企业档案制度建设之我见

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企业档案制度建设之我见

一、企业制度及其功能

企业档案制度建设之我见

企业制度广义上是指企业管理体制、机制和基本制度,狭义上通常是指企业用文字形式对各项管理工作和劳动、安全操作要求的规定及员工的行为准则,即规章制度。制度的实质是要求员工明白并践行什么是应该做的、怎样做、做到什么程度;什么是禁止的、错误的及其危害。因此,制度是企业正常运行的基础,是生产经营的基本保证,是执行力的原动力。

随着全球经济一体化,现代企业管理更趋复杂,由此对企业制度建设提出更高的要求,企业制度也在适应创新。制度的功能在以下三个方面体现得尤为明显:首先,体制是企业主体架构,科学有序的管理体制是法人治理结构的根本保障。第二,机制是企业协调有序、动态平衡的运行机制,是生产经营稳定运作的保证。第三,内部规章制度是员工的行为规范。体制、机制、制度三个层面有机结合,形成完整的制度体系,是企业制度建设的着眼点和落脚点。

二、企业内部制度建设要点

(一)耶哈克假说。企业制度建设在耶哈克假的竞争,知识的竞争,成教学籍档案管理人员必须树立良好的服务意识,与时俱进,不断提高业务水平和能力,积极拓展学籍档案管理工作的广度和深度,使高校学籍档案工作走上科学化、规范化、正规化发展的轨道,成人高等教育学籍管理工作则需要不断探索高等教育的发展规律,适应社会发展的需要,结合成人学生特点,不断提高学籍管理工作效率和管理水平,才能为学校建设和社会发展做出积极贡献。参考文献

说出现后得到空前强化,其机理也是建立在这一假说基础上。耶哈克假说认为,管理制度对被管理者是一个强制执行的过程。例如,为了保证客机飞行安全,要对所有的飞机乘客进行安全检查。当时假设所有登机者都可能是危及飞行安全的人,通过安全检查排除嫌疑。这样做的目的是为了保证所有乘客的安全,维护公众利益。因此,不仅得到社会广泛支持,更得到大多数受检人员的理解和遵守。按照这一机理,制度是为了保证企业生产经营全过程的安全有效运作,强制所有被管理者按照制度规定去做,违反了就要受到相应的处罚,这也是对大多数守法员工利益的维护。

(二)制度类别。企业内部制度虽涉及方方面面,内容也包罗万象,但通常可以归纳为以下三个方面:

1.从内容上分为三类。一是基本制度,如章程、考勤制度等;二是工作制度,又叫专业管理制度,如财务管理制度、产品质量管理制度、技术操作规程等。三是责任制度,即工作岗位责任制。

2.从形式上分。则分别称章程、条例、规定、办1.曾虹.对加强成人高等教育学籍档案管理工作的思考[J].陕西档案,2017

2.孙晓涛.成人高等教育学籍档案的收集与管理[J].文教资料,2017,203.唐华昭.成人教育学籍档案管理规范化研究[J].长春理工大学学报,2017,7

4.陆小宇.浅议高校学籍档案管理工作[J].上海档案,2017,85.熊友菊.论高校教学档案的收集与利用[J].职业教育研究,2017,4

法、细则、准则、规程、标准、守则、公约等。

3.从时间上分。可分为长期制度和短期制度(临时制度)。长期制度是企业的基本制度,在相当长的时间内保持稳定,修改周期较长,因此又叫固定制度。短期制度是指在日常管理中不经常出现或临时攻关某一难题、突击完成某项任务而制定的制度,执行时间比较短,难题一破解,任务一完成,与之相应的制度也随之废止。

(三)制度建设要点。制度建设是一项内容广泛、涉及面宽的工作,是系统工程。从经验看,要始终把握住以下五个要点:

1.必须有明确的目标。制度建设的目的:一是用制度统一、规范员工的行为,以保证生产经营高效有序进行。古人常讲,没有规矩、不能成方圆。制度就是规矩,方圆就是目标。完善的制度建设,使员工自觉、高标准地遵守制度,上下思想统一,行动一致,团结协作,成为强大的内驱力,提升企业核心竞争力。

2.必须从实际出发。制度特别是内部制度是企业的工作标准和员工的行为规范,只有符合本企业的实际情况,才能发挥其应有的功能。从实际出发,要体现三性:一是针对性。就是要针对本行业、本企业的特征,有的放矢地制定政策。二是整体性。企业制度管理是完整的体系,各个制度相互联系各有侧重,但不能各自为制、互相矛盾,这样就会消弱制度的整体效应。三是操作性。制度是要执行的,因此能操作、便于执行是重要的因素,不能操作再好的制度也没用。

3.必须检查落实。任何制度的实施都有一个从强制到被动、再到自觉遵守的过程,因此在实施过程中的检查落实是关键环节。发现问题及时纠正,总结经验,汲取教训,才能不断完善制度建设。

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4.必须以人为本。在制度建设全过程中,应自始至终体现出两个观念:一是制度面前人人平等观念。虽然在制度实施过程中有管理者和被管理者。但是,管理者绝不是不受制度约束,相反管理者首先是制度的模范践行者。二是自我管理观念。在制度面前所有员工是客体,即被管理者;同时又都是主体,即管理者。制度建设只有在真正反映出这种内在特征才能体现以人为本,才能沿着正确的轨道运行。

5.必须传承创新。制度特别是长期制度,是企业历史的底蕴。例如,大庆油田的三老四严和纺织企业的老三基管理,至今仍有生命力,要传承

好,把优良传统发扬光大。与此同时,还要审时度势致力创新。制度生命周期较长,并不意味着一成不变,相反,只有不断创新才能让制度有更大的活力。例如,纺织设备维修过去的周期管理制度就不适应现在的要求,已用状态维修替代周期维修。

三、制度建设要注意的三个问题

制度建设过程中,要格外注意解决好以下三个问题。

(一)对制度要有全面、客观的正确认识。大家对制度不是万能,但没有制度万万不能有同感,形成共识。但是,也应逆向思维,认识到没有制度万万不能,但制度不是万能。两句话的表意似乎相同,但有本质的差异。前者强调万万不能没有制度,制度高于一切;经验告诉我们,后者表述更全面、客观。在制度建设中就要清醒认识到两个方面:一方面,不是所有的制度都是好的,事实上设计出既符合本企业实际,又能体现出现实性、可行性和科学性的制度并不容易。因此,在制度建设中,绝不能忽视制度本身的问题,下功夫制定出好的制度。另一方面,不是所有好的制度都能取得好的结果。制度效能的好坏,不仅决定于制度本身,更决定于贯彻实施制度的过程,实施过程出现问题,再好的制度也不会有好的结果。

(二)制度建设的理想境界是员工自我管理,自觉遵守制度。无规矩,不成方圆,然而有规矩也未必成方圆,被动地执行规矩,难成理想的方圆。只有把规矩变成绝大多数员工的自我约束,自觉执行,变被动为主动,才能又好又快地做成方圆。因此,在制度建设中,一定要充分发挥广大员工的主观能动性,发挥他们不可替代的作用。

(三)制度建设要避免形式主义倾向。一些企业制度建设搞得轰轰烈烈,制度挂在墙上,讲在嘴上,却不能落实到行动上,效果当然不理想。这是制度建设的误区。制度是要执行的,挂在墙上、讲在嘴上,不能替代制度的落实,相反,是把制度庸俗化、表面化。当然,有些规章制度,如安全操作规程,挂在墙上,写在板上也无可厚非,但绝不能用这些形式主义的表面文章代替制度的宣传贯彻执行落实检查考核总结提高。因为制度建设的本质特征是实务管理,离开落实制度便毫无意义。

企业档案制度建设之我见 [篇2]

摘要：文章从建立依法管理档案的基础条件；完善企业档案法规体系；运用法律手段，强化监督检查等方面入手，阐述了依法加强档案管理的重要性和必要性，充分说明了依法治档是社会主义市场经济条件下搞好企业档案工作的根本保证。关键词：企业；档案管理；法制化建设

档案作为国家和社会的宝贵财富，是国家政权和各种社会主体运行的真实历史记录，是支持其运行的法律依据。企业档案是伴随着企业生产、经营、建设、发展和管理活动而产生、发展的。为了使其更好地发挥作用，更好地为企业、经济建设服务，企业就必须重视档案的法制化建设，必须强化依法管理档案。

一、档案管理必须树立法制意识

法制意识的确立是建立依法管理档案的基础条件。市场经济是一种规范经济、法制经济。市场经济的确立改变了过去高度集中的产品经济、计划经济的运行方式，过去那种协调经济系统运行的行政规则、行政手段、行政机制已经改变成为法制形式的规则、手段和机制,成为适应市场经济的价值规律、竞争规律、供求规律要求的法制形式。在社会主义市场经济条件下，企业职工的法律意识和法制观念有了极大的提高，依法办事已成为企业职工的普遍行为。对于企业档案部门来讲也同样面临着这个问题。 — 1 —

这就要求企业档案工作者掌握法律武器，利用法律武器维护自身的权益，依据法律开展有效的工作。为此，企业档案工作者应从宣传《档案法》及其实施办法入手，积极做好宣传工作，使企业领导、广大职工知法、懂法、守法，并充分意识到只有把企业档案工作纳入法制建设的轨道，融入市场经济大潮，企业档案工作才能充满活力，企业才能持续、稳定、健康地发展。

二、要进一步完善企业档案法规体系

社会主义市场经济是法制经济，为了使企业档案工作适应社会主义市场经济不断发展变化的形势，必须加强企业档案法制建设，要尽快由行政手段为主过渡到以法制手段为主，来实施对企业档案工作的宏观控制。因此，要把《档案法》的贯彻和实施深入到企业的各项活动中去，对由于不重视企业档案工作而造成企业一定损失的要依法给与处理，对违反《档案法》，严重损害企业经济效益的组织和个人，要追究法律责任，真正做到有法必依、执法必严、违法必究、坚决维护-法律的严肃性，真正在市场经济运行中应用法律手段，既保障企业档案工作的顺利进行，又为企业的繁荣昌盛保驾护航。

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社会主义市场经济体制的建立，使得企业档案工作的范围越来越宽，内容越来越新，作用越来越大，服务领域越来越广，这无疑使企业获得了一定的经济效益。但由于受各方面条件的制约，有些企业档案部门只注重经济效益，不考虑社会效益的全面性，使企业档案工作的服务性失去平衡，破坏了档案工作尊重事 — 2 —

实、维护历史的职业准则。针对社会主义市场经济条件下企业档案工作出现的新情况、新问题，要通过立法手段加以解决。要构造科学、合理、配套、符合我国国情和企业特点的档案法规体系，制定近期立法计划，定期做好已有档案法规、规章的清理和档案法规汇编的续编工作，使依法治档新机制的运作更具有规范性、可操作性。

三、要加强行政执法机构

企业档案行政执法机构是确保企业依法治档的关键。市场经济条件下，无论企业机构怎样撤并，人员如何精简，企业档案行政执法机构必须明确，档案行政执法职能不能削弱，企业档案行政执法人员应当充实。这是社会主义市场经济条件下，建立依法治档机制的前提，也是市场经济对依法加强档案管理的要求。

四、运用法律手段，强化监督检查

市场经济条件下，强有力的法律、法规是监督社会法人工作行为的重要准则。企业档案部门必须迅速适应这一新形势，及时调整自己的工作手段，强化档案法律武器和依法治档。

（一）要调整手段。行政手段是社会主义计划经济条件下企业档案部门开展档案管理工作的主要手段。在市场经济大潮的冲击下，行政管理手段的功能已逐渐减弱。为此，企业档案部门必须调整自己的工作手段，除了要继续用好行政手段外，还要辅之以其它的各种手段，以适应社会主义市场经济发展的需要。在现代社会中，网络、广播、电视、报刊等传媒以其传播范围广、速 — 3 —

度快等优点显示出重要的作用，借助公共媒体宣传工作，将成为各行各业的重要舆-论手段。企业档案部门要充分利用这些宣传阵地，以企业职工喜闻乐见的形式，宣传档案、企业档案工作、档案法规和制度，宣传企业档案工作社会化的意义，积极争取各方的支持和配合，逐步增强企业职工乃至全民的档案意识。

（二）要强化监督。建立健全企业档案法规以后，关键在于执行法律。开展执法监督检查是企业档案部门义不容辞的职责。企业档案部门要发挥档案执法的主渠道作用，强化监督机制；要充分利用法律赋予的职权，做好档案执法监督工作；要改变过去那种理不直气不壮的错误想法，大胆开展工作。坚持有法必依、执法必严、违法必究的原则，该教育的要教育，该处理的要处理，决不姑息。

五、企业档案行政管理部门内部机构的职责要作相应调整企业档案行政管理部门对企业档案业务机构具有业务指导和监督作用。企业档案业务指导机构可对有关部门提供的重要信息进行处理，牵头论证和研究依法管理的具体范围，开展档案登记、监控和进行国有档案资产管理业务；档案执法监督机构应从立法、执法和监督三方面加强力量，并形成一支政治上、业务上、作风上过硬的档案执法队伍，形成举报档案违法行为的网络，形成档案执行监督体系，以适应依法治档的需要。

市场经济实质是一种法制化经济。它不仅需要被管理者守法，尤其要求立法者和执法者守法，真正树立法制的权威。因为 — 4 —

法具有规范性、统一性、稳定性、强制性，这些特点既适合于市场经济，也适合于企业档案工作的需求，因此，依法治档是社会主义市场经济条件下搞好企业档案工作的根本保证。

参考文献：

1.潘玉民《档案法学基础》辽宁大学出版社2002年版；《论档案法规体系》，《北京档案》 1999年第11期

2.杨研《我国地方性档案法规建设的现状及分析》，《浙江档案》1999年第6期

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