招投标办公室工作职责

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招投标办公室工作职责

　　一、职责概述

招投标办公室工作职责

　　招投标办公室是公司招标工作的重要部门，负责公司招标项目的策划、组织、实施和监督。主要职责如下：

　　1.招标策划：根据业务部门和公司经营方向，组织起草招标方案，制定招标时间表和工作进度计划，确定招标方式以及所需招标条件、评标标准、合同条款等招标要素。

　　2.招标组织：根据招标方案，组织招标投标人的资格审查和招标文件的编制、印制、发送及答疑等各项工作。

　　3.招标实施：组织投标人的现场会议、开标会议、评标会议及结果公示等各项工作。对投标人的资格、投标文件、评标过程及评标结果进行监督，并向公司领导报告评标结果。

　　4.合同签订：组织中标候选人进行洽谈、签订合同，并对合同履行进行监督，以确保合同的执行顺利进行。

　　5.招标档案管理：组织招标项目的档案整理、保管及利用，以备以后管理、监督、审计和复查等需要。

　　6.咨询服务：向有关业务部门或者其他单位提供招标法律法规及企业经营管理方面的咨询服务。

　　二、职责细则

　　1.招标策划

　　（1）采集业务部门及公司领导的招标需求，根据具体情况组织编制招标方案，拟订招标时间表和工作进度计划。

　　（2）确定招标方式、规模、标的、评标标准和基本条件等招标要素，制定招标公告和招标文件。

　　（3）根据招标要求，分别向公司领导、业务部门、核心技术人员、评标委员会及招标代理公司等提供相关资料和信息。

　　2.招标组织

　　（1）建立招标档案，编制投标人名录和保证金清单，安排招标文印和投标人答疑，关注招标程序的公开和透明性。

　　（2）根据公司招标的程序和标准，拟定招标文件，编制工程量清单、技术规格、设计图纸、业务指南及招标合同等附件，召开投标人会议和现场踏勘会议等。

　　（3）负责招标公告及招标文件的发布与传递（例如网站发布、报刊或者行业媒体刊发、发邮件等），跟踪投标人的信息互动，保证招投标过程的顺利进行。

　　3.招标实施

　　（1）主持投标人的现场会议、开标会议、评标会议及结果公示等各项工作，向公司领导汇报招标评标结果。

　　（2）负责招标程序和细则的规范执行，严格遵守法律法规、招标文件和合同等规定。

　　（3）对招标实施的相关方面进行监督和管理（例如规范文件发布、完善投标人名录、维护招标视频平台等），落实招标工作的质量、进度和效益等管理职责。

　　4.合同签订

　　（1）在招标过程中确立中标人，组织中标候选人进行洽谈、签订合同，并对合同履行进行监督，以确保合同的执行顺利进行。

　　（2）拟订合同模板及附件，并在合同签订前在法律法规及招标文件的基础上对其进行审核，以充分保障公司的权益。

　　（3）对招标合同的执行过程进行监督，确保双方遵守合同的条款及各项约定，及时发现和解决各种问题和争议。

　　5.招标档案管理

　　（1）建立招标项目档案，包括招标方案、招标文件、招标答疑记录、评标记录、流标记录、中标结果、合同、交付验收报告等资料。

　　（2）落实招标档案的保管责任，建立档案借阅制度，加强档案管理和档案利用，完善招标资料的维护工作。

　　（3）每年对招标档案进行审查和整理，将无用资料进行清理，及时更新相关文件和记录，并向公司领导及审计机构进行报告。

　　6.咨询服务

　　（1）向有关业务部门或者其他单位提供招标法律法规及企业经营管理方面的咨询服务。

　　（2）对招标工作中浮现的各类风险，及时向公司领导报告，并协调相关部门采取措施进行风险控制，从而保证投标、评标和合同签订等过程的合法、公正和透明。

　　三、所涉及的法律名词及注释：

　　-招标：指采购人依法公开辟布采购公告，邀请有相应能力和条件的潜在供应商来投标，以确定中标供应商和采购内容的过程。

　　-招标文件：就采购活动的性质、规模、要求等需要公开宣传的内容，编制的文件，是指出价人投标、评定以及合同执行等活动所用的管理文件。

　　-现场会议：指招标活动期间相互沟通、解释合同条款、商讨招标工作等内容为主的会议。

　　-开标会议：对递交投标文件的时间和地点进行公示，为所有投标人开放，并在指定时间内对递交文件进行开启、检查等程序的会议。

　　-评标会议：评标委员会披露评标标准及其权重，对递交的所有投标文件进行评选、推选、认定中标人的会议。

　　-招标代理公司：被业主、采购人礼聘的独立第三方招标代理机构，对招标策划、组织、实施过程中的各个环节、程序和实施效果，对招标相关类别的数据进行采集、整理、流程管理、数据分析、评估和风险管理的服务机构。

　　四、在实际执行过程中可能遇到的艰难及解决办法：

　　（1）投标人对招标文件内容的理解和接受度较低，或者是被投标人误解、遗漏或者导致解释差异，导致整个招投标过程的顺利进行。

　　解决方案：在编制招标文件时，应当根据公司实际情况，细化招标标准，准确说明要求和细节，降低信息传达的难度和复杂度，保证招标过程的正常开展。

　　（2）评标人员资格、素质差异性较大，或者是某个环节存在重大失误或者质量问题，导致一旦评标浮现重大问题，可能引起投诉甚至引起刑事责任。

　　解决方案：建立专业化的评标委员会，进一步明确评标标准，遵循公正透明的原则，对评标人员必须进行严格的安排、教育和考试，确保评标程序的质量及其环节的顺畅。因此，进行制度、流程和细节的查漏补缺，加强评标会议的纪律性和规范化，确保评标过程顺利进行。

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