贸易公司办公室助理实习日记

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贸易公司办公室助理实习日记

12月02日

贸易公司办公室助理实习日记

今天是实习的第一天，实习单位是一家贸易有限公司，我实在很难想象一个思想政治教育专业的学生来到贸易公司做办公室助理会是怎么样的一番景象。但是我还是带着这些疑虑开始了我的实习路程。

第一天实习，首先的主要工作就是了解公司的一些情况和自己实习期间主要担任的职务和工作。公司，主要做汽车养护用品代理，供货给一些汽车专营店，同时还做防爆膜的工作，主要供货对象是东风日产汽车专营店。公司成立时间尚短，所以规模有限，办公室的主要工作人员就是一个经理和一个财务，其他的一些工人都是负责搬运货物和贴膜的工作，上班地点都在公司主要供货的汽车专营店里。而我的工作主要就是收发快递，接听电话，打印送货单、整理会议记录、接待访客之类的文员的工作。在这之前，因为人员缺乏，这些工作都是公司财务在做，因此，初来咋到的我就由这个廖财务带着，由她教我一些工作上的事宜。工作的第一天，没有什么特别重要的工作，廖财务只是向我简单地介绍了一下公司的工作流程和我的一些工作安排，她跟我说，办公室助理一般比较忙的时候都是在公司开会或者的月底做账的时候，所以平时都比较清闲，都是做一些琐碎的事。然后她给了我一些公司代理的产品资料，让我熟悉这些产品，方便日后的工作。于是今天我唯一的任务就是熟悉公司的运作以及主要代理产品，为日后的工作打下基矗

第一天上班，很轻松也有些乏味，但是看见同样坐在办公室的经理和财务一样地悠哉，我心想，也许贸易公司就是这样的吧。

12月3日

今天是上班的第二天，虽然上班的第一天没有什么重要的事情要做，但是第二天我还是按照上班的时间准时来到公司。

今天犯了一个错误，我想这应该办公室助理大大忌吧。今天来了一批新货，所以经理和财务都出去安排货物了，只留我一个人在办公室，下午的时候接了一个电话，是专营店打来的，说是经理的电话打不通，专营店的自动变速箱清洗剂和冷却系统止漏剂用完了，希望在今天下午之前把货送到，以免明天无法正常工作。挂了电话之后，我又开始看书去了。下午三点多的时候经理和财务回来了，可是我却怎么也想不起来电话里说的是什么清洗剂，经理只好再打电话去确认一遍。

事后，廖财务告诉我，身为办公室助理，有很多东西是不能靠脑子去记的，因为很多都是很琐碎的事情，很零散，不好记，再加上我本来就不是学的这个，没有经过任何的培训，对一些产品和专业名词也不熟悉，而且接电话要记录应该是一种习惯，在任何企业担任任何职务都应该要有的习惯，不要太相信自己的记忆力。

虽然这件事没有造成什么损失，经理和财务也没有责怪我，可是心里还是觉得挺难受的，毕竟这应该算是一个不应该犯的错误。枉我还有过在学校学工处办公室担任过办公室助理的经验，我竟然都没有领悟到这一点，还非得摔过了才知道痛。

12月4日

由于昨天的事，今天上班心里总是有点不安和愧疚。廖财务似乎看出了我的心思，她让我别太在意昨天的事，工作上难免有错，她刚来的时候还经常犯错呢，有的时候碰到经理心情不好还会被臭骂一顿，可是第二天还不是要收拾好心情上班，不能再因为昨天的心情影响今天的工作埃正所谓“吃一鉴长一智”。

听了之后，我的心情也没有这么凝重了，人非圣人，孰能无过呢。坐了一上午都没什么事情，我看廖财务也是在那闲着，心里还是有点坦然了。下午的时候，经理说要带我去视察下专营店的工作，顺便让我了解一下情况。心里真是欣喜若狂，再也不用呆在办公室里了。

第一次来到专营店，经理先是询问了一下今天的销售情况，然后和那些销售人员聊了起来，说的都是一些业绩之类的问题，我只能在一旁听。说完了之后，就开始带着我四处看看。他跟我说，因为公司是刚成立不久的，所以规模很小，他要管的事情也就是每天看看哪里缺货需要补货，还有销售的情况，再者就是贴膜工人的工作了。他说，贴膜的工作是最容易出问题的了，装贴防爆膜不是随便贴就可以了事的，还要求有严谨的步骤工序，否则，用车的时候就会发现漏洞百出。从装饰保护到清洗玻璃、套膜、定型、装贴每一步都要小心翼翼的，而且前后挡风玻璃和侧窗难度不一，就算是老师傅都会有出错的时候，一些刚上手的徒弟就更不用说了。只要一个不经意把客人的车刮花之类了，不仅仅是个人工资要赔光，公司也会受损，所以这方面要重视。

我看着那些工人装贴膜的时候，心里都是心惊胆战的，就好像是在精心雕刻一样东西。谁说不是行行出状元呢，这些贴膜工人虽然都未必是大学毕业，甚至有些没有文化，但不也是凭借一己技能大展拳脚。

12月5日

今天算是真真正正地做了一份工作了。因为明天就是开周会的时间了，所以经理安排我为明天的会议制作一一个PPT。当接到这个任务的时候，心里有些欣喜，因为在上学的时候做PPT也算是家常便饭了。

经理交给了我明天的工作流程，还有一些资料，我就开始了我的工作。首先，我显示根据手上的材料构思大纲，组织素材(文字、图、表、多媒体)，然后再一次导入PPT中，我记得在学工广场担任记者的时候，曾经有一次培训就是教我们如何制作精美吸引人的PPT，最主要的一点就是简单明了，不要在PPT上摆放太多文字，要图文并茂。所以我都是只将一些会议上要说的每一点的重要字眼摆放在上面，再加上一些图示。不然大家的精力都放在了上面的字上了，没人会认真听说话的人在说什么。调整完结构，修改完内容，我就开始选择模板、设置切换动画之类的。因为这是会议动画，所以我选择了比较简单的模板，没有色彩缤纷，没有可爱动画，还在每页PPT左上角上加上了我们公司的标志。整体完成之后，我还自己预演排练了好几遍，小心地检查每一个细节，看看有没有错漏的内容，或者是字的颜色与背景有没有冲突。确认OK了之后，我就PPT的内容再写了一个稿子，因为PPT上都只有重要的字眼，我觉得有必要再组织下语言，方便经理的讲话。

交给经理看完之后，我以为会被挑毛病，没想到经理连连点头，夸我做的PPT很好，而且还细心地给他写好了演讲稿，他每次自己做的PPT都没有这么精细，经常开会开道一半就忘了自己要说什么了。

12月6日

今天是这个月的第一个周会，也是我第一次参加公司的会议。

和以往在学校参加会议最大的区别就是，在这个会议上我要担任的就是记录会议的记录员。因为我曾在学校院团学联问题部担任过副部长，这个工作对我来说并不是很陌生。但是今天的会议记录并不是很顺利。

昨天我有特地上网查找了会议记录的格式和范文看了一遍，还看了些会议记录的技巧之类的文章。但是今天做记录的时候，一开始我还是跟不上速度。经理说的还好，毕竟是我作的PPT，但是其他销售人员的报告总结我就记得很辛苦。他们喜欢用一些专业简称名词，好几次我都没反应过来。一整个会议下来，我整个人都筋疲力尽了。一看我的会议记录断断续续的，我心都碎了，还得在爱会议过后把这些缺口补上，整理完整再交给经理签字存档。看着那些凌乱的字眼，我都傻眼了。这该如何是好。

最后没办法，我还是向廖财务求救了。她笑笑地给了我一本笔记，她说，我第一次做会议记录，他们还是要做最坏的打算，所以在会议上她也要负责记录，免得我由于经验尚浅有遗漏的地方或者不足。这只是给我一个学习的机会，不会要求我做的尽善尽美的。

于是，我就回去照着廖财务的笔记重新整理了我的记录，一份电子档的，一份纸质档的，光是整理这个就花了我几个小时的时间整理完给经理签完字我整个人感觉都瘫了。这些看似简单的工作还是一点都不简单埃

12月9日

休息两天，调整了状态，也好好整理了自己的思绪，端正了自己在这份工作上的态度。今天我信心满满地来到公司上班，期待着有意外的收获。

今天经理给了我一份资料让我整理，又是一件很琐碎的事情，也很简单。这次用的是office软件中最简单的word，也是我们在学校的时候最常用的办公软件，相对来说对这个软件的使用也算是很熟悉的了。而且在学校的时候每次写报告的时候都对报告的格式和要求都很严格，所以对word的排版还有一些字体的设置、格式的设置都了然于心。但是这次整理资料资本就没有这么复杂，这些资料的整理不需要像报告那样有恨多的要求，基本只是字体大小行距这些简单的要求而已，所以在整理的时候也很方便。

一开始还觉得很轻松的，只是打字而已，顺便还可以练习一下自己的打字速度。可是一开始还觉得很好玩，可是一直都对着电脑打字，脑袋实在是疼。以前还以为文员是很轻松的工作的，是需要坐在办公室里打字整理文件，亲身体验了才能体会这样的工作还是很伤神的。

今天就整理了几小时的文件，因为一直对着电脑头晕，所以常常要休息一段时间才能继续工作。整理完之后还要大概检查一遍或者看是否会有错别字。

12月10日

昨天对着电脑整理文件几个小时实在是太伤神了，今天只希望别在是整理资料的任务，我不想再对着电脑几个小时。

还好，今天的任务不再是一直对着电脑了。今天要有一批货要出，所以我和经理一块到货仓去，他们负责搬货，我就负责登记。我负责登记使用的是出货单。在这之前我从来没有用过这样的东西。不过想想不就是填个单子，应该很简单的。但是我还是很小心翼翼地填写每一个信息，因为对于出货的管理这一环节中，凭证、收付款都是根据出货单自动一环扣一环地切制。这可是和钱挂钩的，要是出了什么差错，这可是直接影响了公司的利益。

搬完货就是送到专营店

去，到了那里就会有人清点货物，然后再根据我登记的出货单清货，确认之后他们负责人就会再出货单上签字。对方一签字那么就是代表着交易成功。看着对方签下字的那一瞬间，心里有种莫名的激动，因为公司赚得这笔钱里面也有我的功劳。我才明白，没一件成功的事情背后不都是一个人的功劳，表面上生意是经理谈来的，可是那些搬货的工人，甚至是只在一旁动动笔的我也是付出了劳动的。这应该就是所谓的团队合作吧。

今天做成了一笔生意，那种激动的心情一直延续到现在都无法消去。我好像更加体会到了这份工作的乐趣，平时有的时候是很无趣，但是当你成功地做好了一件事情之后，那种成功的喜悦完全可以将辛劳湮灭。

12月11日

昨天的喜悦在经过一晚上的洗礼仍然没有褪去。今天上班的时候好期待还有什么意外的收获。

今天我接触了一个我生命中第一次使用的机器—传真机。这个东西在学校的时候打印室里见过，也不是第一次接触，只是在这之前都是看着别人在使用，自己操作今天还真的是第一次。

今天，廖财务有一些材料需要传真给其他公司，于是她就给我示范了一遍，让我学会如何收发传真，然后就把剩下的文件交给我完成。才真的传真机也就是那么一回事，只要把要传得文件放到进纸处，注意千万别放反，然后打对方的传真号码，对方接通后，告诉对方给你一个信号，收到对方信号以后按“确认”就可以了。相反，接收传真就是对方给你打电话，然后按下传真/复印/输入键，也就是给对方一个信号，对方就可以把东西传过来给你了。在以前就觉得很传真机很神奇，感觉好像打一个电话，东西就可以再两个传真机间传达。而且传真其实就是发送的是原件的复印件。

传真完之后，为了满足我自己的好奇心，我上网查了下传真机的工作原理。

原来传真机首先是将需要传真的文件通过光电扫描技术将图像、文字转化为采用霍夫曼编码方式的数字信号，经V.27、V.29方式调制后转成音频信号，然后通过传统电话线进行传送。接收方的传真机接到信号后，会将信号复原然后打印出来，这样接收方就会受到一份原发送文件的复印件。

看着这个工作原理，很高兴，在这次实习中还是学到了很多东西的。

12月12日

昨天学会了使用传真机，获益良多，没想到今天竟然又有机会学习使用另一台机器—复印机。

今天还是要为明天的周会准备材料，除了给经理制作PPT外，还要为每一位参加会议的人复印会议资料。这次廖财务并没有像昨天那样先给我示范一遍，而是让我自己去试试，她说复印很简单，只要根据上面的功能键，你想要什么样的规格的就按哪个功能键就行了。我想着“没吃过猪肉还没见过猪跑”吗。平时打印室人多的时候，都是自己操作的，虽然只是皮毛。我先将要印的资料放上之后，先试验地印出一张，没有错误，然后我再选择复印的份数，开始正式复樱

还是像昨天一样，我把资料复印好之后，按照整理好送到财务办公室，回到自己的座位就开始查阅复印机的工作原理。

复印机的工作原理主要包括以下三个基本的原理：静电原理、光学成像原理、半导体原理，它利用光导体的电位特性，在光导体没有受光照的状态下进行充电，使其表面上带上均匀的电荷，人后通过光学成像原理，使原稿图像成像在半导体上。有图像部分因没有受到光照(相当于暗态)，所以光导体表面仍带有电荷，而无图像区域则受到光照 (相当于亮态)，所以光导体表面的电荷通过基体的接地，使表面的电荷消失，从而形成了静电潜像。再后是通过静电原理，使用带有极性相反电荷的墨粉，使光导体表面的静电潜像转化成为光导体表面的墨粉图像。最后，仍然通过静电原理，将光导体表面的墨粉图像转印到复印纸表面，完成复印的基本过程。

12月13日

今天还是照常的例会，由于昨天材料的准备都很充分，今天的会议一切顺利。而我的会议记录的工作在上次的失败过后，这次也有了很大的进步。今天晚上公司聚餐了，第一次和同事们一起聚餐，在饭桌上大家有说有笑的，经理也特别平易近人。只是实习生的我虽然和大家相处的时间不长，但是和大家也并没有很疏远。我可以感受到大家也有意无意地和我说话，免得“冷落”了我。只是还是有一定的差别，大家开心的时候就会喝酒，可是我不胜酒力，不能和大家一起畅饮。大家越喝越开心，到最后还有好几个人都喝醉了。

事后。廖财务跟我说，公司大部分都是男生，整个公司上上下下也就几个女生，所以每次聚餐的时候都喝酒都不是能少的，而且常常都会喝的很疯狂。她刚来的时候都有点害怕了。不过她要我要学会适应，而且还要找时间锻炼自己的酒量，因为在职场上，应酬式很必须的，在上流人的世界，酒会是交流的最直接的方式。很多生意都是在酒桌上谈成的。这也是职场上的一种基本技能，也是人际关系很重要的一种手段。

12月16日

今天专营店出事了。下午上班的时候，当时经理、财务和我正在聊天，就在这时候经理接到了一个电话，听他说的话大概就是专营店某个工人弄花了顾客的车子，对方要求索赔，打来跟经理求救来了。挂了电话经理就赶着到现场去了解情况去了，庆幸的是，他还带上了我。

来到现场的时候，经理先是向那个工人询问了详细情况，原来是在贴膜的时候不小心把车弄花了。之前经理就和我说过这样的事情经常发生，却没发现这么快就被我碰上了。询问完之后经理就上去向那位顾客赔礼道歉，然后就和那个客人谈了起来，我想应该是在谈价钱的问题。只可惜以我现在的身份不能在旁边听他们是怎么谈判的，我也想学习学习生意上的谈判技巧。

最后双方协议，只要赔500块钱就可以了，只是五百块钱对一个工人来说不是个小数目，他们这样的刚上手的学徒基本工资也就一千多一点，但是经理答应只是暂时让他先赔上，经理会尽力向上面写报告，尽量帮他请求报销。这个也不是一定没有机会，只要报告写的好一点，这也不上面大数目，相信上面会同意的。听经理这么一说，那名工人脸上才有一点点的笑容。那工人身上没有那么多钱，还是经理给他垫上的。

今天这件事就这样解决了，损失还是有的，但是在这件事还是有了一个比较圆满的结果。

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