮目相看。

　　这并不说只能使用“让您久等了”这句话，可以根据不同的时间和场合，加上额外的话。

　　如果是经常出入自己公司的来者，说上一句“天气这么炎热，您辛苦了!”之类慰劳对方的话，效果也会很不错。

　　没有人会对别人发自内心的关怀话语感觉不快，因此应积极地向别人问好。

　　6.记住访客的基本资料

　　虽然自己所任职的公司名称已在询问台被问过一次，但是过没多久，又被重复问“请问您是哪一位?”任何人都会有不被重视的感觉。为了避免使对方产生不快，当听到访客的公司名称、姓名之后，应记录下来，以免遗忘。

　　若将对方的公司名称或人名弄错，是非常不礼貌的。如果是难以听清楚的名字，就应复述一遍，或向对方问清楚，以便将正确的公司名称、姓名记住。

　　当有多位来访客时，应以不让访客看到的方式作记录，然后交给公司内的人。如果访客的人数太多，也可以只记下公司名称及其代表者的姓名。

　　7.引导访客到会客室

　　对于访客，不能用手一指会客室，说一句“请到那里等候”就算完事了。将访客带到会客室，才是应有的礼仪。

　　有人会认为将客人带到会客室，是件简单的.事。但我们常看到会有人自顾自地走在前方，而忽略了后方的客人，认为客人会自己跟上来：甚至不管访客有没有跟来，便径自地往前走去。这些都不是接待客人所应有的态度。一旦让客人产生自己被拖着在公司内到处走的印象，相信他会感到不愉快。

　　正确的方法是：带路时，应配合访客的步调，走在距离对方大约公尺的斜前方，而这是为了让访客走在走道中的中央。此外，不时回头看看访客是否跟上自己，也是非常重要的一点。

　　8.不可以貌取人

　　所谓“人不可貌相”，不能因为对方的身材魁梧，就断定他的职务高，也可能存在相反的状况。如果凭外貌来判断对方的职务，有可能闹出很大的误会。

　　当有一位或者两位客人来访时，根据对方的态度，大致能判断出谁的地位较高：可是当有许多人来访时，就很难分出谁是上司，谁是下属。

　　遇到这种情况，只要确认谁是上司或负责人就行了。当对方突然来访，没有时间加以确认时，不要按照自己的看法随意作出判断。应将他们带到会客室，交给主管去安排。

　　9.进会客室前先敲门

　　以下是常发生的情形：职员将访客带到会客室，心想里面空无一人，于是将房门打开，却发现里面有人。因此，在进入会客室前别忘了要先敲门。如果有人，里面负责接洽的职员会作出反应，从而避免使访客意外撞见的失礼之举。

　　为了避免失礼，不只限于会客室，包括其它所有的房间，在进去之前都应养成先敲门的好习惯。

　　10.哪里是上座，哪里是下座

　　将访客带到会客室后，因此必须清楚哪里是上座，哪里是下座。

　　根据会客室的不同，上、下座也会不一样，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。当拜访其他的公司时，千万别大模大样地坐在上座之上，以免造成对方不好的印象。

　　此外，当访客中的主管随其他人一起进入会客室，或他已先到并在此等候时，应让他决定把访客安排在哪儿。要是有对方的主管在场，你却在一旁指手划脚地分派座次，就会显得越俎代庖。

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