规范销售中心费用报销的通知

关于规范销售中心费用报销的通知

各部门（项目组）：

为规范费用报销程序，做好销售费用控制，现对销售中心现有费用报销有关事宜进行进一步明确，详细情况通知如下：

一、费用报销时限及要求

1.每周二、三9:00—15:00为各部门相关费用报销固定提报时间，原则上其他时间不予受理，特殊紧急情况下除外。

2.差旅费报销应在返回公司一星期内报账，最长不能超过2个月；其他费用原则上应在发生后两周内及时报销。

二、费用报销流程

一般按照以下流程进行： ①经办人填写报销凭证

②销售总监助理初审

③销售总监审批

④计划财务部审核

⑤总经理审批（视情）

⑥递交财务报销、打款

报销凭证：

1. 差旅费：出差申请单+差旅费报销单+发票

2. 业务招待费：业务招待申请单+本地费用报销单+发票

3. 会议、培训费用报销：会议、培训申请单+会议、培训费用报销单+发票

4. 其他费用（交通、宣传品）等报销：申请单+本地费用报销单+发票 注：出差时各种费用均直接填入差旅费报销单，并注明

三、费用报销有关要求

（一）申请表填写

1.按条目填写，字迹工整，干净整洁；

2.要将项目填写完整（既要填写大项名称同时注明下属小项目名称）

3.要将费用预估清楚；

4.要将申领或购买各类宣传品填报清楚。

（二）报销单填写

1.按条目填写，字迹工整，干净整洁；

2.空白不填的地方要划“/；”

3.要将金额大小写填写清楚正确；

4.必须分开填写每一项发生费用，对于所有费用的描述清晰、准确、完整。

5.差旅费报销单上出差时间要与行政助理确认清楚，精确填写到半天；

（三）发票及粘贴

1.发票必须提供合法的原始凭证，严禁伪造、变造票据；

合法的原始凭证指的是：

A套印有税务部门监制章的发票或套印有财政部票据监制章和解放军总后勤票据监制章的票据；

B、行政部门统一印制的事业性收费票据、统一收据及专用票据；

C、国家交通、水电等部门的专用票据。

2.所有发票须真实、有效、完整，所有发票抬头一律填写“中航泰德（北京）自控技术有限公司”；

3.报销其他相关附件必须保持完整，飞机票、火车票、汽车票应提供相关凭证原件。所有的出租车票应注明出发地、目的地和事项，若拜访客户，填写完整的客户名称。

4.报销住宿费，应提供宾馆打印的住宿流水单，无法提供机打流水单的，可以是手写，但需要盖宾馆印章。流水单一般包括宾馆名称、房号、住宿时间、房间价格、地址及联系电话等主要信息。

5.取得的原始凭证不符合上述基本要求，出现以下情况一律不予报销：

A、发票或收款凭证有涂改、挖补或模糊不清；

B、购物发票与验收单在数量、金额上不相符；

C、发票或收款凭证的收款项目与收款单位经营范围不相符；

D、发票或收款凭证属过期停用或伪造的；

E、套开票、连号票一律不予报销；

F、其他未符合合法原始凭证基本要求的不予报销；

G、以合法票据抵付不合法票据不予报销。

6.粘贴：

A、请将报销的发票、附件整洁、平整、规范，以左上角为准，发票正面朝上，向右、向下厚度均匀的粘贴在空白的裁剪好的A4纸上，然后将报销单封面与粘贴单粘贴左侧部分。

B、粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减或折叠整齐。

C、票据粘贴只许用胶水，不得使用订书钉、别针和回旋针。单据粘贴应当整齐、牢固。

D、发票粘贴顺序与报销单填写顺序、发票与说明应保持一致。

销售中心

关于规范销售中心费用报销的通知 [篇2]

签发：

项目部全体人员：

根据公司转发局财务部 [2017]117号《关于加强业务招待费管理工作的通知》文件的要求，为了进一步加强项目管理，严肃财经纪律，更好地控制好各项成本费用的支出，经项目班子会议商讨决定，现对费用报销管理规范如下，请全体人员遵照执行！

壹．业务招待费

1、该费用主要包括餐费（食品、水果）、烟、酒、茶等。

2、严格按照文件要求执行，业务招待活动必须“先审后办，超标待审”，所有业务招待活动未经批准不得擅自安排。负责接待的部门或个人应严格履行审批程序，事前提出接待活动安排申请和费用预算，实行一事一报。

3、如需业务招待餐饮活动需提前跟班子成员汇报并安排在我项目部定点饭店，其他饭店请取得发票在3天内报领导并于发票上签字，在规定的时间内报销。

4、涉及礼品赠送的，须报项目经理审批，由办公室统一经办。

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5、原则上取消日常业务招待用烟，如出外办事确定需要，提前报分管领导审批（成条需项目经理审批），由办公室统一进行采购和发放。

贰．办公用品、日用品、劳保用品等

1、主要包括办公用纸、笔墨、打印机、办公桌椅、文件柜、桶装水、生活杂物及物品、工作服装等。上述物品由办公室统一采购和发放，并做好办公用品领用登记工作。需要人先写出书面申请，经项目经理批准后交给办公室进行采购，办公室在收到申请后安排时间办理。办公室进行报销时，要向财务部门提供与发票内容相符的采购申请批准单。

2、电话通讯费已经实行包干使用，不再报销。

3、劳保用品须有安保部负责人批准后，安保部负责做好项目部人员和施工队人员领用登记相关台账后，准许发放。

4、单价大于500小于2000的办公用品，须有低值易耗品的验收单和领用单。

叁．差旅交通费、车辆维修保养费和汽油费

1、交通费，原则上上海地区的出租车车票不得报销。员工因公外出办事，在上海市内的，原则上由办公室安排车辆接送，确定安排不了时，如紧急事件经分管领导同意后，才可以乘座出租车辆。

2、其中的士费发票不得出现连票。夜间的士发票，原则上不给予报销，如有特殊情况请说明。

3、外来人员的住宿费用由办公室统一办理及报销，项目部其他人员禁止报销上海市的住宿费用。

4、现项目部两部车均有办公室统一购买的充值油卡各一张，无特殊情况，其他汽油费发票不再予以报销。

5、车辆维修保养费，发票上必须有明细呈现，且按照单车单机的原则核算，单据分开粘贴，分开报销。

肆．职工福利费

1、食堂伙食费

项目部安排专人进行买菜，采购员当天要将经炊事员签字确认后的采购清单交给办公室负责人审核，办公室负责人要对价格合理性审核，看看是否存在比市场价高的情况等等，经核实无误后签字确认。月末报销时，报销人要向财务部门提供当月的采购清单。（鉴于目前特殊情况，此费用暂按本条执行）。

2、探亲路程费已经实行包干使用，不再报销。

3、水电、燃气费：由办公室通知，各宿舍室长负责安排人员及时取得相关发票，再由办公室统一缴费。

伍．报销发票的相关要求和规定

1、发票抬头统一开具：“中铁十局集团有限公司”或“中铁十局”。 2、发票的内容必须要填写物品的详细名称、单价和数量，计量单位要填写标准计量单位。因采购的物品样式比较多确实不能在发票上一一写明的，应附销售方提供的详细清单。对报销人提供的内容为商品一批、办公用品一批、日用品一批、食品一批、汽车保养一次等模糊不清的，并且不能提供有效明细清单的发票不予以报销。

3、报销人提供的发票，其发票内容与实际经济事项必须要一致。报销应遵循谁经手谁报销的原则，一般4、发票主要包括在购销商品、接受服务以及从事其他经营活动中，取得的由税务机关监制的发票，以及情况下不得由他人代报。经办人要对发票的真实性负责。 由财政部门监制的国家机关、事业单位或社会团体提供的收费票据和军队等其他收费票据。资金往来结算收据仅作为收款单位向付款单位或个人出具的收到款项的凭证，不得作为报销凭证。

5、定额发票：有盖发票专用章方有效，除停车费、快递费发票以外，其他定额发票必须注明用途。

6、发票上收款单位名称与发票专用章上的名称必须吻合，如不吻合，认定为假发票。

陆．费用报销的流程和报销时间规定

1、报销流程：填好粘贴单—→部门负责人核对签字—→财务部出纳审核、负责人签字—→项目经理审批和签字—→交至财务部出纳办理支付手续—→实际领款人签字（请报销人收到款项后自觉到财务部签字，否则下次报销支付时间将相对延后）

2、实行“多次报销单次付款制”，即由原来的周末时间报销改为款的时间由财务负责人统一安排，报销金额小于500的一般情况下于两天内使用现金支付。原则上本周发生的费用要在本周报销完毕，发票报销的有效期为15天（以发票日期为准）。如实在不能在规定的时间内报销，请说明和登记情况；如发票过15天期限，又未说明情况的，则不再予以报销。

柒．其他

1、次月10号前财务部负责统计上月个人报销费用情况，并就较大影响到日常成本的事项作出分析。

2、截止6月5日，清理5月31日之前所有的报销，以发票日期为准，如有特殊情况请提前说明，过后3、由于特殊情况未取得正规发票，可先由销售单位开具收款收据及清单，再做以下处理：①、金额较小在两千元以下（含两千）的，可另行找可开具相关发票的机构开具发票，按报销程序报销。②、金额较大在两千元以上（不含两千）的，将相关业务事项列表注明各详细，交至财务部，由财务部与项目经理等领导班子商量后再做处理。

4、本通知由财务部、办公室负责解释。

5、本通知自2017年6月1日起执行。

中铁十局集团有限公司 不再补报。 金桥物流单元厂区工程项目经理部 2017年5月30日

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