办公室如何精细化管理

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办公室如何精细化管理

　　精细化管理是一种理念，一种文化。它是社会分工精细化、以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。下面是小编给大家整理的关于办公室如何精细化管理，欢迎阅读！

办公室如何精细化管理

　　办公室如何精细化管理1

　　丰台局队办公室承担着服务大局、服务决策，沟通上下、协调各方等多项职能，事务繁杂、任务繁重。为更好做好20xx年各项工作，局队办公室树立精细化管理理念，把握精细化管理内涵，营造精细化管理氛围，为办公室各项工作起好步、开好局。

　　一、“精”，即精益求精，是做好办公室工作的目标

　　树立精益求精、尽善尽美、追求卓越的态度和意识，工作中高标准、严要求，力求把每一项工作做成精品工程，实现办文出精品、办事有章法、办会无差错。

　　二、“细”，即把握细节，是做好办公室工作的要求

　　在工作中不断强化细节意识，养成处理好细节的习惯，时刻秉持认真负责的实干态度，细致做事、细研门道、细探规律，切实把工作想细、做细、查细。把能想到的想到位、把能做到的做到位。

　　三、“化”，即化解问题，是做好办公室工作的前提

　　倡导攻坚克难的精神，对待矛盾和问题不回避、不积累、不激化、不上交，善于用新思路、新途径、新办法来控制、解决工作中可能出现的新矛盾和新问题，做到预判到位、处理到位、化解到位。

　　四、“管”，即强化管理，是做好办公室工作的手段

　　以完善各项管理制度为主题，明确各项工作的责任主体、责任内容，切实做到任务到岗、责任到人，使各岗位的工作人员都能按照岗位职责、制度要求，优质高效地完成工作，形成靠制度管人、靠制度管事、靠制度实现科学管理的好局面。

　　五、“理”，即理清思路，是做好办公室工作的基础

　　以绩效管理为主线，紧紧围绕局队中心工作，准确把握重点任务，为各项工作顺利进展提供有力保障。充分发挥办公室的服务职能，为领导、为各科、所提供过程化服务、理性化服务和人性化服务。

　　办公室如何精细化管理2

　　一、办公室管理精细化的内容与要求

　　推进办公室工作科学化、精细化的管理，需做好以下方面的工作：

　　1、定岗定责，权责对等。按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全办公室工作的责任体系。根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。明确界定岗位职责，确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求，将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位，形成岗位工作规范。

　　2、优化流程，保障有序运作。建立科学简约、清晰明了的工作流程，是推进办公室工作科学化、精细化管理的前提。要借鉴现代管理理论，健全和优化办公室各项工作流程。要根据办公室职能，建立信息调研，使各项工作均依流程运行。在流程设计中要做到目标明确，环节清晰，努力实现各环节间的“无缝衔接”，有机配合，信息共享，既相互促进又相互制约，既提高效率又减少出错率。

　　3、实行考核评议，提高绩效。要合理确定考核标准。对一些程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价的指标。要采取科学的考核方法。充分运用信息系统，自动选取并生成相关工作指标。对一些难以量化的指标，辅之以必要的人工方式，人机结合，提高考核效率。通过考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价。

　　4、完善制度，夯实基础。要健全办公室各个环节事务管理的工作制度，避免出现管理真空。要完善督促检查制度，提高执行力。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。

　　5、强化保障，改进手段。依托先进的信息技术手段支持，实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化，是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路。

　　二、做好办公室管理精细化具体措施

　　1、日常管理工作。管理目标：使管理工作规范化、程序化、标准化、科学化，切实加强精细化管理。

　　根据单位实际情况，梳理，整合、修订、补充各项规章制度，审核、编制单位对内、对外的公文。负责公文的承收、登记、传办、存档等。保证公文的时效性和处理的规范性，为领导决策和工作的开展提供保证。

　　（1）文件的制发。包括打印、审核、校对、分发单位下发的各类文件、通知、纪要、通告等。一般文稿由相关处室的拟定清样，向办公室申请登记，填写发文登记表。

　　（2）公文处理。负责上级来文，登记、送阅、审签后分类存档。省市其它部门及下属单位来文，登记、签批后送主管领导阅示。

　　2、档案管理。管理目标：档案管理流程清晰、规范，提高办公效率，确保档案的安全性及延续性。

　　（1）对收发文进行分级、分类、编号登记管理。

　　（2）对档案的调阅、借用要按照文件密级规定，实行严格的审批、登记、回收管理。

　　（3）电子文档和纸质文档同时保存，其它影音资料重点保管，做好安全保护工作。改善档案室管理条件，引进“档案电子管理信息化”管理软件，提高科学化、精细化、信息化管理的能力。

　　3、会议通知及业务接待。

　　管理目标：及时、准确、高效。认真做好各类会议的通知、会场安排、会议文件印发、会议记录等。保证及时、准确，不出差错。做好业务接待工作。负责联系各类参观、学习、考察事宜。及时完成领导督办事项，以及督办完成情况的反馈。

　　4、办公耗材管理。

　　管理目标：降低办公成本，杜绝浪费现象。对于纸张的使用进行严格控制，领用时要造册登记，在不影响工作要求的前提下可将纸张二次使用。对其他单位部门借用打印、复印的情况，需经相关领导审批后，方可登记使用。

　　5、加强信息管理。

　　目标：上传下达，重质量，讲时效，为发展决策，提供良好企业窗口，树立企业形象。完善单位网站管理。在现有网站基础上改进版面，增加栏目内容。恢复单位原有OA办公自动化系统。运用收发文信息管理系统管理办公室收发文件。

　　6、车辆调度管理。

　　目标：有效使用车辆，合理控制费用。运用“三秦通”等交费系统有针对性地采取交费的措施，达到不断优化的效果，降低车辆费用。

　　（1）集中管理，合理调配。严格按派车单安排车辆，并记录备案。派车单先由用车处室填写清楚用车时间、地点、事由、预计用车时间等，由主管领导审核签字，交车辆主管派车，杜绝公车私用。

　　（2）在用车空闲合理安排好车辆的加油、保养、清洗等事项，保证车辆的最佳运行状态。

　　（3）加强驾驶员安全教育，确保安全减少事故发生。

　　写字楼物业如何做好精细化管理

　　一、建立健全管理制度

　　制定并完善管理制度：根据写字楼的特点和需求，制定详细的管理制度，包括安保、清洁、设备维护、客户服务等方面的规定，确保各项管理工作有章可循、有据可依。

　　科学配置人力资源：根据写字楼的规模和特点，合理配置人员，确保每个岗位都有合适的人员负责。同时，要明确岗位职责，制定详细的岗位职责说明书，避免职责不清导致的推诿扯皮。

　　二、加强治安管理

　　建立安保体系：写字楼应建立健全的安保体系，包括设立安保巡逻制度、配备专业安保人员、安装监控设备等，确保写字楼内的人身和财产安全。

　　加强出入管理：对进出写字楼的人员进行严格的登记和检查，防止闲杂人员进入。同时，要定期检查楼宇的防盗与安全设施，确保设备正常运行。

　　三、提升清洁服务质量

　　制定清洁标准：根据写字楼的实际情况，制定详细的清洁标准，包括清洁频次、质量要求等。同时，要配备专业保洁人员，负责写字楼内外的清洁工作。

　　加强监督检查：定期对清洁工作进行检查和评估，确保清洁质量符合标准。对存在的问题要及时整改，不断提高清洁服务质量。

　　四、加强设备管理和设施维护

　　建立设备档案：对写字楼内的各项设备进行详细登记和建档，包括设备的名称、型号、规格、生产厂家、安装时间、维修保养记录等。

　　定期维修保养：制定设备维修保养计划，定期对设备进行检查、维护和保养，确保设备的正常运行和延长使用寿命。对于老旧、损坏严重或无法满足使用需求的设备，要及时进行更新换代。

　　五、提供优质客户服务

　　设立服务中心：写字楼应设立客户服务中心，提供一站式服务，包括帮助客户办理入住和退房手续、解决相关问题、提供问询和商务服务等。

　　加强沟通协调：物业管理公司要加强与客户的沟通，主动征询、听取他们对管理服务工作的意见与要求，认真接受、处理他们的投诉，及时解决他们提出的问题。

　　六、优化能源管理

　　能源消耗监测：对写字楼内的能源消耗进行监测和分析，找出能源浪费的原因和环节。

　　制定节能措施：根据监测结果，制定具体的节能措施，如优化照明系统、调整空调温度设定等，降低能源消耗和运营成本。

　　七、建立物业管理信息系统

　　利用信息技术：利用现代信息技术，建立物业管理信息系统，实现物业数据的采集、分析、存储和共享等功能。

　　推广智能设备应用：如智能门禁、视频监控、电子巡更等设备的应用，可以提高物业安全管理的水平和效率。

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