电话回访注意事项总结

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电话回访注意事项总结

1、说话语速尽量放慢，语气温和。（要注意语气和节奏，要有抑扬顿挫的节奏，这样客户听起来会感觉很舒服，否则有冷冰冰的感觉，谈话的氛围会很压抑)

电话回访注意事项总结

2、多听少说，多让客户说话。对于顾客要有及时、热情的回应，让顾客感受到你在用心地倾听。（这样能够便于分析客户的需求，了解到客户对产品质量及价格的满意程度） 3、不要占用顾客太多时间，以免引起反感。 (客户会用很多事情要做，也有可能正在忙着，打电话时说话要简洁明了，但是一定要客户的疑虑或疑问解释明白，解决不了的记下来，通话完毕后后找出解决方案）

4、注意电话回访时间，尽量避开顾客休息时间。（个人意见：一般早上十点到十一半点，下午一般三点到五点比较合适）

5、如遇本人不在，则应向其同事询问本人情况并保持同等的尊重和礼貌。（问清楚客户不在公司的具体原因，比如请病假、辞职、出差、还是临时出去了，这样便于确定自己下次回访的时间）

6、结束时要有祝福语，如祝您工作顺利等。（这样能够让客户觉得咱们很专业，也会让客户感觉到这次通话很舒服，最重要的是给客户留下好的印象，方便长期跟踪）

7、及时记录回访内容，并加以总结提高。（解决客户遇到的问题或疑惑，回访完之后解决客户问题，也可以和同事或领导一起讨论解决问题，弄出一个详细的解决方案，为下一次回访找话题）

8、习惯大声大气讲话的人打电话时要有意识地把音量降低一些，但是说话声音小的人不要勉强大声说话，应尽量离话筒近一点，切忌大喊大叫似的和对方通话。同样，除非讲秘密的事情，否则不要用特别小的声音打电话。

9、传递给顾客的情绪要饱满热情，充满关切。一方面，打电话前要求充分调动积极的情绪，不要在情绪低落时打电话；另一方面，如果声音太低或离话筒太近，以及说话没有感情，没有抑扬顿挫的节奏，顾客也会有冷冰冰的感觉。

10、在节假日如：元旦、春节、清明节、五一节、端午节、中秋节，国庆节或客户生日、生病，客户公司的重大节日时以短信或电话的形式问候客户（在这种比较敏感的日子里问候客户，是增进客户关系最好的时候，这个时候客户更容易记住你，进而拉近你和客户的距离）

11、了解客户近期有无新的需求，以便发现新的销售机会（主要是针对老客户或者是没有卖咱家产品的客户。老客户：跟踪是非常重要的，因为前期的合作，客户已经和咱建立了良好的信任关系，如果跟及时的话，客户很容易就会记住你，自然有需要的时候会先找你。未成交客户：因为之前由于某些原因没有采购咱家的仪器，这样的客户更应该多跟踪，既然问产品，客户一定是有需求的，所以经常联系一下，可以多聊一下感情或生活，捎带着问一下客

户的近期需求，这样会让客户感觉到咱家真的是很真诚，虽然没有买咱家的产品，但是咱还一直关心客户的需要。

12、向客户宣传，推介新产品，创造再销售。(在客户中宣传新产品比在网上或线下宣传更重要，因为客户是最终购买和使用者，这是对产品最直接的宣传和销售) 注意事项

注意自己的音质。语音清晰优美，悦耳动听，精神饱满，往往给顾客赏心悦目的感觉，这样的电话，顾客会耐心地听下去。而冷冰冰的声音，模糊不清的声音往往会失去顾客。做到语音清晰，就是保持嘴与话筒之间的距离。一般来讲距离１０厘米为宜，说话声音小的人可以小于１０厘米，否则应大于１０厘米。

电话回访注意事项总结 [篇2]

目的：为全面了解客户的服务需求和使用需求，使公司产品获得客户的认可、提升客户满意度和公司知名度，同时促进市场部业务的进展，特出台电话回访工作。

★★★一、电话回访业务员一直在跟进但是一直都没有结果的客户：

“您好！尊敬的××公司××总！我是山西兴达厨房设备公司的客服××，请问您现在方便接听电话吧?现在给您去电话是想占用您一分钟的时间做个回访。

是这样子的，之前有位叫××的业务员一直在和您联系，对吧？那么您感觉他对我们公司的相关产品和服务都为您介绍到位了吗？介绍不到位：了解客户所在问题，并做记录1.2.3。××总，您的问题我都已经做了记录，我们这边会再次详细了解下情况，我们会在24小时之内给您回复。介绍到位：那请问您这边是因为什么原因一直没有和我们公司合作呢？您这边是怎么考虑的能跟我讲下吗？在您看来目前兴达公司有哪些方面还需要提高的呢？谢谢您的宝贵建议。××总，和您聊得很愉快，

好的，有什么不清楚的地方可以随时来电咨询，我们会第一时间给您解答。谢谢您对我们工作的支持！祝您生活愉快，生意兴隆！再见！”

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★★二、电话回访业务员新开发的客户并且是初次合作，设备已经上货并安装调试完毕

“您好！尊敬的××公司××总！我是山西兴达厨房设备公司的客服××，请问您现在方便接听电话吧？非常感谢您与我们合作。我们现在是在做电话回访。××总，您感觉和我们公司在合作过程中，我们的业务员有哪些地方做的比较好呢？（解决相关问题专业度、及时度、准确度、热情、服务周到等）请您对业务员在和您洽谈时承诺的相关服务实现程度给予简单的评价，请您给于我们宝贵的意见，山西兴达的发展离不开您的支持，如果您这边后期在使用我们的设备中还有什么问题出现，请您及时来电，我们会针对您的情况给予专业的修理。您还有什么不清楚，需要询问的问题吗？好的，谢谢您的合作，谢谢

您使用我们的设备，期待您的再次光临。祝您愉快！再见！”

★三、电话回访再次选择和山西兴达合作的回头客户（建议工程部做回访，从设备的性能、设备维护、注意事项等方面回访做记录来了解客户的使用情况以及我们的产品改善的方面）

“您好！尊敬的××公司××总！我是山西兴达厨房设备公司的客服××，请问您现在方便接听电话吧？非常感谢您与山西兴达合作，我们现在是在做电话回访。请问我们这边和您一直联系的××业务，您感觉再给您提供服务的过程中还有哪些方面存在不足呢？相比较之前第一次的的合作您感觉业务的各方面（比如态度、专业程度、服务质量、解决问题的及时度等）有变化吗？还有哪些方面我们需要改善的呢？您这边还有什么其他问题需要解决的吗？好的，谢谢您的配合，同时更谢谢您再次选择山西兴达，如果您这边后期在使用我们的设备中还有什么问题出现，请您及时来电，我们会针对您的情况给予专业的修理。好的，祝您愉快！再见！”

★四、接听客户来电术语：

您好，山西兴达公司！这里是市场部，我叫王新，很高兴为您服务，*********（倾听客户来电内容，判断客户来电意图）*****，

1、********，谢谢您的来电，非常感谢您的建议，请您一如既往的支持我们公司，有您的支持和鼓励，我们会做的更好！谢谢！祝您愉快！再见！

2、*******，很抱歉给您带来不便，请您相信此次事件是个误会，针对您的问题，我们会尽快给您回复，请您稍等片刻，**************（解决回复），事情我这样处理，您满意吗？请问您还有什么需要我为您做的吗？对于这次事情造成的误会，我们深感抱歉，类似事情不会再此发生了，谢谢您的体谅和支持，感谢您对公司的支持！谢谢！再见！

3、*******，您能描述一下当时的具体情况吗？*******，您能谈一下您的希望、您的要求吗？******，请您不要着急，一定给您解决好，*********，您看还有什么需要我为您做的吗？谢谢您的来电，祝您愉快！再见！

五、电话回访之中注意事项：

1、熟悉厨房设备方面的相关业务，有一定的厨房设备方面的专业术语（让客户感觉到专业）。

2、声音甜美，悦耳。微笑。

3、少说多听，多让客户说话，需要倾听。

4、通话时间应该尽量短，以免引起客户反感，并避开客户休息、吃饭时间。

5、回访记录做好，以备下次回访。

电话回访注意事项总结 [篇3]

广告不好做了，民营医院如何经营？如何宣传自己？如何提高医院的知名度和美誉度？如何可持续发展？电话回访应该是一种很好的非广告模式营销的手段。结合所在xx医院的实际操作经验，将分享如下：

一、电话回访的意义

对出院患者的病情变化、预后注意事项等进行指导，体现医院人性化关怀。加强与患者沟通，了解患者需求及对医院的合理化建议。

二、电话回访的适用对象

电话回访的对象主要是内、外、妇、儿的那些慢性病患者如：糖尿病、肾病、心脑血管病、术后恢复期患者等。对于那些性病、男科疾病等在国人观念中带有个人隐私意义的疾病，一般不在回访的患者之列。

三、电话回访者

谁来做电话回访？是一个很关键的问题。为了保证电话回访的效果和患者的认可，我们让患者住院期间的主管医生定期回访患者，给患者打回访电话。

这样做的主要好处主要有：从医生的角度看，主管医生熟悉患者的病情，对出院后病情的指导更有针对性；主管医生多比较年轻，通过出院后的跟踪回访，可以系统的了解病情变化，有助于年轻医生医疗业务水平的提高。从患者的角度看，患者对主管医生更信任，更容易交流。从医院的角度，通过医生的回访，很体现医院对患者的关怀，更容易形成口碑传播，为医院发掘新的患者群体。而以上这些优势是护理人员和医院行政人员所不能做到的。

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四、电话回访的操作流程

要想保证电话回访的效果和工作持续性，必须做一系列的工作。不是定个制度，随便开会说说就可以的。

首先，医院的高层领导要对电话回访工作高度重视和支持。因为电话回访工作需要投入大量的人力和物力，需要牺牲医生的一部分业余时间，需要对医生进行培训，需要安装电话系统等。所以，只有高层重视，才可以保证电话回访工作的顺利开展和深入进行。

其次，要对主管医生进行专业的电话营销培训。医生的强项在于救死扶伤、治病救人，平时对交流技巧等方面的内容不是很重视。所以，有些原则性的、规范性的东西必须经过培训。电话营销在零售、保险等行业已经比较成熟，在电话营销技巧、销售技巧、交流礼仪等多方面有许多培训教材。通过集体组织观看学习光盘，严肃培训纪律等手段，保证培训效果。

再次，为监督电话回访效果，建立电话录音系统。在每个科室医生办公室安装ic卡电话，方便医生及时回访。在医院的信息部建立电话录音系统，对通过ic卡打出的电话进行录音。这样，便于统计电话回访频率，监督电话回访内容，规范电话回访行为。电话录音系统的建立需要投入的资金大概三千到五千元之间。

专人负责电话回访的督促和监督工作，建立电话回访制度，当众播放电话录音。由于临床医生的工作比较忙及对电话回访的重视程度不够，有些医生对电话回访持消极怠工的态度。我们采取了专人负责监督、统计电话回访的数量，每周五和大家通报统计结果，随机播放电话回访录音，与绩效挂钩等方式，调动大家的积极性取得了很好的效果。

有种很好的方式，就是当众播放随机抽取的电话回访录音。然后，大家结合培训所学的东西，讨论录音中存在的问题，达到共同进步的目的。刚刚开始时，大家对播放录音还不是很习惯，播放谁的录音谁还不好意思。随着这个工作的不断开展，大家慢慢习惯了，也在这种磨练中很快的提高了。

经常总结，不断提高，形成可复制的模板。在电话回访开展一段时间后，经过经常的总结，发现了许多共性的问题和患者最关心、常咨询的问题，通过提炼和讨论，总结出了一套规范化成文的《电话回访沟通手册》。为新员工培训，老医生统一口径，形成了规范化、系统化、可复制的模板。

五、电话回访的注意事项

1、电话回访的时间问题

给患者打回访电话时，常遇到无人接的情况。所以，何时打电话效率最高，是个很值得研究的问题。我们的经验是晚上8点左右成功率最高。患者或患者的家属一般在家。

2、电话回访的频率问题

多长时间打一次电话？打多少次电话比较合适？对于外地的患者，一般在患者出院后3天之内打一次电话，主要目的是表示对患者的关心，问路上是否平安。一个月打一次电话、三个月打一次、半年打一次。对于本地的患者，一般出院后一个月、三个月、半年各打一次。

3、电话回访，与记录同时进行

为了保持电话回访的连贯性，医生在和患者电话交流过程中，一定要对谈话中的重点进行记录，以便于在下次与患者交流时有的放矢，让患者感到你把他（她）的病情放在心中，这么长时间还可以记忆犹新。

4、帮助病人时不应随便承诺,有寻求帮助的病人，能够做到的，应尽力去帮助。如做不到服务，要同病人解释清楚，不能随便承诺，否则容易失信于人，影响医院的声誉。

5、当得知出院后的病人正常死亡时，语言语气要注意分寸,应理解家属悲痛的心情，表示你的同情和遗憾，并告之如有什么需要我们帮助的地方，请与我们联系。切不可一听到病人已死亡，认为没有必要再征求意见，立即挂断电话。这样容易使病人家属产生不满和疑虑，生出事端。

6、电话回访时的语气、语速、姿态等有关技巧就不在这里罗嗦了，因为有很专业的培训教材。

总之，笔者认为电话回访是民营医院非广告营销模式的法宝之一。但它只是医院服务链条中的一环，医院是服务机构，是个特殊的服务行业，只有将各服务环节做好，才会给医院的发展锦上添花。

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