来客接待注意事项

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来客接待注意事项

一、目的

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约”的原则。

二、客户来访前的准备

1、负责接待的业务员在接到客户来访预约时，应了解客户基本情况：客户职务、客户访具体时间、人数、逗留日期、来访意愿、意向机型等。

2、负责接待的业务人员根据客户情况按计划通知参加来访接待的协助人员，（接待人至少两人）落实客户来访时间（约定时间距离实际来访时间比较长的，提前一天宇客户确认），布置会晤场所。

3、确保公司环境、室内、洗手间清洁。

4、准备好公司的有关资料（公司的宣传资料、证书）、纸笔、水杯、咖啡。

三、接待礼仪：

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

四、具体实施

1、与王哥的配合。

1.1，王哥出发前通知负责接待的业务人员。

1.2, 负责接待的业务人员在接到王哥通知后，在客户到达公司之前，提前10分钟做好接待准备，负责接待的业务员到一楼门口准备，其他人员在三楼门口站成一排迎接客户。

2、客户到达公司门口之后，由业务人员接待并迎领客户直接到三楼（二楼的们最好关上），到达三楼之后，三楼门口迎接人员集体致欢迎词，等客户和负责接待的业务人员进入办公室随后进入。

3、负责接待的业务人员给客户安排入座给客户提供公司资料并进行交流，（背对门的座位为宜）协助接待人员按客户的喜好端水泡咖啡。

4、负责接待的业务人员做好客户来访纪录。（客户信息、意向产品、疑问、需要提供的资料、报价等）

5、洽谈结束提前10~15分钟叫出租车96103叫车热线。

6、与客户前台合影留恋。

7、负责接待的业务人员送客户至出租车，跟出租车司机交待好客户所在酒店

位置。并告知客户付款时按计价器付费同时需多付6元RMB,其中3元为叫车费，3元为燃油附加费。招手待客人远去，方可离开。

五、来访记录信息的整理

接待人员当天务必完成客户来访时的笔录整理。并存档。客户整理档案需记录客户详实的联络方式及合作意向。重点记录现场报价记录及关于机器配置说明以备日后销售核查。并记录来访中客户提到的同行情况及客户的特定要求，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息。

来客接待注意事项 [篇2]

一、日常接待工作规范

（一）预约客人来访

1、迎接礼仪

①看到有客人进入，应立即招呼来访客人：应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。即使是在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。

②主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切。

③陌生客人的接待：陌生客人光临时，应主动招呼并询问其姓名及公司或单位名称。通常可问：”您好，请问您是哪家公司？请问您找我们公司哪位员工呢？

2、接待礼仪

接待客人要注意以下几点：

①客人要找的员工不在公司时，要明确告诉对方该员工到何处去了，以及何时回本单位，必要时可打电话询问该员工何时回公司。如果确认员工无法短时间回来，请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方到对方单位去。

②客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，就安排客人在接待区，同时向客人提供茶水、报纸或杂志。（不能让客人在公司内部随意走动，特别是办公区域。）

③接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

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在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

接待室的引导方法。当客人走入接待室，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。

④客人入座后，需数好来人数，并询问客人是喝茶还是喝水，立即准备茶水奉上，或会客时间较长，中途每隔二十分钟需加水一次。

（二）不速之客的接待

有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。

（三）电话礼仪

1、电话接听技巧

①目的

当我们接听电话时应该热情，因为我们代表着公司的形象。 ②左手持听筒、右手拿笔

大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

③电话铃声响过三声之内接起电话。

④注意声音和表情

说话须清晰，正对着话筒，发音准确。不能大吼也不能喃喃细语，并尽量用热情和友好的语气，语速平缓。使用礼貌用语“您好，佳度商贸” “请问有什么可以帮忙的吗？”“谢谢您”，“不用谢”“再见”。

⑤复诵来电要点

电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误。

⑥最后道谢

最后的道谢也是基本的礼仪。

⑦让客户先收线

在电话即将结束时，应该礼貌地请客户先收线，这时整个电话才算圆满结束。

⑧当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

（四）注意事项

1、离座和外出

前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时，应该先找妥代办人，并交待清楚接听电话的方法等。

2、闲谈与交谈

应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面。

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