优化工作流程

优化工作流程

流程三要素任务流向：指明任务的传递方向和次序

任务交接：指明任务交接标准与过程

推动力量：指明流程内在协调与控制机制

工作流程图

全面了解工作流程，要用工作流程图。工作流程图可以帮助管理者了解实际工作活动，消除工作过程中多余的工作环节、合并同类活动，使工作流程更为经济、合理和简便，从而提高工作效率。

一、工作流程图的定义

工作流程图是通过适当的符号记录全部工作事项，用以描述工作活动流向顺序。

工作流程图由一个开始点、一个结束点及若干中间环节组成，中间环节的每个分支也都要求有明确的分支判断条件。所以工作流程图对于工作标准化有着很大的帮助。

二、工作流程图的制作

利用Word中的[绘图]→[自选图形]→[流程图]里面的各种图形，制作起来比较容易，只是要具备一定的耐心，尤其是那种复杂而庞大的流程图。当然，它也和任何事物一样，有其规律和技巧可寻。掌握了这些规律和技巧就可以变繁为简，操作起来得心应手，事半功倍。制作过程中应把握以下三大规律：

1. 先难后易 流程图一般最下面的部分比较复杂，做起来困难一些，那就先从它着手，这样，整个图的框架搭起来了，剩下的就非常容易了。

2. 先框后线 先设置框型图形，待整个图的框架定位后，再进行连线，这样减少了调整的工作量。

3. 先图后文 先将所有的图形及其格式设置好，定位之后再输入文字。当然，标题最好一开始就输入，否则，留到后面是麻烦。

三、工作流程图制作技巧

技巧提示：掌握了上面的制作规律，还得充分利用下面的一些技巧。

1. 使用网格和标尺，便于准确快捷地定位。

2. 制作图形和线条时，利用图形复制快捷键[Crtl+D]进行复制，既快捷又使图形和线条大小形状一致。

3. 利用格式刷使所有图形格式保持一致。

4. 调整图形和线条时，利用[Ctrl+方向键]，可以精确定位。

5. 如果同一行内方框很多，内容复杂，而且格式又相似，可以利用表格插入来完成，既方便快捷，又美观大方。图1中，最下面的一排就是插入一行表格后制成的，方框之间不相连接处用工具栏上橡皮擦去上下横线即可;文字输入时，按鼠标右键，调整文字方向为纵向。

四、工作流程图的操作步骤

工作流程图有五个操作步骤：

1、目的分析：这一步是消除工作中不必要的环节，其中应分析以下几方面：

实际做了什么?

为什么要做?

该环节是否真的必要?

应该做什么?

2、地点分析：尽可能合并相关的工作活动，其中应分析以下几个方面：

在什么地方做这项活动?

为何在该处做?

可否在别处做?

应当在何处做?

3、顺序分析：尽可能使工作活动的顺序更为合理有效，其中应分析以下几个方面：

何时做?

为何在此时做?

可否在其它时间做?

应当何时做?

4、人员分析：目的是分析人员匹配的合理性，其中应分析以下几个方面：

谁做?

为何由此人做?

可否用其他人做?

应当由谁来做?

5、方法分析：目的在于简化操作，需要分析的问题有几个方面：

现在如何做?

为何这样做?

可否用其他方法做?

应当用什么方法来做?

通过上述五个方面的分析，可以消除工作过程中多余的工作环节、合并同类活动，使工作流程更为经济、合理和简便，从而提高工作效率。

工作流程组织

管理和规划工作流程，需要工作流程组织来完成。

一、工作流程组织概述

工作流程组织可反映一个组织系统中各项工作之间的逻辑关系，是一种动态关系。在一个建设工程项目实施过程中，其管理工作的流程、信息处理的流程，以及设计工作、物资采购和施工的流程组织都属于工作流程组织的范畴。

二、工作流程组织分类

① 管理工作流程组织：投资、进度控制，合同管理流程，设计变更等。

② 信息处理工作流程组织，如月度报告的数据处理。

③ 物质流程组织：钢结构深化设计工作流程、外立面施工工作流程。

注意设计变更和设计工作流程的性质不同。

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