办公室接待注意事项大全

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办公室接待注意事项大全

　　办公室，是一个单位的窗口，是一个单位接待来人来访的形象，也是大家评价一个单位的第一印象。以下是小编给大家整理的办公室接待注意事项大全，欢迎阅读！

办公室接待注意事项大全

　　办公室接待注意事项

　　一、接待全过程：

　　1、接待前准备；

　　2、接待过程；

　　3、接待后安排。

　　二、接待各个环节注意事项

　　1、接待前：

　　⑴确定来访人员人数、姓名、性别、级别、来访时间、行程、来访主要内容以及有何具体要求。一般情况下，对方都会有人员清单发过来，接待方必须认真核实以上内容，并根据来访人数确定1—2具体联络人，以便及时沟通联系。

　　⑵根据来访规模和分工负责的原则，召集部门负责人，安排具体事务，以便明确职责，分工负责。

　　①办公室拟定接待方案。一是接待期间天气提示。二是目录。三是来访人员名单及级别（注意核对姓名）。四是陪同人员名单（注意对等接待）。五是接待路线（行程）安排。六是乘车安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是参观点简介。

　　②后勤安排来访人员食宿问题。一是就餐安排。一般分为主桌和副桌。主桌要根据客人的口味安排菜肴（白酒、啤酒和红酒、烟都要准备），并注意客人忌口的东西。主桌要摆席卡。副桌一般安排工作人员和驾驶员就餐，可以随意一些。在就餐的过程中，要随时注意主桌上菜的速度和酒水是否足够用。二是住宿安排。住宿房间要根据对方人数和性别事先预定、排定。一定级别的领导要安排套房，并在房间内摆放好洗漱用品、鲜花、水果、水、烟等。

　　③业务部门根据对方来访目的做好交流准备。业务部门要事先了解对方来访目的，安排分管人员或业务较熟的人员参加座谈交流，可以事先准备讲话提纲，准时参加座谈交流。

　　（4）参观药厂做好内部保洁、安全生产、情况介绍等工作。

　　注意事项：

　　1、对各参观点及路线事先要进行踩点，做好路线畅通，参观点准备充分。

　　2、在接待前，要注意获取各部门接待负责人的联系电话，以便及时联系。

　　3、车辆的安排要事先通知驾驶员何时、何地待命。

　　4、讲解人员要做好充分准备，包括音响设备的事先调试等。

　　2、接待中：

　　⑴安排人员及领导到接待处迎接。要提前10分钟到达接待处，以示尊重。

　　⑵引导车要做好引导工作，到达参观点后要及时调度车队停放。

　　⑶联络人员每到一个参观点前就要和下一个参观点负责人联系（也可安排打前站车辆），做好大门开放工作。

　　⑷在参观过程中，要注意摄像、照相保存资料。

　　（5）参观过程的临时休息地点要做好各项接待工作。水、烟、水果、湿巾以及卫生间的保洁工作。

　　3、接待后：

　　⑴礼送客人（可以赠送礼品）。

　　⑵做好新闻报道工作。

　　⑶做好接待总结工作。

　　⑷做好酒店食宿费用结报工作。

　　办公室接待来人的日常礼仪

　　1、要主动对话，不能问而不答

　　有人来访，在办公室工作的同志，要主动张嘴说话，主动接话答话，但是，也不能没话找话、乱说乱话。

　　一般情况下，来人会先敲敲门，或是先问一个你好，或是直接请问办某某事是在这里吗？

　　办公室的同志，如果先看到来人，应该主动上前询问来访人有什么需要帮助的事情，首先要体现出办公室人员的主动意识、服务意识，这样也便于进一步缩短和对方的心理距离。

　　来访者一般都是有什么问题才来的，有的甚至还是带着一肚子的苦水和怨气，如果没个人正脸儿答理人家，很可能就会形成现场冲突。这时候主动交流，可以使其在态度上和情感上有所改善，我们常说抬手不打笑脸人，我们的态度好一点，来人的情绪就可以平静一点。

　　遇有来人，可以“您好，请问您是？您找谁？有什么事？”，主动上前，主动对接，主动服务，这应该是办公室工作人员的基本素质和日常礼仪。

　　2、礼貌随和，不能冷横硬推

　　办公室接待工作，其实就是与人的沟通和交流。在这个沟通交流过程中，工作人员一定要礼貌随和。

　　在人与人沟通过程中，所表现出来的文明礼仪是个人基本素养好坏的直接体现，也是一个单位社会公众形象的直接表现。

　　首先是要起身，要上前，要对来访者使用基本礼貌用语。在接待过程之中，也应该最大程度上做到双眼跟随来访者，以给予来访者一定的舒适感和被重视感。与来访人员交流过程中，千万不要目视他方，也就是常说的不拿正眼儿看人，千万不要左顾右盼、东张西望，但是，也不能目不转睛直勾勾地一直盯着人家看。

　　如果看对方可能需要坐下来或是需要用一段时间来交流，主动给人家搬一下椅子、倒一杯水。

　　如果对方提出的是咨询类问题，要清楚地告诉人家，要找哪个部门哪个同志，最好是直接带过去。

　　如果是需要自己这里答复的问题，那就要认真倾听，然后有理有据地给予讲解和答复。如果是需要时间来处理的，就要清楚地告诉来人，需要提供什么资料和情况，这里需要几天来办理。办完之后是网上回复，还是需要来人当面答复，都要当面说清。

　　这里切切要记住，千万不能上来就说我不知道，这事不归我管，这不是我们的责任，你找别人去吧，等等。这样的话，轻则是不礼貌，重则就是纪律作风的问题了。

　　要知道，人的尊重都是相互的，来人，你尊重他，他也能感受到你的尊重，他当然也会尊重你。

　　3、站坐有相，不能随随便便

　　办公室工作人员的形象，也是很重要的。

　　站要有站相，坐要有坐相，包括发型、化妆、衣服、鞋袜等，这些都要注意。这些细节，下来还可以慢慢细说。

　　这里要说的重点是站坐有相，见有人来，首先要起立，站起来，要站直，不能歪歪扭扭，不要松松懒懒，不能趴在桌子上、倚的门上、靠在墙上，尤其是不能来回晃。在与人交流的时候，上身还要稍稍前倾一点。

　　如果来人要咨询问题，要伸手示意请对方坐下来，自己也要坐下来，尽可能把椅子拉近一点，或者是坐在接待沙发上，上身要尽量朝向来访问的人那一边。

　　4、道谢道别，不能有头无尾

　　接待的最后步骤，是礼貌道谢和道别。

　　如果是自己接待的来人，交流结束，要起身、握手，礼貌地道谢道别。

　　比如，来人提出一些批评、建议，一定要感谢对方的关心支持和监督，要表达一定会认真改进，还要欢迎对方继续关心和支持。

　　如果是为对方答复解决问题或是提供了某些服务和帮助，也要谦虚地表达，看看我们还有哪些做的不到位的，欢迎批评指导。

　　如果是带有情绪而来的，经过疏导和交流，平静了，缓和了，双方也有了一致认识，这时候还要主动关心，回去好注意保重身体，以体现关心。

　　职场必备接待礼仪

　　一、问候与迎接

　　1.当客人进入办公室或会议室时，应立即停下手中的工作，起身迎接，面带微笑，表示欢迎。

　　2.与客人握手时，应热情主动，面带微笑，目视对方，身体略微前倾，以示尊重。握手时应注意力度，不要过于用力也不要过于轻柔。

　　3.与客人交谈时，应保持自然大方，站立挺拔，目视对方，以示专注。坐姿时应保持上身挺直，双腿平行，双手放在桌上或膝盖上。

　　二、茶水与点心

　　1.在为客人提供茶水或点心时，应轻拿轻放，避免发出声响。同时应遵循先宾后主、先女后男的原则。

　　2.倒茶时应注意水量适中，一般以八分满为宜。如若客人对茶水有特殊要求，应尽量满足。

　　3.在为客人递送点心时，应使用托盘或双手捧送，并遵循先宾后主、先女后男的原则。同时应注意不要让点心直接放在桌上或地板上。

　　三、引导与参观

　　1.在为客人引导时，应走在客人左前方或右前方，保持两步左右的距离。同时应保持微笑，并随时注意客人的需求。

　　2.在引导过程中，应注意保持安静，不要影响其他人的工作或谈话。如需经过楼梯、转角等处时，应及时提醒客人注意脚下。

　　3.在为客人参观时，应根据客人的需求和兴趣点进行介绍，不要只介绍自己感兴趣的部分。同时应保持礼貌大方，不要做出不雅的举动。

　　四、送客与回访

　　1.在送客时，应将客人送至门口或电梯口，并热情道别。同时应保持微笑，目送客人离开。

　　2.在回访时，应根据实际情况进行安排，如客人有特殊需求或时间限制时应及时告知。同时应保持良好的态度和礼貌，不要给客人带来不必要的麻烦。

　　3.在接待来访者时，应根据实际情况进行安排，如来访者有预约或已提前告知时应及时通知相关人员并进行安排。同时应注意保护公司的机密和隐私。

　　五、其他注意事项

　　1.在接待来访者时，应注意保持安静整洁的办公环境。不要在办公区域大声喧哗或打闹嬉戏。

　　2.在接待来访者时，应注意保持良好的形象和精神状态。不要穿着过于随意或暴露的服装，也不要化浓妆或使用过浓的香水等。

　　3.在接待来访者时，应注意保持真诚友好的态度。不要有歧视、排斥或攻击的行为出现。如遇到突发情况应及时汇报并妥善处理。

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