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会议纪要抄报抄送
一、公文的主送
确定公文的主送对象，有两个因素：第一是行文关系。它分两大类：垂直领导（包括业务指导）系统中的上行关系和下行关系；非垂直和无隶属关系机构间的平行关系（与之相应的公文被称之为：上行公文、下行公文、平行公文）。第二是公文的内容，即公务需要。机关之间只有在公文内容涉及到对方时，行文才可能发生。 确定上行公文（尤其是请示性公文）的主送对象，一般要遵循三个原则。①主送一个机关。现在有些机关的上行公文经常多头主送，有人认为上行公文送的部门越多，问题就越容易解决。其实恰恰相反。请示公文多头主送，受文的上级机关谁也不便单独答复，问题反而容易搁浅。另外还有党政不分的现象，要求政府或党委单独解决的问题，却同时主送上级政府和党委，使得政府和党委都不便直接办理；或者要求政府解决的问题，却单独以党组或党委的名义向上级政府主送，造成工作脱节。因此，应强调请示公文主送一个上级机关。如果一个机关受双重领导，该机关的请示公文确需报请双方领导机关时，应根据公文内容主送一个上级机关，同时抄报另一个上级机关。这样被主送的上级机关就会视情况与另一个上级机关协调，并负责答复请示的问题。要求解决经费、物资、人员编制内容的公文，应当以政府或部门（指上一级政府所属部门）的名义主送上级政府。如果认为需要上级党委知道的，可以并报。公文主送应将政府放在前面（例如主送省政府的报告认为需要省委知道时，应写成：“省政府并报省委”，而不要写成“省委、省政府”）。②不越级主送。根据行文规则，上报的公文一般情况下应按隶属关系逐级上报，主送直接上级机关。特殊情况下必须越级行文甚至主送更高层的上级机关时，必须将公文抄报越过的直接上级机关。③不宜以机关名义向领导个人主送。在实际工作中，有些机关经常向上级机关领导者个人主送机关的正式公文，这种作法很不妥当。公文主送领导者个人，一是容易误事。一旦该领导同志外出，公文就可能被搁浅，别人也不便办理。二是不利于正确决策。公文主送个人，上级机关具体承办业务的人员有时掌握不了情况，无法根据全局综合平衡、协调工作，及时向领导提供准确决策的依据，容易导致决策失误。三是不符合集体领导的原则。在受文主体上，领导者个人是不能代表组织的。根据中央办公厅和国务院办公厅关于报送文件的有关规定精神，除上级领导同志专门交代或有特殊情况外，不宜向上级机关领导个人主送机关公文，文件抬头都要写给上级机关。笔者认为，如确需向上级主管领导者个人请示问题，反映情况时，最好是以机关负责人个人的名义向上级主管领导者行文。
下行公文的主送，与上行公文稍有不同。视公文内容需要，它可以主送一个机关，也可以同时主送数个机关。上级机关答复某一下级机关请示的问题时，一般来说只主送这一下级机关（如批复性公文）。当答复的问题带有普遍性，需要其它下级机关知道或参照办理时，可采用抄送的形式。如国务院办公厅主送给湖北省人民政府办公厅的《关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题的复函》，已成为全国各级政府执行的文件。上级机关向所属下级机关布置工作、发布命令、决定、行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文等，要求下级机关办理或共同执行事项时，常常主送所有或数个直接下级机关。与上行公文的主送一样，下行公文的主送一般也不宜越级，确需越级时，也要抄送越过的机关。另外，下行公文也不宜以机关名义向个人行文。
平行公文的主送，情况比较复杂。由于平行公文的特殊性，可以不分地区、不分职别的确定主送对象，但它要分机关或单位的性质，要求具有行文关系这一条件。比如Ａ省要在Ｂ省的ＸＸ市建立干休所，Ａ省人民政府的有关职能部门就可以与Ｂ省ＸＸ市政府以“函”的形式联系建立干休所的有关事项。因为Ａ省政府的有关职能部门与Ｂ省ＸＸ市政府具有行文关系，他们之间的行文是平行公文（有人认为只有在具有隶属关系时，才具有行文关系，这是对行文关系的片面理解）。如果说某一政府将正式公文（包括平行公文，如“函”）主送给某一宗教寺院，人们一定会感到不可思议。由此可见，平行公文的性质虽然特殊，使用虽然广泛，但也是有限
度的。其主送对象的确定也不能违反具有行文关系这一前提。那么如果政府确有公务涉及宗教寺院时应如何处理呢？笔者认为，政府应将其公文主送政府主管宗教事务的职能部门（如民族事务委员会、宗教局等），由其职能部门按职权行事。企业与政府之间的公务活动也基本如此。
公文抬头的书写，按有关规定，当主送机关不只一个时，机关名称的排列首先是主办机关，其次是其他机关。在这个原则下，按党、政、军、群的顺序排列（联合发文或平行公文，如周知性通知，有可能出现同时主送党、政、军、群有关部门的情况）。还有些公文，主送单位不宜做抬头（例如会议纪要、颁布的条例、法规等，这些公文通常要求在标题下面注明公文公布或通过的时间。若再放抬头，就破坏了公文的完整性，显得很不协调），这时可将公文的主送机关放在文尾抄送栏中抄送机关的上面，其作用与放在前面是一样的。国务院的一些文件就常采用这种方法。这里要特别强调一点，视公文需要，主送机关放前放后均可，但切记不可遗漏。一份本应有主送机关的公文如果没有标明主送机关，那就是无的放矢，公文就失去了应有的效力。
二、公文的抄送
公文的抄送又分抄送与抄报两种情况。
所谓抄送，是指对平级、下级或不相隶属的机关；而抄报则是指对上级机关。这里所说的上级机关，是指具有隶属关系的上级机关。
在实际工作中，无论是抄送还是抄报，都要注意下列几个问题：
１．抄送（报）只限于同文件内容有关，需要对方知道或协作的机关，不能滥抄滥送。但也要注意不能漏抄漏报，以免工作脱节，不利于协调一致。
２．请示公文不要同时抄送下级或同级机关。
３．向下级机关的重要行文，要抄报直接上级机关。
４．向下转发上级机关的文件，不要再抄报上级机关。
５．上级机关向受双重领导的下级机关行文时，要注意抄送另一上级机关。
６．联合发文、或主送中已有的机关，不要再抄送。
严格地讲，公文的抄送也必须具备有行文关系和公务需要这两个条件。因为受文机关与发文机关之间的行文是建立在这两个条件的基础上的，因此，抄送机关作为受文对象的一部分也必须具备这两个条件。对于没有行文关系的机关或单位，是不能将公文抄送的。
公文抄送机关顺序的排列，按有关规定，应是党、政、军各部门或单位；人大棠委会办公厅（室）、政协办公厅（室）、法院、检察院另起一行，排在后面。
最后顺便谈谈公文的发送。笔者近来发现，对有些机关，发文机关既不能主送，又不宜抄送，但公文的内容和精神又需要其了解时，就常采用发送的形式。由于接收公文的单位或机关不属于受文对象，因此它可以不受行文关系的限制，发送机关也不在公文上标明。比如国务院的公文，是不能主送或抄送省、市级法院和检察院的，但国务院的有关精神又需要这些机关了解，因此，就常采用发送的形式。各地在遇到此类情况时，不妨也试一试。
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